Online webinár: Skladové karty 2. časť

Spoznajte prepracované moduly systému iKelp POS Mobile pre podporu vášho podnikania

Pozrite si aj ďalšie časti:

Textový súhrn webináru: Skladové karty 2.časť

Typ karty: Tovar bez skladu / Služba

Vo webinári zobrazené v minutáži 0:45 – 1:45

Karta typu Tovar bez skladu a karta typu Služba fungujú veľmi podobne. V oboch prípadoch ide o predajné karty, pri ktorých sa neeviduje skladové množstvo.

Používajú sa na položky, ktoré predávate zákazníkom, ale nepotrebujete sledovať ich skladový stav ani vykonávať inventúry. Výhodou je jednoduchšie nastavenie a administrácia, keďže systém nevytvára skladové pohyby ani nevyžaduje skladové hospodárstvo pre tieto položky.

Kedy používať kartu Tovar bez skladu

Karta typu Tovar bez skladu je vhodná pre produkty, ktoré síce predávate ako tovar, ale ich skladovú evidenciu nepotrebujete sledovať.

Príklady

pohár vody,
drobný doplnkový predaj,
servisné poplatky,
manipulačné poplatky,
produkty s minimálnou hodnotou skladovej evidencie.

Kedy používať kartu Služba

Karta typu Služba je určená pre činnosti alebo služby poskytované zákazníkovi.

Príklady

prenájom priestorov,
catering,
vstupné,
výzdoba,
organizácia podujatia,
servisné služby,
školenia.

Nastavenia karty

Pri kartách typu Tovar bez skladu a Služba nastavujete prakticky rovnaké údaje ako pri karte typu Tovar.

Základné údaje

názov produktu alebo služby,
predajná cena,
cena pre donášku,
DPH,
polovičná porcia (ak je relevantná),
kategória.

Nákupná cena

Na rozdiel od niektorých bežných predajných kariet je možné nastaviť aj nákupnú cenu služby.

Táto hodnota slúži predovšetkým pre:

štatistiky,
výpočet marže,
výpočet zisku.

Príklad

Služba sa predáva za 100 € a jej nákupná cena je 60 €. Systém následne vie vypočítať ziskovosť tejto služby.

Rozšírené nastavenia

Rovnako ako pri karte typu Tovar môžete využívať:

predaj zlomkového množstva,
množstvo v predaji,
EAN kódy,
obrázky,
zobrazenie pre verejnosť,
online objednávanie,
QR menu,
preklady,
varianty produktov,
väzby a prídavky.

Hlavný rozdiel oproti karte Tovar

Pri kartách typu Tovar bez skladu a Služba sa nenastavujú skladové parametre, pretože systém neeviduje skladové množstvo.

Rýchla inventúra

Keďže systém neeviduje skladové množstvo, karta nevstupuje do inventúr.

Minimálne skladové množstvo

Nie je možné nastaviť:

minimálny stav na sklade,
odporúčané objednávané množstvo,
automatický nákupný zoznam.

Tieto funkcie sú dostupné iba pri skladových kartách.

Výhody

jednoduché nastavenie,
bez skladovej evidencie,
bez inventúr,
vhodné pre služby a nehmotné produkty,
nižšia administratívna náročnosť.

Typ karty: Text

Vo webinári zobrazené v minutáži 1:47 - 4:35

Karta typu Text je špeciálny typ karty určený predovšetkým na odovzdávanie informácií.

Nejde o klasický predajný produkt ani skladovú položku. Jej hlavným účelom je komunikácia medzi používateľmi systému alebo zadávanie doplnkových informácií zákazníkom.

Interná komunikácia medzi obsluhou a kuchyňou

Najčastejšie sa karta typu Text využíva na komunikáciu medzi obsluhou a kuchyňou.

Praktický príklad

Obsluha si všimne, že zákazníci pri stole dojedajú prvý chod.

Namiesto osobného upozorňovania kuchyne môže nahodiť textovú položku:

„Dojedli prvý chod – pripravovať druhý chod.“

Táto informácia sa následne zobrazí v kuchyni na bonovacej tlačiarni alebo kuchynskom displeji.

Výhody v prevádzke

Používanie textových kariet pomáha:

koordinovať výdaj jedál,
znížiť počet osobných otázok medzi kuchyňou a obsluhou,
zrýchliť komunikáciu,
predchádzať situáciám, keď sa jedlo pripraví príliš skoro a zbytočne chladne.

Použitie pri online objednávkach

Kartu typu Text možno využiť aj pri online objednávaní.

Vhodná je najmä na:

špeciálne požiadavky zákazníkov,
vlastné poznámky,
doplnkové informácie k objednávke.

Príklady

bez cibule,
zabaliť zvlášť,
doniesť neskôr,
špeciálne pokyny pre kuchyňu.

Nastavenia karty Text

Pri vytváraní textovej karty sa nastavuje len minimum údajov.

Názov

Najdôležitejšie nastavenie.

Príklady

Dojedli prvý chod
Pripraviť druhý chod
VIP hosť
Pozor alergia

Zobrazenie pre zákazníkov

V rozšírených nastaveniach možno určiť:

či sa karta zobrazuje zákazníkom,
alebo slúži výhradne pre interné použitie.

Ak ide o internú komunikáciu, odporúča sa kartu pred zákazníkmi skryť.

Kategória

Textové karty možno zaradiť do kategórií rovnako ako ostatné karty.

To pomáha udržiavať poriadok v systéme a jednoduchšie ich vyhľadávať.

Automatické priradenie kategórie pri vytváraní kariet

Ako funguje

Pri vytváraní novej karty systém automaticky sleduje, v ktorej kategórii sa práve nachádzate.

Ak máte otvorenú konkrétnu kategóriu a vytvoríte novú kartu, systém ju automaticky zaradí do tejto kategórie.

Príklad

Máte otvorenú kategóriu:

Nealkoholické nápoje

a vytvoríte novú kartu.

Systém automaticky nastaví tejto karte kategóriu:

Nealkoholické nápoje

bez potreby ďalšieho kliknutia.

Výhody

Pri vytváraní väčšieho množstva produktov v jednej kategórii:

šetrí čas,
znižuje počet kliknutí,
eliminuje zabudnutie na zaradenie produktu.

Na čo si dať pozor

Ak máte omylom otvorenú nesprávnu kategóriu, nová karta sa automaticky zaradí práve do nej.

Príklad

Nachádzate sa v kategórii:

Teplé nápoje

ale vytvárate nové jedlo.

Po uložení sa jedlo automaticky objaví medzi teplými nápojmi.

Nejde o chybu systému – kartu stačí následne presunúť do správnej kategórie.

Odporúčanie

Pred vytváraním nových kariet si vždy skontrolujte, v ktorej kategórii sa aktuálne nachádzate. Pri hromadnom zakladaní produktov vám to môže výrazne urýchliť prácu a zároveň znížiť množstvo následných úprav.

Typ karty: Obal / Vratný obal

Vo webinári zobrazené v minutáži 4:37 – 6:31

Karty typu Obal a Vratný obal slúžia na evidenciu obalových materiálov a zálohovaných obalov v skladovom hospodárstve.

Oba typy kariet fungujú podobne ako karta typu Tovar – ide o skladové položky, ktoré je možné naskladňovať, vyskladňovať a evidovať ich aktuálny stav na sklade.

Typ karty: Obal

Karta typu Obal je vhodná pre všetky obalové materiály, ktoré chcete evidovať na sklade a zároveň ich účtovať zákazníkom.

Príklady použitia

pizza boxy,
burger boxy,
jednorazové obaly na jedlo,
plastové poháre,
obalový materiál pri rozvoze.

Základné nastavenie

Pri vytváraní karty zadávate:

názov obalu,
predajnú cenu,
kategóriu, do ktorej patrí.

Otočené množstvo

Odporúča sa aktivovať možnosť Otočené množstvo.

Vďaka tomu bude možné obal jednoducho účtovať zákazníkovi bez nežiaducich skladových operácií, ktoré by mohli spôsobovať záporné hodnoty na sklade.

Rozšírené nastavenia

Vo väčšine prípadov nie je potrebné nastavovať špeciálne parametre.

Voliteľne môžete využiť:

zaradenie do rýchlej inventúry,
nastavenie minimálneho skladového množstva,
umiestnenie na konkrétne pracovisko.

Obrázok produktu

Ak využívate QR menu, online objednávky alebo donášku, odporúča sa ku karte pridať obrázok.

Zákazník tak pri objednávke jasne vidí, za aký obal platí.

Typ karty: Vratný obal

Karta typu Vratný obal je určená na evidenciu zálohovaných obalov, ktoré sa po použití vracajú späť prevádzke alebo dodávateľovi.

Príklady použitia

pivné sudy,
zálohované prepravky,
vratné fľaše,
iné zálohované obaly.

Prečo evidovať vratné obaly

Mnohé prevádzky majú vo vratných obaloch viazané významné finančné prostriedky.

Pravidelná evidencia umožňuje sledovať:

koľko obalov sa nachádza na sklade,
koľko obalov je u zákazníkov,
koľko obalov čaká na vrátenie dodávateľovi,
aká finančná hodnota je viazaná vo vratných obaloch.

Základné nastavenie

Pri vytváraní karty zadávate:

názov vratného obalu,
výšku zálohy,
kategóriu.

DPH pri vratných obaloch

Pri karte typu Vratný obal sa štandardne neuplatňuje DPH.

Systém automaticky označí kartu príznakom Vratný obal.

Otočené množstvo

Pri vratných obaloch je funkcia Otočené množstvo aktivovaná automaticky.

Vďaka tomu je možné:

účtovať zálohu pri predaji,
vrátiť zákazníkovi zálohu pri odovzdaní obalu späť.

Odporúčané využitie

Kartu typu Obal odporúčame používať na evidenciu spotrebných obalových materiálov, ktoré sa zákazníkovi predávajú spolu s produktom.

Kartu typu Vratný obal odporúčame používať na všetky zálohované obaly, pri ktorých je potrebné sledovať ich pohyb a finančnú hodnotu.

Správna evidencia obalov pomáha znižovať straty, zlepšuje kontrolu zásob a poskytuje lepší prehľad o nákladoch spojených s obalovým hospodárstvom.

Typ karty: Fľaša

Vo webinári zobrazené v minutáži 6:33 – 24:15

Karta typu Fľaša je určená najmä na evidenciu tvrdého alkoholu v súlade s požiadavkami SBL evidencie. Využiť ju však môžete aj pri iných produktoch predávaných vo fľašiach, napríklad pri vínach, sirupoch alebo ďalších nápojoch.

Hlavnou výhodou karty typu Fľaša je automatické prepojenie medzi evidenciou uzatvorených fliaš, otvorených fliaš a rozlievaného predaja. Systém následne automaticky vytvára podklady pre SBL výkaz.

Princíp fungovania

Pri tvrdom alkohole sa sklad vedie v kusoch fliaš, nie v litroch alebo jednotlivých panákoch. Fľaša sa prijíma na sklad ako jeden kus a po otvorení sa automaticky prevedie na skladovú kartu typu Surovina.

Systém funguje nasledovne:

Na sklad prijmete uzatvorenú fľašu ako jeden kus.
Pri otvorení fľaše sa skladová zásoba fliaš zníži o jeden kus.
Obsah fľaše sa automaticky prevedie na kartu typu Surovina.
Z tejto suroviny sa následne odpisujú jednotlivé predané panáky.

Zjednodušene platí:

Karta typu Fľaša = uzatvorené fľaše.
Karta typu Surovina = otvorené fľaše.
Predajná karta = rozlievaný alkohol (napr. panák 0,04 l).

Prepojenie troch kariet

Pre správnu evidenciu tvrdého alkoholu je potrebné vytvoriť tri navzájom prepojené karty:

Fľaša (uzatvorený alkohol)
Surovina (otvorená fľaša)
Predajná karta (panák)

Príklad:

Jack Daniel’s 0,7 l – karta typu Fľaša
Jack Daniel’s 0,7 l – karta typu Surovina
Jack Daniel’s 0,04 l – predajná karta

Vytvorenie karty typu Fľaša

Základné údaje

Pri vytváraní zadávate:

názov produktu,
PLU kód,
mernú jednotku ks,
predajnú cenu (iba ak predávate celú fľašu),
sadzbu DPH.

Nákupnú cenu nie je potrebné vypĺňať na karte. Zadáva sa až pri príjemke.

SBL karta

V rozšírených nastaveniach musí byť aktivovaná možnosť:

SBL karta

Ide o povinné nastavenie pre správne vytváranie SBL výkazov. Ak táto možnosť nie je aktivovaná, alkohol sa nebude správne evidovať v SBL evidencii.

Objem fľaše

Je potrebné zadať presný objem fľaše:

0,5 l
0,7 l
1 l

Objem slúži na správny prepočet po otvorení fľaše na skladovú surovinu.

EAN kód

Pre SBL evidenciu sa odporúča vyplniť EAN kód produktu.

EAN môžete:

načítať z fľaše,
prevziať z dodávateľských podkladov,
získať z internetových katalógov.

Typ fľaše

Pre potreby inventúr je možné vybrať typ fľaše.

Toto nastavenie slúži na vizuálnu inventúru otvorených fliaš. Pri inventúre systém zobrazí siluetu fľaše, pomocou ktorej je možné odhadnúť aktuálny objem zostávajúceho alkoholu.

Rýchla inventúra baru

Odporúča sa aktivovať zaradenie do rýchlej inventúry baru, aby sa uzatvorené fľaše zobrazovali pri inventúrach automaticky.

Vytvorenie karty typu Surovina

Po vytvorení karty typu Fľaša je potrebné vytvoriť kartu typu Surovina, ktorá predstavuje otvorenú fľašu.

Odporúčané nastavenia

rovnaký názov ako pri fľaši,
merná jednotka liter,
bez predajnej ceny,
kategória otvorené fľaše tvrdého alkoholu.

Táto karta slúži výhradne na skladovú evidenciu a nepredáva sa zákazníkom.

Vytvorenie predajnej karty

Treťou kartou je samotný rozlievaný predaj.

Príklad:

Jack Daniel’s 0,04 l

Na tejto karte nastavujete:

predajnú cenu,
DPH,
objem porcie,
kategóriu predaja.

Objem porcie je povinný údaj, pretože systém podľa neho vypočítava odpis zo skladovej suroviny.

Príjem alkoholu na sklad

Pri príjemke vždy prijímate kartu typu Fľaša.

Príklad:

Jack Daniel’s 0,7 l
3 ks

Po uložení príjemky sa na sklade zobrazí počet uzatvorených fliaš.

Otvorenie fľaše

Keď barman otvorí novú fľašu:

zvolí funkciu Otvoriť fľašu,
vyberie príslušný alkohol,
potvrdí otvorenie.

Systém následne:

zníži počet uzatvorených fliaš o jeden kus,
vytvorí zásobu na karte typu Surovina,
zaeviduje pohyb pre SBL výkaz.

Predaj panákov

Po otvorení fľaše sa pri predaji jednotlivých panákov automaticky odpisuje množstvo z otvorenej fľaše.

Príklad:

predaj 0,04 l Jack Daniel’s,
odpis 0,04 l zo skladovej suroviny.

Zásoba uzatvorených fliaš zostáva nezmenená, mení sa iba stav otvorenej fľaše.

Dodatočné otvorenie fľaše

Ak obsluha zabudne fľašu otvoriť v systéme, je možné ju otvoriť dodatočne.

Táto situácia sa často rieši:

po skončení smeny,
počas inventúry,
pri spätnom doplnení evidencie.

Manažér alebo majiteľ môže následne jednorazovo zaevidovať všetky otvorené fľaše.

Manuálne vytvorenie SBL karty

Ak sa alkohol nenachádza v databáze Colnej správy, kartu je možné vytvoriť manuálne.

V takom prípade je potrebné ručne vyplniť:

EAN kód,
objem fľaše,
aktivovať možnosť SBL karta.

Funkčnosť systému zostáva rovnaká ako pri produktoch načítaných z databázy.

Odporúčané postupy

Tvrdý alkohol vždy prijímajte na sklad ako kartu typu Fľaša.
Kontrolujte aktivovanú možnosť SBL karta.
Vyplňte správny objem fľaše.
Používajte kategórie otvorené a zatvorené fľaše pre lepší prehľad.
Pravidelne evidujte otvorené fľaše.
Vytvorte samostatné karty pre rôzne objemy rovnakého alkoholu.

Správne nastavená karta typu Fľaša zabezpečí automatické vedenie SBL evidencie, jednoduchšie inventúry a bezproblémový export podkladov pri kontrolách.

Typ karty: Rozlievaný tovar

Vo webinári zobrazené v minutáži 24:17 – 38:13

Karta typu Rozlievaný tovar slúži na predaj produktov, ktoré sa odpisujú zo skladu podľa objemu. Najčastejšie sa využíva pri:

čapovanom pive,
čapovaných nealkoholických nápojoch,
rozlievanom víne,
tvrdom alkohole predávanom po panákoch.

Rozlievaný tovar sa predáva zákazníkovi, pričom systém automaticky odpisuje príslušné množstvo zo skladovej suroviny.

Ako funguje rozlievaný tovar

Karta typu Rozlievaný tovar je prepojená na skladovú kartu typu Surovina. Pri každom predaji systém automaticky odpíše zodpovedajúce množstvo zo skladu.

Príklad:

Zlatý Bažant 0,5 l
predajná cena 2,00 €
odpis zo skladu 0,5 l piva

Výhodou je presná evidencia spotreby a automatický prepočet skladových zásob.

Možnosti evidencie čapovaných nápojov

Pri pive, víne a čapovaných nealkoholických nápojoch môžete využiť dva rôzne spôsoby evidencie.

1. Jednoduchý spôsob

Používajú sa iba:

surovina,
rozlievaný tovar.

Príklad:

Surovina: Zlatý Bažant 50 l
Rozlievaný tovar: Zlatý Bažant 0,5 l
Rozlievaný tovar: Zlatý Bažant 0,3 l

Pri príjemke sa pivo prijíma priamo na skladovú kartu typu Surovina v litroch.

Príklad:

3 sudy × 50 l = 150 l na sklade

Systém následne odpisuje jednotlivé predané pivá zo skladovej zásoby.

Výhody jednoduchého spôsobu

menej kariet v systéme,
jednoduchšie nastavenie,
rýchlejšia administrácia.

Nevýhody jednoduchého spôsobu

nevidíte počet uzatvorených sudov alebo fliaš,
na sklade vidíte iba celkový objem v litroch,
horšia orientácia pri inventúrach.

2. Rozšírený spôsob (odporúčaný)

Druhý spôsob funguje rovnako ako evidencia tvrdého alkoholu.

Používajú sa tri prepojené karty:

Fľaša (alebo sud)
Surovina
Rozlievaný tovar

Príklad pri pive:

Zlatý Bažant 50 l – karta typu Fľaša (sud)
Zlatý Bažant sud 50 l – karta typu Surovina
Zlatý Bažant 0,5 l – rozlievaný tovar
Zlatý Bažant 0,3 l – rozlievaný tovar

Pri narazení sudu sa jeden kus vyskladní a jeho objem sa automaticky prevedie na skladovú surovinu. Z nej sa následne odpisujú jednotlivé pivá.

Výhody rozšíreného spôsobu

evidencia uzatvorených sudov,
evidencia otvorených sudov,
presnejšie inventúry,
lepší prehľad o zásobách,
rovnaký princíp ako pri tvrdom alkohole.

Nevýhody rozšíreného spôsobu

viac nastavovaných kariet,
personál musí evidovať otvorenie sudu alebo fľaše.

Vytvorenie rozlievaného tovaru

Základné údaje

Pri vytváraní karty nastavujete:

názov produktu,
predajnú cenu,
DPH,
kategóriu predaja.

Príklad:

Šariš 10° 0,3 l
cena 1,80 €
DPH 23 %

Objem porcie

V rozšírených nastaveniach je potrebné zadať objem predávanej porcie.

Príklady:

0,3 l
0,5 l
0,1 l
0,04 l

Objem určuje, koľko sa odpíše zo skladovej suroviny pri každom predaji.

Ingrediencie rozlievaného tovaru

Pri karte typu Rozlievaný tovar sa namiesto receptúry používajú ingrediencie.

Tu určujete:

z akej suroviny sa produkt odpisuje,
aké množstvo sa má odpísať.

Príklad:

Produkt:

Šariš 10° 0,3 l

Ingrediencia:

Šariš 50 l (surovina)

Množstvo:

0,3 l

Pri predaji sa zo skladu automaticky odpíše 0,3 litra piva.

Rýchla inventúra

Ak surovina nie je naviazaná na kartu typu Fľaša alebo Sud, odporúča sa aktivovať:

Rýchla inventúra bar

Takto sa produkt zobrazí v rýchlej inventúre a bude možné jednoducho kontrolovať jeho stav.

Ak je surovina naviazaná na kartu typu Fľaša, túto možnosť už neaktivujte, aby sa položka v inventúre nezobrazovala duplicitne.

Rozlievané víno

Pri vínach možno využiť rovnaké princípy ako pri pive.

Odporúčaný spôsob

Fľaša vína 0,75 l
Surovina 0,75 l
Rozlievaný tovar 0,1 l
Rozlievaný tovar 0,2 l (ak sa používa)

Výhodou je presný prehľad o počte uzatvorených a otvorených fliaš.

Jednoduchý spôsob

Surovina 0,75 l
Rozlievaný tovar 0,1 l
Rozlievaný tovar 0,2 l

V tomto prípade sa víno eviduje iba v litroch bez evidencie jednotlivých fliaš.

Predaj vína po pohároch aj po fľašiach

Ak zákazníkom predávate víno:

po pohároch,
aj po celých fľašiach,

je potrebné vytvoriť dva samostatné rozlievané tovary:

Tramín červený 0,1 l
Tramín červený 0,75 l

Oba produkty budú čerpať zo spoločnej skladovej suroviny. Systém tak správne odpíše buď 0,1 l alebo celých 0,75 l podľa typu predaja.

Rozlievaný tovar pri tvrdom alkohole

Pri tvrdom alkohole predstavuje rozlievaný tovar samotný panák.

Príklad:

Jack Daniel’s 0,04 l
Jack Daniel’s 0,02 l

Každý predaj automaticky odpisuje príslušný objem z otvorenej fľaše vedenej ako skladová surovina.

Odporúčané nastavenie

Pre čo najlepší prehľad sa odporúča používať rovnaký princíp pre:

tvrdý alkohol,
čapované pivo,
čapované nealkoholické nápoje,
víno.

Teda:

Fľaša/Sud → Surovina → Rozlievaný tovar

Výsledkom je jednoduchšia inventúra, lepšia kontrola zásob a presnejšia evidencia predaja aj skladových pohybov.

Typ karty: Receptúra

Vo webinári zobrazené v minutáži 38:15 – 47:23

Karta typu Receptúra sa používa všade tam, kde sa predáva produkt zložený z viacerých surovín alebo ingrediencií. Pri predaji receptúry systém automaticky odpisuje zo skladu všetky suroviny definované v receptúre.

Najčastejšie sa využíva pre:

jedlá v reštauráciách,
pizze,
burgre,
polievky,
kávy,
miešané nápoje,
dezerty.

Kedy používať receptúru

Reštaurácie

Príklady:

BBQ Burger
Pizza Margherita
Pizza Tonno
Sviečková
Kurací steak

Kaviarne

Príklady:

Espresso
Cappuccino
Café Latte
Flat White

Bar

Príklady:

Cuba Libre
Mojito
Gin Tonic

Vytvorenie receptúry

Základné údaje

Pri vytváraní receptúry zadávate názov produktu, predajnú cenu, sadzbu DPH a kategóriu.

Príklad:

Názov: BBQ Burger
Cena: 9,50 €
DPH: 5 %

Ak produkt predávate aj cez donášku alebo online objednávky, môžete aktivovať automatickú zmenu sadzby DPH pre donášku alebo takeaway predaj.

Dôležité pravidlo – merná jednotka

Pri kartách typu Receptúra sa vždy používa merná jednotka:

Kus (ks)

Nikdy nepoužívajte:

kilogram (kg),
gram (g),
liter (l),
mililiter (ml).

Dôvod je jednoduchý – zákazník kupuje jednu porciu produktu, nie kilogram alebo liter.

Správne:

1 ks BBQ Burger
1 ks Cappuccino
1 ks Mojito

Nesprávne:

1 kg Burger
1 l Polievka
1 l Vodka

Nesprávne nastavená merná jednotka môže spôsobovať skreslené predajné štatistiky a reporty.

Rozšírené nastavenia

V rozšírených nastaveniach môžete doplniť:

popis produktu,
alergény,
fotografiu produktu,
online objednávanie,
QR menu,
preklady do cudzích jazykov.

Kategórie

Každú receptúru je potrebné zaradiť do správnej kategórie.

Príklady:

Burgre
Pizza
Polievky
Teplé nápoje
Miešané nápoje

Ingrediencie receptúry

Najdôležitejšou časťou receptúry sú ingrediencie. Práve tu definujete, z akých surovín sa produkt skladá a aké množstvá sa majú pri predaji odpísať zo skladu.

Receptúra na viac porcií

Receptúra nemusí byť vytvorená iba na jednu porciu. Systém umožňuje definovať receptúry aj pre väčšie množstvá.

Príklady:

Burger – receptúra na 10 porcií
Polievka – receptúra na 100 porcií

Systém následne automaticky prepočítava spotrebu surovín na jednu predanú porciu.

Príklad:

100 ks žemlí
Počet porcií: 100

Pri predaji jednej porcie systém odpíše automaticky 1 ks žemle.

Príklad receptúry BBQ Burger

Ingrediencia	Množstvo
Žemľa	1 ks
Mäso Black Angus	0,20 kg
Cibuľa	0,05 kg
BBQ omáčka	Podľa receptúry
Ostatné suroviny	Podľa receptúry

Pri každej ingrediencii systém zobrazuje:

aktuálny stav skladu,
skladovú cenu,
disponibilné množstvo.

Odporúčané merné jednotky pre suroviny

Pri skladových surovinách sa odporúča používať iba:

kilogram (kg),
liter (l),
kus (ks).

Neodporúča sa používať:

gramy (g),
mililitre (ml).

Používanie kilogramov a litrov výrazne zjednodušuje príjemky a zabezpečuje presnejšie výpočty skladových cien.

Príklad:

Správne: 5 kg mäsa
Menej vhodné: 5000 g mäsa

Receptúry pre kávy

Aj kávy sa vytvárajú ako receptúry.

Príklad: Café Latte

Ingrediencia	Množstvo
Káva espresso	0,007 kg
Mlieko	0,10 l

Pri predaji jednej kávy systém automaticky odpíše potrebné množstvo kávy a mlieka zo skladu.

Receptúry pre miešané nápoje

Pri miešaných nápojoch možno pracovať dvomi spôsobmi.

Variant 1 – Rozlievaný tovar

Príklad:

Jack Daniel's 0,04 l

Do receptúry vložíte jeden panák ako rozlievaný tovar.

Variant 2 – Priama surovina

Príklad:

Jack Daniel's
Množstvo: 0,04 l

Oba spôsoby sú správne. Výber závisí od spôsobu evidencie alkoholu na prevádzke.

Receptúra v receptúre

Systém podporuje aj skladové receptúry. Jedna receptúra môže byť použitá ako ingrediencia v inej receptúre.

Príklad: Pizza Tonno

Hlavná receptúra:

Cibuľa
Tuniak
Pizza základ

Receptúra Pizza základ:

Múka
Syr
Paradajkový pretlak
Ostatné suroviny

Pri predaji pizze systém automaticky rozpočíta spotrebu všetkých surovín obsiahnutých aj v podriadenej receptúre.

Výhody skladových receptúr

Skladové receptúry sú ideálne pre:

pizza cestá,
polotovary,
omáčky,
vývary,
marinády,
vlastné zmesi.

Hlavné výhody:

jednoduchšia údržba receptúr,
centrálna správa spoločných ingrediencií,
presnejšie odpisovanie surovín,
rýchlejšie aktualizácie receptúr,
nižšie riziko chýb pri úpravách.

Odporúčané postupy

Pri receptúrach vždy používajte mernú jednotku ks.
Suroviny evidujte v kilogramoch, litroch alebo kusoch.
Pravidelne kontrolujte skladové ceny ingrediencií.
Využívajte skladové receptúry pre polotovary a opakovane používané zmesi.
Dopĺňajte alergény, fotografie a popisy pre QR menu a online objednávky.
Pri miešaných nápojoch používajte rovnakú logiku evidencie alkoholu v celej prevádzke.

Správne nastavené receptúry zabezpečujú presné odpisovanie surovín, spoľahlivé skladové hospodárstvo a kvalitné podklady pre kalkulácie nákladov a marže.

Typ karty: Surovina

Vo webinári zobrazené v minutáži 47:25 – 53:44

Karta typu Surovina je čisto skladová karta určená na evidenciu zásob a odpisovanie spotreby. Na rozdiel od predajných kariet sa štandardne nepredáva zákazníkovi a slúži predovšetkým ako základ pre skladové hospodárstvo a receptúry.

Používa sa na:

evidenciu skladových zásob,
odpisovanie surovín pri predaji receptúr,
evidenciu otvorených fliaš alkoholu,
evidenciu ingrediencií v kuchyni a bare.

Príklady surovín

Kuchyňa

Cibuľa
Mäso Black Angus
Múka
Syr
Paradajkový pretlak

Bar

Káva espresso
Mlieko
Otvorená fľaša whisky
Otvorená fľaša vína

Vytvorenie skladovej suroviny

Názov

Zadajte názov skladovej položky.

Príklad:

Cibuľa

Merná jednotka

Odporúča sa používať iba základné merné jednotky:

Používanie kilogramov a litrov zjednodušuje príjemky, inventúry aj výpočty skladových cien.

Cena

Pri karte typu Surovina sa predajná cena nezadáva.

Skladová cena sa vypočítava automaticky z príjemok a nákupných dokladov.

Predajná cena na skladovej karte nemá praktický význam, pretože surovina sa štandardne nepredáva zákazníkovi.

DPH

Sadzba DPH sa nastavuje podľa spôsobu nákupu od dodávateľa.

Najčastejšie sa používa:

19 %

Rozšírené nastavenia

Rýchla inventúra

Odporúča sa zaradiť surovinu do správnej skupiny rýchlej inventúry.

Možnosti:

Kuchyňa
Bar

Vďaka tomu sa položka automaticky zobrazí v príslušnej inventúre a nebude ju potrebné vyhľadávať manuálne.

Minimálne skladové množstvo

Pri dôležitých surovinách sa odporúča nastaviť minimálnu skladovú zásobu.

Výhody:

automatické upozornenie na nízky stav zásob,
zaradenie do nákupného zoznamu,
lepšie plánovanie objednávok.

Príklad:

Mlieko – minimálne množstvo 10 l
Káva espresso – minimálne množstvo 2 kg

Objednávané množstvo

Voliteľné nastavenie určujúce odporúčané množstvo pri ďalšom nákupe.

Príklad:

Minimálny stav: 10 l
Objednávané množstvo: 20 l

Po poklese pod minimálny stav systém odporučí objednať 20 litrov.

Kategórie

Každú surovinu odporúčame zaradiť do vhodnej skladovej kategórie.

Príklady:

Ingrediencie kuchyňa
Ingrediencie bar
Mäso
Nápoje
Mliečne výrobky

Správne kategorizovanie výrazne zjednodušuje inventúry a správu skladu.

Spotreba suroviny

Surovina môže byť priamo naviazaná na receptúry, v ktorých sa používa.

Táto funkcionalita sa nachádza v záložke:

Do spotreby

Príklad

Surovina:

Cibuľa

Používa sa v:

BBQ Burger

Množstvo:

0,05 kg

Výhodou je, že receptúru môžete budovať aj zo strany suroviny bez potreby otvárať samotnú receptúru.

Kontrola spotreby suroviny

Veľmi užitočnou funkciou je prehľad všetkých receptúr, v ktorých sa konkrétna surovina používa.

Stačí otvoriť:

Spotreba

Systém zobrazí kompletný zoznam naviazaných receptúr.

Príklad

Surovina:

Káva espresso

Používa sa v:

Espresso
Espresso Lungo
Cappuccino
Café Latte

Táto funkcia je mimoriadne užitočná pri zmene receptúr alebo pri hľadaní chýb v skladovej evidencii.

Hľadanie chýb v inventúre

Ak inventúra nevychádza správne, odporúča sa skontrolovať:

príjemky,
spotrebu surovín v receptúrach.

Typický problém

Namiesto správneho množstva:

0,008 kg

je v receptúre omylom zadané:

0,08 kg

Výsledok:

systém odpisuje 80 g namiesto 8 g,
spotreba je desaťnásobne vyššia,
inventúra vykazuje výrazné rozdiely.

Pravidelná kontrola spotreby surovín pomáha odhaliť podobné chyby veľmi rýchlo.

Vytváranie receptúr zo suroviny

Nové receptúry je možné vytvárať aj priamo zo skladovej karty suroviny.

Postup

Otvorte skladovú kartu suroviny.
Prejdite do sekcie Do spotreby.
Kliknite na Pridať spotrebu.
Zvoľte Vytvoriť novú receptúru.
Zadajte názov receptúry.
Nastavte množstvo spotreby.
Uložte zmeny.

Príklad

Surovina:

Cibuľa

Nová receptúra:

Hovädzí burger

Spotreba:

0,02 kg

Po uložení systém automaticky:

vytvorí novú receptúru,
naviaže ju na surovinu,
nastaví odpis pri predaji.

Odporúčané postupy

Používajte iba merné jednotky kg, l a ks.
Nastavujte minimálne skladové množstvá pre kľúčové suroviny.
Pravidelne kontrolujte záložku Spotreba.
Pri inventúrnych rozdieloch najskôr overte nastavené množstvá v receptúrach.
Zaraďujte suroviny do rýchlej inventúry kuchyne alebo baru.
Pravidelne aktualizujte nákupné ceny prostredníctvom príjemok.

Správne nastavené skladové suroviny tvoria základ presného skladového hospodárstva. Umožňujú spoľahlivé odpisovanie ingrediencií, jednoduchšie inventúry a presnejšie vyhodnocovanie nákladov na jednotlivé produkty.

Filtre a vyhľadávanie v kartách

Vo webinári zobrazené v minutáži 53:46 – 57:29

Pri väčšom počte skladových a predajných kariet je efektívne vyhľadávanie nevyhnutné. Systém preto ponúka viacero filtrov, ktoré umožňujú rýchlo nájsť konkrétne produkty, kontrolovať skladové stavy alebo pripravovať exporty údajov.

Fulltextové vyhľadávanie

Vyhľadávanie funguje fulltextovo. Nie je potrebné zadávať celý názov produktu – stačí zadať časť názvu.

Príklad

Zadaný text:

cibu

Systém automaticky vyhľadá:

Cibuľa

Tento spôsob vyhľadávania výrazne zrýchľuje prácu pri rozsiahlych databázach produktov.

Filter podľa kategórie

Karty je možné filtrovať podľa konkrétnej kategórie.

Príklady kategórií:

Burgre
Pizza
Teplé nápoje
Vína

Po výbere kategórie sa zobrazia iba produkty zaradené do danej kategórie.

Dôležité upozornenie

Ak je aktívny filter kategórie, fulltextové vyhľadávanie funguje iba v rámci tejto kategórie.

Ak kartu neviete nájsť:

Skontrolujte aktívny filter kategórie.
Prípadne filter vypnite.
Vyhľadávanie zopakujte bez obmedzenia kategórie.

Vo väčšine prípadov je práve aktívny filter dôvodom, prečo sa karta vo výsledkoch nezobrazuje.

Automatické priraďovanie kategórie

Pri vytváraní novej karty systém automaticky použije aktuálne vybranú kategóriu.

Príklad

Ak máte otvorenú kategóriu:

Burgre

a vytvoríte novú kartu, systém ju automaticky zaradí do kategórie Burgre.

Táto funkcia šetrí čas pri zakladaní väčšieho množstva produktov v jednej kategórii.

Ďalšie dostupné filtre

Systém umožňuje filtrovať karty aj podľa ďalších kritérií:

typ karty,
skladové karty,
aktívne karty,
neaktívne karty,
karty so zákazom predaja,
podlimitné množstvo,
záporné skladové množstvo,
karty bez nastaveného minimálneho množstva,
sadzba DPH.

Tieto filtre sú užitočné najmä pri kontrole skladu, príprave inventúr a údržbe databázy produktov.

Kontrola sadzieb DPH

Filter podľa DPH patrí medzi najpraktickejšie nástroje pri legislatívnych zmenách alebo kontrole databázy produktov.

Pomocou filtra môžete rýchlo zobraziť:

produkty s 5 % DPH,
produkty s 19 % DPH,
produkty s 23 % DPH,
produkty so starými alebo nesprávne nastavenými sadzbami.

Vďaka tomu možno hromadne identifikovať produkty, ktoré vyžadujú úpravu po zmene legislatívy.

Export kariet do CSV

Vyfiltrované karty je možné exportovať do CSV súboru, ktorý následne otvoríte napríklad v:

Microsoft Excel,
Google Sheets,
LibreOffice Calc,
ďalších tabuľkových programoch.

Export môže obsahovať

názov produktu,
kód karty,
kategóriu,
sadzbu DPH,
predajnú cenu,
skladovú cenu,
aktuálne skladové množstvo.

Export podľa aktívnych filtrov

Export vždy rešpektuje aktuálne nastavené filtre.

Príklad

Aktívny filter:

Burgre

Po exporte budú do CSV súboru zahrnuté iba produkty z kategórie Burgre.

Rovnakým spôsobom môžete exportovať:

podlimitné položky,
produkty so záporným skladovým stavom,
konkrétne kategórie,
vybrané typy kariet,
produkty s konkrétnou sadzbou DPH.

Praktické využitie filtrov

Filtre výrazne zjednodušujú každodennú správu databázy produktov.

Najčastejšie sa používajú pri:

kontrole skladových zásob,
vyhľadávaní konkrétnych produktov,
kontrole sadzieb DPH,
príprave inventúr,
tvorbe nákupných zoznamov,
exporte údajov pre účtovníctvo alebo analýzy,
kontrole neaktívnych alebo vyradených produktov.

Odporúčané postupy

Ak produkt neviete nájsť, najskôr skontrolujte aktívne filtre.
Pravidelne kontrolujte podlimitné a záporné skladové stavy.
Po legislatívnych zmenách využite filter DPH na kontrolu správnosti nastavení.
Pred rozsiahlejšími úpravami databázy si vytvorte export kariet do CSV.
Pri práci s väčším počtom produktov využívajte kombináciu kategórií a fulltextového vyhľadávania.

Správne používanie filtrov šetrí čas pri správe produktov, uľahčuje kontrolu skladového hospodárstva a pomáha udržiavať databázu kariet prehľadnú a aktuálnu.

Obedové menu

Vo webinári zobrazené v minutáži 57:31 – 1:12:50

Modul Obedové menu slúži na plánovanie, správu a automatické zobrazovanie denných menu v systéme iKelp. Je určený pre prevádzky, ktoré ponúkajú denné menu a chcú mať jeho správu centralizovanú na jednom mieste bez potreby každodenného prepisovania produktov.

Využitie nájde najmä v prevádzkach, ktoré:

ponúkajú denné obedové menu,
využívajú online objednávky,
používajú QR objednávanie,
publikujú menu na webovej stránke.

Po vytvorení plánu systém automaticky každý deň zobrazí správne jedlá podľa nastaveného harmonogramu.

Ako funguje obedové menu

V pokladni zostávajú vytvorené stále rovnaké predajné položky:

Menu 1
Menu 2
Menu 3
Menu 4

Mení sa iba obsah jednotlivých menu.

Príklad

Pondelok

Menu 1 = Sviečková na smotane

Utorok

Menu 1 = Kurací steak s ryžou

Streda

Menu 1 = Hovädzí guláš

Čašník stále účtuje položku Menu 1, ale zákazník v QR menu, na webe alebo pri online objednávke vidí aktuálny názov jedla podľa plánu.

Hlavné výhody modulu

Automatická zmena menu

Po nastavení plánu systém automaticky prepína ponuku podľa jednotlivých dní.

Online objednávky

Zákazník vidí skutočný názov jedla.

Namiesto:

Menu 1

sa zobrazí:

Tortilla Wrap s kuracím mäsom

QR objednávanie

Pri objednávaní cez QR kód zákazník vidí kompletné informácie o jedle vrátane:

názvu,
popisu,
alergénov,
fotografie.

Automatická dostupnosť

Systém dokáže sledovať počet zostávajúcich porcií a po ich vypredaní automaticky označiť jedlo ako nedostupné.

Typy kariet používané v obedovom menu

1. Predajné menu karty

Ide o klasické karty typu Služba.

Príklady:

Menu 1
Menu 2
Menu 3
Menu 4
Menu Polievka

Na týchto kartách sa nastavuje:

predajná cena,
DPH,
spôsob účtovania.

Tieto karty používajú čašníci pri predaji.

2. Karty obedového menu

Tieto karty slúžia iba na plánovanie a zobrazovanie obsahu menu.

Typy:

Polievka
Hlavné jedlo
Dezert

Neúčtujú sa priamo zákazníkovi. Používajú sa pre:

webovú stránku,
online objednávky,
QR objednávanie,
plánovanie menu.

Vytvorenie položiek obedového menu

Polievka

Príklad: Slepačí vývar

Možno vyplniť:

názov,
objem,
alergény,
popis,
obrázok,
ingrediencie.

Hlavné jedlo

Príklad: Tortilla Wrap

názov,
hmotnosť,
alergény,
obrázok,
receptúra,
ingrediencie.

Dezert

Príklad: Cheesecake

názov,
hmotnosť,
alergény,
obrázok,
ingrediencie.

Nastavenia modulu Obedové menu

V sekcii Obedové menu → Nastavenia definujete základné pravidlá fungovania.

Predaj polievky samostatne

Možno určiť, či sa polievka predáva:

samostatne,
iba ako súčasť menu.

Predaj nedostupného menu

Možno nastaviť:

povoliť predaj čašníkom,
zakázať predaj čašníkom.

Správanie pri donáške

Možno určiť, či sa vypredané menu zobrazí zákazníkom ako nedostupné.

Obrázok menu

Je možné nastaviť hlavný obrázok zobrazovaný:

na webovej stránke,
v online objednávkach.

Priradenie predajných kariet

V nastaveniach je potrebné prepojiť jednotlivé predajné karty s modulom obedového menu.

Príklad:

Polievka → Menu Polievka
Hlavné jedlá → Menu 1, Menu 2, Menu 3, Menu 4
Dezert → Menu Dezert

Počet menu kariet si každá prevádzka nastavuje individuálne podľa svojich potrieb.

Zamknutá cena

Po aktivovaní možnosti Zamknutá cena nebude možné meniť cenu jednotlivých menu počas plánovania.

Tvorba plánu menu

Výber obdobia

Pri vytváraní plánu sa určí obdobie, pre ktoré bude menu platné.

Príklad:

23. 6. – 29. 6.

Zverejnenie menu

Možno určiť, kde sa bude menu zobrazovať:

na webovej stránke,
v QR objednávkach,
v donáškovom systéme.

Čas zobrazenia

Príklad:

11:00 – 14:00

Počas tohto času bude menu automaticky dostupné zákazníkom.

Automatické e-maily

Systém môže automaticky rozosielať obedové menu registrovaným zákazníkom, ktorí udelili súhlas so zasielaním marketingových informácií.

Možno nastaviť:

deň odoslania,
čas odoslania.

Predtext menu

Pred samotnou ponukou môžete zobraziť vlastný úvodný text.

Príklad:

Dnešná obedová ponuka

Pridávanie jedál do plánu

Polievka

Slepačí vývar

Menu 1

Tortilla Wrap

Menu 2

Hovädzie na burgundský spôsob

Menu 3

Bravčové dusené mäso

Menu 4

Vyprážaný kurací rezeň

Individuálne ceny menu

Cena v pláne môže byť odlišná od ceny nastavenej na predajnej karte.

Príklad:

Štandardná cena Menu 1: 4,90 €
Cena v konkrétny deň: 5,90 €

Pri predaji sa použije cena nastavená v pláne.

Evidencia počtu porcií

Pri každom menu možno nastaviť počet pripravených porcií.

Príklad:

Menu 1 = 50 porcií

Po každom predaji systém počet automaticky znižuje:

50 → 49 → 48 → 47 ...

Po vypredaní:

upozorní obsluhu,
označí menu ako nedostupné,
môže ho automaticky skryť v online objednávkach.

Výhody sledovania porcií

obsluha okamžite vidí aktuálnu dostupnosť jedál,
predchádza sa prijatiu objednávky na vypredané menu,
znižuje sa počet reklamácií a nedorozumení.

Ručné označenie menu ako nedostupné

Ak sa jedlo vypredá alebo sa prestane pripravovať, možno ho manuálne vypnúť.

Príklad:

Menu 2 → Dostupnosť = Nie

Od tej chvíle:

sa nezobrazuje online,
nie je dostupné v QR menu,
personál vidí, že je vypredané.

Automatické pridanie polievky

Systém môže pri predaji menu automaticky pripojiť polievku.

Príklad:

Čašník zaúčtuje:

Menu 1

Systém automaticky pridá:

Slepačí vývar

Túto funkciu možno podľa potreby zapnúť alebo vypnúť.

Import obedového menu

Ak nechcete vytvárať jedlá jednotlivo, môžete ich hromadne importovať.

Postup

Vyberte typ položky (Polievka, Hlavné jedlo alebo Dezert).
Zadajte zoznam jedál.
Potvrďte import.

Príklad:

Vyprážané kuracie krídla
Ryža
Zeleninová obloha

Každý riadok predstavuje jednu položku, ktorú systém automaticky vytvorí.

Zdieľanie menu na webovej stránke

Obedové menu je možné automaticky publikovať na webovej stránke.

Postup

Kliknite na možnosť Zdieľať.
Skopírujte vygenerovaný skript.
Odovzdajte ho správcovi webu.
Vložte skript na požadované miesto na stránke.

Menu sa bude aktualizovať automaticky bez potreby manuálnych zásahov.

Tlač obedového menu

Systém umožňuje vytlačiť:

aktuálne obedové menu,
týždenný plán menu,
prehľad všetkých jedál.

Vytlačené menu môžete:

vyvesiť v prevádzke,
rozoslať zákazníkom,
použiť ako dennú ponuku.

Odporúčané nastavenie

Používajte predajné karty typu Služba (Menu 1, Menu 2 a podobne).
Vytvárajte samostatné karty obedového menu.
Doplňte fotografie, alergény a popisy jedál.
Plánujte menu minimálne týždeň dopredu.
Evidujte počet pripravených porcií.
Využívajte automatické publikovanie na web.
Prepojte obedové menu s QR objednávaním a online predajom.

Správne nastavený modul Obedové menu umožňuje spravovať dennú ponuku na jednom mieste a automaticky ju synchronizovať do pokladne, QR menu, online objednávok aj na webovú stránku prevádzky.