Príjemka - klasické naskladnenie tovaru

Vo webinári zobrazené v minutáži 1:18 – 17:15

Príjemka slúži na zaevidovanie prijatého tovaru alebo materiálu na sklad. Prostredníctvom príjemky sa aktualizujú skladové zásoby a evidujú nákupné ceny produktov.

Prístup k vytváraniu príjemok majú používatelia s oprávnením pre skladové hospodárstvo, najčastejšie:

• majiteľ,
• manažér,
• poverený skladník,
• používateľ s oprávnením správy skladu.

Kde nájdete príjemky

Postup:

1. Kliknite na Menu
2. Otvorte Sklad
3. Zobrazí sa zoznam skladových dokladov

V zozname môžete filtrovať jednotlivé typy dokladov:

• príjemky,
• výdajky,
• výrobu,
• inventúry,
• SBL doklady,
• ďalšie skladové operácie.

Typy príjmov na sklad

Systém umožňuje vytvárať viacero typov príjemok podľa spôsobu obstarania tovaru.

Nákup tovaru faktúrou

Najčastejší spôsob príjmu.

Používa sa pri:

• faktúrach od dodávateľov,
• pravidelných závozoch,
• veľkoobchodných nákupoch.

Nákup tovaru pokladničným dokladom

Používa sa pri nákupe na:

• pokladničný blok,
• nákup v obchodných reťazcoch,
• jednorazové nákupy.

Nákup tovaru dodacím listom

Vhodné v prípade, ak:

• tovar príde na dodací list,
• faktúra bude doručená neskôr.

Nákup tovaru zbernou faktúrou

Používa sa pri pravidelných dodávkach, ktoré sa následne fakturujú jednou súhrnnou faktúrou.

Inventúrny príjem

Slúži na korekciu skladu.

Použitie:

• nájdený tovar po inventúre,
• oprava skladových rozdielov,
• doplnenie chýbajúcich stavov.

Výroba – príjem

Používa sa pri príjme výrobkov vytvorených vlastnou výrobou.

Príklady:

• vlastné polotovary,
• omáčky,
• pizza cesto,
• dezerty.

Skladový príjem

Používa sa najmä:

• pri prechode z iného systému,
• pri prvotnom založení skladu,
• ak nie je k dispozícii pôvodný nákupný doklad.

Vytvorenie novej príjemky

Pri vytváraní príjemky je potrebné vyplniť základné údaje dokladu.

Dodávateľ

Ak je dodávateľ už uložený v systéme, stačí ho vybrať zo zoznamu.

Príklad:

• Metro
• LUNYS
• Bidfood

Vytvorenie nového dodávateľa

Ak dodávateľ v systéme neexistuje:

1. Zadajte názov dodávateľa.
2. Kliknite na Vytvoriť nový kontakt.

Odporúča sa vyplniť:

• obchodný názov,
• IČO,
• DIČ,
• IČ DPH.

Dodávateľ alkoholu

Ak dodávateľ dodáva alkohol, je potrebné vyplniť:

SBL číslo

Bez správne vyplneného SBL čísla nebude možné vytvoriť SBL výkaz.

Referenčné číslo dokladu

Do poľa sa zadáva:

• číslo faktúry,
• číslo pokladničného dokladu,
• číslo dodacieho listu.

Príklad:

20260098

Vďaka tomu možno príjemku jednoducho dohľadať pri kontrole alebo reklamácii.

Dátumy na príjemke

Dátum vystavenia

Dátum uvedený na faktúre alebo dodacom liste.

Dátum dodania

Najdôležitejší dátum príjemky.

Práve podľa tohto dátumu systém naskladňuje tovar.

Nesprávne nastavený dátum môže spôsobiť:

• rozdiely pri inventúrach,
• nesprávne skladové stavy,
• problémy pri spätných kontrolách.

Dátum splatnosti

Vyplňuje sa podľa prijatej faktúry.

Stav príjemky

Stav slúži najmä na internú evidenciu.

Najčastejšie používané stavy:

• Zapísaná
• Vybavená
• Pozor

Stav „Pozor“

Vhodné pri:

• reklamácii tovaru,
• nesprávnej cene,
• nedodanom množstve,
• inom probléme s dodávkou.

Do poznámky môžete uviesť dôvod.

Príklad:

Dodávateľ nedodal objednané množstvo.

Uhradenosť

Má informatívny charakter.

Možno nastaviť:

• uhradená,
• neuhradená.

Zamknutie dokladu

Príjemku je možné uzamknúť.

Po uzamknutí ju používateľ bez oprávnenia na odomykanie nebude môcť meniť.

Výhody:

• ochrana pred neúmyselnými zmenami,
• vyššia kontrola nad skladom,
• bezpečnejšia evidencia.

Pridávanie položiek do príjemky

Po vytvorení hlavičky dokladu môžete pridávať produkty.

Zadanie množstva

Príklad:

• Coca-Cola 330 ml
• 26 ks

Nákupná cena

Možno zadať:

Cena za kus

Príklad:

• 0,60 € bez DPH

Systém automaticky vypočíta celkovú hodnotu.

Celková cena za položku

Príklad:

• 17 € bez DPH

Systém automaticky vypočíta cenu za jeden kus.

DPH pri príjemke

Platiteľ DPH

Zadáva cenu bez DPH.

Neplatiteľ DPH

Zadáva cenu s DPH.

DPH je možné pri konkrétnej položke upraviť manuálne.

Zľavy na položkách

Pri položke možno nastaviť zľavu.

Príklad:

• 10 % zľava od dodávateľa

Systém automaticky prepočíta výslednú cenu.

Kontrola nákupnej ceny

Pri každej položke systém zobrazuje:

• aktuálnu nákupnú cenu,
• predchádzajúcu nákupnú cenu,
• predajnú cenu,
• maržu,
• zisk.

Vďaka tomu možno jednoducho sledovať vývoj nákupných cien a porovnávať ponuky dodávateľov.

Príjem alkoholu

Pri alkohole sa odporúča prijímať skladové karty typu:

• Fľaša

Nie:

• Surovina

Dôvodom je evidencia podľa SBL.

Príklad:

Správne: Jack Daniel's 1 l – fľaša

Nesprávne: Jack Daniel's otvorená fľaša – surovina

Vytvorenie novej skladovej karty počas príjmu

Ak produkt ešte neexistuje:

1. Napíšte jeho názov.
2. Kliknite na Nová karta.
3. Vyplňte údaje.
4. Uložte kartu.

Následne ju môžete okamžite zaradiť do príjemky bez nutnosti opustiť doklad.

Kontrola celkovej sumy dokladu

Pred uložením príjemky odporúčame skontrolovať:

• cenu bez DPH,
• cenu s DPH,
• počet položiek,
• množstvá.

Ak vznikne rozdiel spôsobený zaokrúhľovaním, môžete využiť funkciu:

Nástroje → Prepočet celkovej ceny dokladu

Systém automaticky rozpočíta rozdiel medzi položky tak, aby sa čo najviac priblížil hodnote uvedenej na faktúre.

Úprava existujúcej príjemky

Príjemku je možné kedykoľvek otvoriť:

Viac → Upraviť

Možno meniť:

• množstvá,
• ceny,
• dátumy,
• poznámky.

Systém následne automaticky prepočíta skladové stavy aj spätne.

Nie je potrebné vytvárať opravné výdajky ani novú príjemku.

Storno a vymazanie príjemky

Vymazanie dokladu

Vymazať možno iba posledný vytvorený skladový doklad.

Po vymazaní doklad úplne zmizne.

Storno dokladu

Ak už boli vytvorené ďalšie doklady, príjemku nie je možné vymazať.

Možno ju iba stornovať.

Pri storne:

• doklad zostáva v evidencii,
• je označený ako stornovaný,
• neovplyvňuje skladové hospodárstvo.

Odporúčania pre prácu s príjemkami

• Vždy kontrolujte dátum dodania.
• Pri dodávateľoch alkoholu vyplňte SBL číslo.
• Pravidelne sledujte zmeny nákupných cien.
• Pri reklamáciách využívajte stav „Pozor“ a poznámky.
• Doklady po kontrole uzamykajte.
• Pred väčšími úpravami si skontrolujte správnosť množstiev a cien.
• Ak je potrebné opraviť staršiu príjemku, upravte ju priamo – nie je nutné vytvárať kompenzačné doklady.

Príjemka – import elektronického dodacieho listu

Vo webinári zobrazené v minutáži 17:17 – 28:38

Okrem manuálneho vytvárania príjemok umožňuje systém aj import elektronických dodacích listov a faktúr. Táto funkcionalita výrazne zrýchľuje naskladňovanie tovaru, najmä pri dodávkach s väčším počtom položiek.

Import elektronických dokladov je vhodný najmä pre prevádzky, ktoré pravidelne prijímajú tovar od veľkoobchodov a dodávateľov poskytujúcich elektronické dodacie listy alebo faktúry.

Podporovaní dodávatelia a formáty súborov

Systém podporuje import elektronických dokladov od viacerých dodávateľov a fakturačných systémov.

Import sa vykonáva prostredníctvom súborov vo formáte:

• CSV
• XML

Ak váš dodávateľ nie je v zozname podporovaných integrácií, odporúča sa od neho vyžiadať elektronický dodací list alebo faktúru vo formáte CSV alebo XML vrátane popisu jednotlivých stĺpcov.

Takýto súbor následne odošlite na technickú podporu, ktorá môže pripraviť novú integráciu pre konkrétneho dodávateľa.

Postup importu elektronického dodacieho listu

1. Otvorte modul Sklad.
2. Vytvorte novú príjemku typu Nákup tovaru faktúrou.
3. Kliknite na možnosť Nahrať položky zo súboru.
4. Vyberte dodávateľa alebo fakturačný systém.
5. Zvoľte súbor z počítača.
6. Kliknite na Import.

Po importe systém automaticky načíta údaje z dokladu.

Najčastejšie sa automaticky vyplní:

• referenčné číslo dokladu,
• číslo faktúry,
• dátum vystavenia,
• dátum dodania,
• dátum splatnosti.

Následne môžete doplniť interné informácie, napríklad:

• stav dokladu,
• uhradenosť,
• poznámku.

Prvé párovanie položiek

Pri prvých importoch je potrebné počítať s tým, že systém nemusí automaticky rozpoznať všetky produkty.

Dôvodom je, že dodávateľ môže používať iné názvy produktov, ako máte vytvorené vo svojom systéme.

Príklad

Dodávateľ:

• Ruskov múka 1 kg hladká

Vaša skladová karta:

• Múka hladká extra špeciál

Systém nedokáže automaticky určiť, že ide o rovnaký produkt, preto je potrebné vykonať prvé spárovanie manuálne.

Ako rozpoznať nespárované položky

Položky, ktoré systém nedokázal automaticky priradiť k existujúcej skladovej karte, sú označené žltým symbolom +.

Pri takýchto položkách môžete:

• vytvoriť novú skladovú kartu,
• spárovať položku s existujúcou kartou.

Spárovanie s existujúcou kartou

1. Otvorte detail položky.
2. Vyhľadajte správnu skladovú kartu.
3. Potvrďte prepojenie.

Systém si väzbu uloží a pri ďalších importoch ju použije automaticky.

Vytvorenie novej skladovej karty počas importu

Ak produkt v databáze ešte neexistuje, môžete ho vytvoriť priamo počas importu.

Postup:

1. Kliknite na žlté plus.
2. Zvoľte možnosť vytvorenia novej karty.
3. Vyplňte základné údaje.
4. Uložte kartu.

Nová karta sa okamžite použije v importovanej príjemke.

Práca s rôznymi mernými jednotkami

Častou situáciou je rozdiel medzi mernou jednotkou dodávateľa a spôsobom evidencie suroviny vo vašom sklade.

Príklad – čučoriedky

Dodávateľ dodáva:

• 8 vaničiek po 125 g

Vo faktúre je teda uvedené:

• 8 ks

Vo vašom sklade však evidujete:

• Čučoriedky – kilogramy

V takom prípade je potrebné vytvoriť pomocnú skladovú kartu a nastaviť výrobu.

Postup

1. Vytvorte skladovú kartu typu Tovar.
2. Nastavte mernú jednotku na kusy.
3. Prejdite do sekcie Výroba.
4. Zadajte množstvo obsahu balenia.
5. Priraďte skladovú surovinu.
6. Aktivujte možnosť Automatická výroba suroviny pri príjme.

Pri importe systém automaticky:

• prijme balenia na skladovú kartu,
• vykoná výdaj z tejto karty,
• prepočíta množstvo na surovinu,
• naskladní správne množstvo suroviny.

Príklad prepočtu

Dodávka:

• 8 ks × 125 g

Výsledok:

• 1 kg čučoriedok na sklade surovín

Príklad – cherry paradajky

Dodávateľ dodáva:

• 1 balenie = 2,5 kg

Vo vašom sklade evidujete paradajky ako surovinu v kilogramoch.

Postup je rovnaký:

1. Vytvoríte pomocnú kartu typu Tovar.
2. Nastavíte mernú jednotku kus.
3. Vo výrobe zadáte objem 2,5 kg.
4. Prepojíte ju so surovinou Cherry paradajky.
5. Zapnete automatickú výrobu pri príjme.

Po importe sa automaticky naskladní správne množstvo suroviny.

Automatická výroba pri príjme

Táto funkcionalita slúži na automatický prepočet balení dodávateľa na interné skladové suroviny.

Po uložení príjemky systém automaticky vytvorí:

• príjem na skladovú kartu,
• výdaj zo skladovej karty,
• príjem na kartu suroviny.

Vďaka tomu máte v sklade evidované presne tie suroviny, ktoré používate v receptúrach.

Nie je potrebné vykonávať žiadne manuálne prepočty.

Kontrola importovanej príjemky

Pred uložením odporúčame skontrolovať:

• správnosť spárovania položiek,
• množstvá,
• nákupné ceny,
• DPH,
• dátumy dokladu.

Po potvrdení systém vytvorí príjemku a vykoná všetky potrebné skladové operácie.

Výhody elektronických dodacích listov

• výrazné zrýchlenie naskladňovania,
• eliminácia ručného prepisovania položiek,
• nižšie riziko chýb pri zadávaní cien a množstiev,
• automatické párovanie produktov pri ďalších dodávkach,
• podpora automatického prepočtu balení na suroviny,
• úspora času pri veľkých dodávkach.

 

Výdajka

Vo webinári zobrazené v minutáži 28:40 – 38:35

Výdajky slúžia na evidenciu úbytku skladových zásob, ktoré nevznikli štandardným predajom cez pokladňu alebo automatickým odpisom receptúr. Pomocou výdajok môžete zo skladu vyradiť poškodený tovar, tovar po dátume spotreby, produkty použité na vlastnú spotrebu alebo presúvať zásoby medzi prevádzkami.

Princíp práce s výdajkami je podobný ako pri príjemkách. Hlavný rozdiel spočíva v tom, že pri výdaji zadávate iba množstvo vyskladneného tovaru. Nákupnú cenu systém automaticky preberá zo skladových pohybov.

Kedy používať výdajku

Výdajku je vhodné vytvoriť najmä v prípadoch, keď skladové zásoby opúšťajú sklad iným spôsobom ako predajom.

Najčastejšie situácie:

• tovar po dátume spotreby,
• poškodený alebo znehodnotený tovar,
• vlastná spotreba zamestnancov,
• sponzorské dary,
• bezplatné poskytnutie produktov,
• presun zásob medzi prevádzkami,
• opravy inventúrnych rozdielov.

Typy výdajok

SBL výdaj

SBL výdaj vzniká spravidla automaticky systémom.

Najčastejšie sa používa pri otvorení fliaš v rámci evidencie rozlievaného alkoholu a skladového hospodárstva baru.

Inventúrny výdaj

Inventúrny výdaj sa používa na opravu skladových stavov alebo evidenciu chýbajúcich zásob.

Využitie:

• oprava inventúrnych rozdielov,
• vyradenie poškodeného tovaru,
• vyradenie tovaru po záruke,
• dodatočné opravy skladu po inventúre.

Výdaj na spotrebu

Tento typ výdaja slúži na evidenciu tovaru, ktorý bol spotrebovaný mimo bežného predaja.

Príklady:

• vlastná spotreba zamestnancov,
• ochutnávky,
• reprezentačné účely,
• firemné akcie.

Výroba výdaj

Používa sa pri výrobných procesoch, keď sa zo skladu odpisujú suroviny určené na výrobu ďalších skladových položiek alebo polotovarov.

Skladový výdaj

Skladový výdaj sa najčastejšie využíva pri presune zásob medzi prevádzkami alebo skladmi.

Vytvorenie inventúrneho výdaja

Postup:

1. Otvorte modul Sklad.
2. Zvoľte možnosť Výdajka.
3. Vyberte typ Inventúrny výdaj.
4. Zadajte dátum výdaja.
5. Doplňte stav dokladu.
6. Vyplňte poznámku.
7. Pridajte vyskladňované položky.
8. Uložte doklad.

Význam poznámok pri výdajkách

Pri výdajkách sa odporúča vždy vyplniť poznámku s dôvodom vyskladnenia.

Vďaka tomu je možné aj po niekoľkých mesiacoch jednoducho zistiť, prečo bol konkrétny výdaj vytvorený.

Príklady poznámok:

• Tovar po dátume spotreby
• Poškodené balenie
• Sponzorský dar
• Vlastná spotreba
• Presun na prevádzku B
• Oprava inventúrneho rozdielu

Správne vyplnené poznámky výrazne uľahčujú kontrolu skladového hospodárstva a audit skladových pohybov.

Pridanie položiek do výdajky

Po vytvorení výdajky pridáte produkty, ktoré chcete vyskladniť.

Príklad

Produkt:

• Coca-Cola 0,33 l plechovka

Množstvo:

• 5 ks

Pri výdajke sa zadáva iba množstvo.

Nákupnú cenu nie je potrebné vypĺňať, pretože ju systém automaticky preberá zo skladových pohybov a príjemok.

Presun tovaru medzi prevádzkami

Ak používate viacero prevádzok s vlastnými skladmi, môžete pomocou výdajky jednoducho evidovať presun zásob.

Príklad

Prevádzka A:

• nadbytok surovín

Prevádzka B:

• nedostatok surovín

Na prevádzke A vytvoríte skladový výdaj a produkty vyskladníte.

Následne môžete doklad exportovať a odoslať druhej prevádzke.

Export výdajky

Každú výdajku je možné exportovať do súboru vo formáte iKelp XML.

Export obsahuje všetky položky a množstvá uvedené vo výdajke.

Využitie:

• presun zásob medzi prevádzkami,
• zdieľanie skladových pohybov,
• zrýchlenie príjmu na druhom sklade.

Import výdajky na druhej prevádzke

Na cieľovej prevádzke nie je potrebné vytvárať príjemku manuálne.

Postup:

1. Otvorte modul Príjemka.
2. Vyberte typ Skladový príjem.
3. Kliknite na Nahrať položky zo súboru.
4. Zvoľte formát iKelp XML.
5. Vyberte exportovaný súbor.
6. Spustite import.

Systém automaticky vytvorí príjemku so všetkými položkami a množstvami z exportovanej výdajky.

Tým sa eliminuje potreba manuálneho prepisovania údajov a výrazne sa znižuje riziko chýb.

Tlač výdajky

Výdajku je možné vytlačiť podobne ako príjemku.

Tlačený doklad je vhodný najmä pri:

• presune tovaru medzi prevádzkami,
• odovzdávaní zásob inému subjektu,
• internej evidencii skladových pohybov,
• kontrolách skladu.

Rozdiel medzi príjemkou a výdajkou

Príjemka	Výdajka
Naskladňuje tovar	Vyskladňuje tovar
Zadáva sa množstvo aj cena	Zadáva sa iba množstvo
Vytvára skladový príjem	Vytvára skladový úbytok
Slúži na evidenciu nákupu	Slúži na evidenciu spotreby a presunov

Odporúčania pre prácu s výdajkami

• Pri každej výdajke vyplňte dôvod vyskladnenia.
• Pri poškodenom alebo expirovanom tovare používajte inventúrny výdaj.
• Pri presunoch medzi prevádzkami využívajte export a import XML súborov.
• Pravidelne kontrolujte históriu výdajok.
• Pri interných kontrolách archivujte vytlačené doklady.

Správne používanie výdajok zabezpečuje presnú evidenciu skladových zásob, jednoduchšie inventúry a lepšiu kontrolu nad pohybom tovaru v celej prevádzke.

Vytlačiť / Export / Filter

Vo webinári zobrazené v minutáži 38:37 – 41:26

Modul skladového hospodárstva obsahuje nástroje na filtrovanie, tlač a export skladových dokladov. Vďaka nim môžete jednoducho vyhľadávať konkrétne príjemky alebo výdajky, kontrolovať stav dokladov, sledovať neuhradené faktúry a exportovať údaje do Excelu na ďalšie spracovanie.

Tlač skladových dokladov

Funkcia Vytlačiť umožňuje vytvoriť tlačený prehľad skladových dokladov podľa zvolených filtrov.

Tlačiť je možné napríklad:

• všetky príjemky,
• všetky výdajky,
• doklady za konkrétne obdobie,
• doklady konkrétneho dodávateľa,
• neuhradené doklady,
• inventúrne príjmy alebo výdaje.

Tlač je vhodná najmä pre:

• internú kontrolu skladu,
• archiváciu dokladov,
• účtovníctvo,
• manažérske reporty.

Export skladových dokladov

Pomocou funkcie Export môžete vyexportovať zobrazené skladové doklady do formátu CSV.

CSV súbor je možné následne otvoriť v:

• Microsoft Excel,
• Google Sheets,
• LibreOffice Calc,
• ďalších tabuľkových programoch.

Príklad exportu

Ak potrebujete exportovať všetky príjemky za mesiac máj:

1. Nastavte obdobie na máj.
2. Vyfiltrujte príjmy.
3. Kliknite na Export.

Výsledkom bude CSV súbor obsahujúci všetky príjmy za zvolené obdobie.

Filter skladových dokladov

Filter umožňuje rýchlo vyhľadávať konkrétne skladové doklady podľa rôznych kritérií.

Filter otvoríte kliknutím na ikonu filtrov v hornej časti zoznamu dokladov.

Filtrovanie podľa stavu dokladu

Doklady je možné filtrovať podľa aktuálneho stavu.

Najčastejšie stavy:

• Hotovo
• Rozpracované
• Pozor

Praktické využitie

Ak chcete skontrolovať všetky nedokončené príjemky:

1. Otvorte filter.
2. Vyberte stav Rozpracované.

Systém zobrazí iba doklady, ktoré ešte neboli dokončené.

Filtrovanie podľa obdobia

Skladové doklady možno filtrovať podľa dátumu.

Dostupné možnosti:

• Dnes
• Včera
• Posledných 7 dní
• Tento mesiac
• Minulý mesiac
• Vlastné obdobie od – do

Filtrovanie podľa dátumu je užitočné najmä pri:

• mesačných uzávierkach,
• kontrole faktúr,
• inventúrach,
• exportoch pre účtovníctvo.

Filtrovanie podľa dodávateľa

Doklady môžete filtrovať podľa konkrétneho dodávateľa.

Príklad

Dodávateľ:

• METRO

Po výbere dodávateľa systém zobrazí všetky skladové doklady naviazané na spoločnosť METRO.

Táto funkcia je užitočná pri:

• kontrole faktúr dodávateľa,
• porovnávaní nákupov,
• riešení reklamácií.

Zobrazenie skladových dokladov vytvorených predajom

Pri každom predaji systém automaticky vytvára skladový výdaj.

Štandardne sú tieto doklady skryté, aby nezahlcovali zoznam skladových pohybov.

Ak potrebujete vidieť aj tieto doklady, aktivujte možnosť:

Zobraziť predaje

Následne sa zobrazia aj automaticky vytvorené skladové výdaje vzniknuté predajom cez pokladňu.

Filtrovanie podľa typu dokladu

Doklady je možné filtrovať podľa ich druhu.

Najčastejšie typy:

• Dodávateľská faktúra
• Dodací list
• Pokladničný doklad
• Inventúrny príjem
• Inventúrny výdaj
• Skladový príjem
• Skladový výdaj
• Výdaj na spotrebu
• SBL príjem
• SBL výdaj
• Výroba príjem
• Výroba výdaj

Vďaka tomu môžete rýchlo zobraziť iba konkrétny typ skladového pohybu.

Filtrovanie podľa úhrady

Systém umožňuje filtrovať doklady podľa stavu úhrady.

Možnosti:

• Všetky doklady
• Uhradené
• Neuhradené

Táto funkcia je užitočná najmä pri kontrole záväzkov voči dodávateľom.

Filtrovanie SBL príjmov

Ak využívate evidenciu alkoholu prostredníctvom SBL kariet, môžete si zobraziť iba:

• SBL príjmy
• SBL výdaje

To umožňuje jednoduchšie sledovanie pohybov alkoholu a otvorených fliaš.

Filtrovanie nenaviazaných dokladov

Systém dokáže zobraziť aj skladové doklady, ktoré nie sú naviazané na ďalší súvisiaci doklad.

Príklady:

• nevyúčtované dodacie listy,
• nenaviazané skladové pohyby,
• doklady čakajúce na ďalšie spracovanie.

Táto kontrola pomáha odhaliť neuzatvorené procesy v skladovom hospodárstve.

Najčastejšie využitie filtrov

• kontrola neuhradených faktúr,
• vyhľadanie dokladov konkrétneho dodávateľa,
• kontrola príjmov a výdajov za určité obdobie,
• sledovanie inventúrnych pohybov,
• kontrola SBL dokladov,
• príprava podkladov pre účtovníctvo,
• export údajov do Excelu.

Odporúčanie

Pri pravidelnej kontrole skladu odporúčame využívať kombináciu filtrov podľa:

• obdobia,
• dodávateľa,
• typu dokladu,
• stavu úhrady.

Takto získate rýchly prehľad o všetkých skladových pohyboch a jednoduchšie odhalíte prípadné nezrovnalosti v evidencii skladu.

 

Rozbory

Vo webinári zobrazené v minutáži 41:28 – 43:46

Modul Rozbory slúži na podrobnú analýzu pohybov skladových kariet. Umožňuje sledovať stav zásob, príjmy, výdaje a hodnotu skladu za vybrané obdobie.

Rozbory sú určené najmä pre manažérov, vedúcich prevádzok a osoby zodpovedné za skladové hospodárstvo, ktoré potrebujú pravidelne kontrolovať pohyby zásob a hodnotu skladu.

Kde nájdete rozbory

Postup:

1. Otvorte modul Sklad.
2. Kliknite na Rozbory.
3. Vyberte požadovaný filter.
4. Zobrazte alebo exportujte výsledky.

Čo zobrazujú skladové rozbory

Rozbory pracujú so skladovými kartami typu:

• Surovina
• Tovar
• Fľaša

Pri každej skladovej karte môžete sledovať kompletný prehľad pohybov za vybrané obdobie.

Zobrazené údaje:

• počiatočný stav,
• príjmy na sklad,
• výdaje zo skladu,
• aktuálny zostatok,
• hodnota skladu v eurách.

Filtrovanie rozborov

Pred zobrazením údajov môžete nastaviť filtre podľa požadovaných kritérií.

Obdobie

Možnosti:

• aktuálny mesiac,
• predchádzajúci mesiac,
• vlastné obdobie od – do.

Príklad:

• 01.05. – 31.05.
• 01.01. – 30.06.

Kategória

Možno filtrovať konkrétne kategórie skladových kariet.

Príklady:

• Mäso
• Nápoje
• Ingrediencie kuchyňa
• Ingrediencie bar
• Tovary

Zobraziť iba karty s pohybom

Odporúčané nastavenie.

Po aktivovaní tejto možnosti systém zobrazí iba skladové karty, na ktorých sa počas zvoleného obdobia uskutočnil pohyb.

Výsledok:

• prehľad je kratší,
• ľahšie sa analyzujú zmeny skladu,
• odstránia sa neaktívne položky.

Prehľad pohybov skladových kariet

Pri každej skladovej karte systém zobrazuje:

Údaj	Význam
Počiatočný stav	Množstvo na začiatku obdobia
Príjem	Množstvo prijaté na sklad
Výdaj	Množstvo vydané zo skladu
Zostatok	Aktuálny stav skladu
Hodnota zostatku	Finančná hodnota zásob

Príklad

Skladová karta:

• Čučoriedky

Za vybrané obdobie môžete vidieť:

• koľko kilogramov bolo na sklade na začiatku mesiaca,
• koľko bolo prijatých príjemkami,
• koľko bolo odpísaných receptúrami alebo výdajkami,
• aký stav zostal na sklade ku koncu obdobia.

Finančné rozbory skladu

Okrem množstiev systém zobrazuje aj finančné hodnoty skladových pohybov.

Zobrazené údaje:

• hodnota počiatočného stavu,
• hodnota príjmov,
• hodnota výdajov,
• hodnota zostatku.

Vďaka tomu môžete sledovať nielen množstvo zásob, ale aj ich finančnú hodnotu.

Rozbory sledujú iba skladové karty

Dôležité je pochopiť, že skladové rozbory nezobrazujú pohyby receptúr.

Zobrazujú iba pohyby skladových položiek, ktoré vstupujú do receptúr.

Príklad

Receptúra:

• BBQ Burger

Ingrediencie:

• hovädzie mäso,
• žemľa,
• BBQ omáčka,
• cibuľa,
• uhorka.

V rozboroch neuvidíte pohyb receptúry BBQ Burger.

Uvidíte však pohyby jednotlivých skladových surovín:

• hovädzie mäso,
• žemľa,
• BBQ omáčka,
• cibuľa,
• uhorka.

Práve tieto položky systém sleduje pri odpisoch zo skladu.

Export rozborov do Excelu

Výsledky rozborov je možné exportovať do formátu CSV.

Export obsahuje viacero detailných stĺpcov s údajmi o pohyboch skladových kariet.

CSV súbor môžete následne otvoriť v:

• Microsoft Excel,
• Google Sheets,
• LibreOffice Calc.

Export je vhodný najmä pre:

• interné reporty,
• kontrolu nákladovosti,
• manažérske analýzy,
• porovnanie období,
• vlastné štatistiky.

Tlač rozborov

Rozbory je možné aj vytlačiť.

Tlačené výstupy sa využívajú najmä pri:

• inventúrach,
• kontrolách skladu,
• poradách vedenia,
• archivácii údajov.

Najčastejšie využitie skladových rozborov

• kontrola spotreby surovín,
• sledovanie vývoja zásob,
• kontrola finančnej hodnoty skladu,
• analýza pohybov za konkrétne obdobie,
• príprava podkladov pre inventúru,
• vyhľadávanie nezrovnalostí v skladových pohyboch.

Odporúčanie

Pravidelne kontrolujte skladové rozbory minimálne raz mesačne. Vďaka nim získate presný prehľad o tom, ako sa pohybujú zásoby, ktoré suroviny sa spotrebúvajú najviac a aká je aktuálna hodnota skladu.

Pri riešení inventúrnych rozdielov patria skladové rozbory medzi najdôležitejšie nástroje na odhalenie chýb alebo nezrovnalostí v skladovej evidencii.

Výkaz SBL

Vo webinári zobrazené v minutáži 43:48 – 46:33

Výkaz SBL patrí medzi najdôležitejšie výstupy skladového hospodárstva pre prevádzky, ktoré pracujú s alkoholom evidovaným v režime spotrebiteľského balenia liehu (SBL).

Výkaz poskytuje prehľad o pohyboch alkoholických nápojov na sklade a slúži ako podklad pri kontrolách zo strany finančnej alebo colnej správy.

Kde nájdete výkaz SBL

Postup:

1. Otvorte modul Sklad.
2. Kliknite na Výkaz SBL.

Po otvorení systém automaticky zobrazí údaje za aktuálny mesiac.

Čo obsahuje výkaz SBL

Pri každej evidovanej položke systém zobrazuje:

• názov položky,
• počiatočný stav,
• príjem na sklad,
• výdaj zo skladu,
• aktuálny zostatok,
• hodnotu zostatku v eurách.

Súčasťou výkazu je aj sumárny prehľad za celé sledované obdobie.

Filtrovanie výkazu

Výkaz je možné filtrovať podľa viacerých kritérií.

Obdobie

Môžete si zobraziť:

• aktuálny mesiac,
• predchádzajúce mesiace,
• vlastné obdobie od – do.

Príklady:

• marec,
• apríl,
• 01.01. – 31.03.

SBL dodávatelia

Voliteľne môžete zobraziť aj informáciu o dodávateľoch, od ktorých bol alkohol nakúpený.

Príklad:

• Brandy Karpatské
• dodávateľ: Metro

Vďaka tomu je možné jednoducho dohľadať pôvod konkrétnych alkoholických produktov.

Vytlačenie a export výkazu

Výkaz SBL je možné:

• vytlačiť,
• exportovať do CSV,
• exportovať do XML.

Tlačený alebo exportovaný výstup možno použiť pri:

• interných kontrolách,
• auditoch,
• kontrolách finančnej správy,
• kontrolách colnej správy.

Výkaz SBL pri kontrolách

Jednou z najväčších výhod správne nastaveného skladového hospodárstva je možnosť okamžite predložiť výkaz SBL pri kontrole.

Ak kontrolný orgán požiada o preukázanie pohybov alkoholických nápojov, stačí:

1. Otvoriť modul Sklad.
2. Prejsť do Výkaz SBL.
3. Nastaviť požadované obdobie.
4. Zobraziť alebo vytlačiť výkaz.

Kontrola tak okamžite vidí:

• prijaté množstvá alkoholu,
• spotrebované množstvá,
• aktuálne stavy na sklade,
• históriu pohybov.

Podmienky správneho fungovania výkazu SBL

Aby bol výkaz správny a úplný, je potrebné dôsledne evidovať všetky pohyby alkoholu v systéme.

Príjem alkoholu

Každá dodávka alkoholu musí byť zaevidovaná pomocou príjemky.

Otváranie fliaš

Pri otvorení novej fľaše musí obsluha alebo barman vykonať otvorenie aj v systéme.

Vďaka tomu sa alkohol presunie zo skladovej karty typu Fľaša na rozlievaný tovar alebo surovinu podľa nastavenia prevádzky.

Predaj alkoholu

Pri predaji systém automaticky vytvára skladové výdaje a odpisuje spotrebované množstvá.

Len pri správne nastavenej evidencii budú údaje vo výkaze SBL zodpovedať skutočnému stavu skladu.

Výhody používania výkazu SBL

• okamžitý prehľad o pohyboch alkoholu,
• jednoduchá príprava na kontrolu,
• automatické spracovanie údajov,
• eliminácia manuálnych evidencií,
• presnejšie skladové hospodárstvo,
• nižšie riziko chýb pri kontrolách.

Čo hrozí pri nevedení evidencie

Ak skladové hospodárstvo nie je nastavené správne alebo sa alkohol neeviduje priebežne, je potrebné údaje dopĺňať manuálne.

To znamená:

• prehľadávať príjemky,
• kontrolovať výdajky,
• hľadať predajné doklady,
• spracovávať údaje v Exceli.

Takýto postup je časovo náročný a zvyšuje riziko chýb pri kontrolách.

Odporúčanie

Ak vo svojej prevádzke predávate alkohol, odporúča sa nastaviť skladové hospodárstvo vrátane kariet typu Fľaša, Surovina a Rozlievaný tovar a dôsledne evidovať všetky pohyby.

Správne vedená evidencia vám umožní mať výkaz SBL k dispozícii na niekoľko kliknutí a výrazne zjednoduší komunikáciu s kontrolnými orgánmi.

Automatický nákupný zoznam

Vo webinári zobrazené v minutáži 46:35 – 48:53

Automatický nákupný zoznam pomáha sledovať zásoby produktov a upozorňuje na položky, ktoré je potrebné doobjednať. Systém ho vytvára automaticky na základe minimálnych skladových množstiev nastavených na jednotlivých skladových kartách.

Vďaka tejto funkcii nie je potrebné pravidelne kontrolovať sklad manuálne ani vytvárať vlastné zoznamy chýbajúcich produktov.

Ako funguje automatický nákupný zoznam

Každá skladová karta môže obsahovať nastavenie:

• minimálne skladové množstvo,
• odporúčané objednávané množstvo.

Ak aktuálny stav zásob klesne pod nastavené minimum, systém automaticky zaradí produkt do nákupného zoznamu.

Nastavenie minimálneho skladového množstva

Postup:

1. Otvorte požadovanú skladovú kartu.
2. Prejdite do sekcie Rozšírené nastavenia.
3. Vyplňte pole Minimálne skladové množstvo.
4. Vyplňte pole Objednávané množstvo.
5. Uložte zmeny.

Príklad

Produkt: Bon Aqua

• Minimálne skladové množstvo: 28 ks
• Objednávané množstvo: 16 ks

Ak zásoba klesne pod 28 kusov, produkt sa automaticky zobrazí v nákupnom zozname.

Zobrazenie nedostatkových položiek

Produkty pod minimálnym množstvom sa zobrazujú na viacerých miestach systému:

• v automatickom nákupnom zozname,
• na nástenke medzi nedostatkovými položkami,
• v skladových prehľadoch.

Manažér alebo zodpovedný pracovník tak okamžite vidí, ktoré produkty je potrebné objednať.

Obsah nákupného zoznamu

Pri každej položke systém zobrazuje:

• názov produktu,
• aktuálny skladový stav,
• minimálne skladové množstvo,
• odporúčané objednávané množstvo,
• skladovú cenu.

Príklad

Produkt	Objednať
Bon Aqua	16 ks
Coca-Cola plechovka	24 ks
Red Bull	10 ks
Diplomático	3 ks

Práca s nákupným zoznamom

Nákupný zoznam je možné:

• zobraziť v systéme,
• vytlačiť,
• exportovať do súboru CSV.

Prevádzkovatelia ho často využívajú:

• pri osobných nákupoch,
• pri objednávaní u dodávateľov,
• pri plánovaní zásob na ďalšie obdobie.

Mnohí majitelia prevádzok si zoznam zobrazujú priamo v mobile a podľa neho realizujú objednávky.

Automatická aktualizácia zoznamu

Po prijatí nového tovaru na sklad systém automaticky prepočíta skladové stavy.

Ak sa zásoba dostane nad minimálne množstvo, položka sa z nákupného zoznamu automaticky odstráni.

Nie je potrebné vykonávať žiadne manuálne úpravy.

Výhody automatického nákupného zoznamu

• automatická kontrola skladových zásob,
• rýchlejšie objednávanie tovaru,
• nižšie riziko vypredania produktov,
• úspora času pri kontrole skladu,
• prehľad o nedostatkových položkách na jednom mieste,
• jednoduchšie plánovanie nákupov.

Odporúčanie

Pre maximálne využitie tejto funkcie sa odporúča nastaviť minimálne skladové množstvo a objednávané množstvo na všetkých pravidelne používaných skladových kartách.

Systém potom automaticky vytvorí prehľad produktov, ktoré je potrebné doobjednať, a výrazne zjednoduší správu zásob bez potreby manuálnych kontrol skladu.

Inventúra – klasická

Vo webinári zobrazené v minutáži 48:55 – 57:32

Inventúra patrí medzi najdôležitejšie procesy skladového hospodárstva. Jej cieľom je porovnať skutočný stav zásob so stavom evidovaným v systéme a odhaliť prípadné rozdiely, manká alebo prebytky.

Pravidelné vykonávanie inventúr pomáha udržiavať poriadok v sklade, odhaľovať chyby v evidencii a zlepšovať kontrolu nad zásobami.

Prečo vykonávať inventúry pravidelne

Čím častejšie sa inventúra vykonáva, tým jednoduchšie je identifikovať príčinu prípadných rozdielov.

Ak sa inventúra vykonáva iba raz za niekoľko mesiacov alebo raz ročne, môže byť veľmi náročné spätne dohľadať:

• nesprávne naskladnenie tovaru,
• chyby v receptúrach,
• nesprávne odpisovanie surovín,
• straty spôsobené poškodením alebo spotrebou,
• prípadné manká a prebytky.

Odporúčaná frekvencia inventúr

• najhodnotnejšie položky (alkohol, drahé suroviny) – raz týždenne,
• čiastkové inventúry – raz za 1 až 2 týždne,
• kompletná inventúra skladu – minimálne raz mesačne.

Typy inventúr v systéme

Systém podporuje dva základné typy inventúr:

• klasická inventúra,
• rýchla inventúra.

V tejto časti sa venujeme klasickej inventúre.

Vytvorenie novej inventúry

Postup:

1. Otvorte modul Sklad.
2. Prejdite do sekcie Inventúry.
3. Kliknite na Nová inventúra.

Nastavenie inventúry

Pri vytváraní inventúry môžete nastaviť:

• dátum inventúry,
• čas inventúry,
• stav inventúry,
• typ vyhodnotenia,
• poznámku.

Dátum inventúry

Systém umožňuje vytvoriť inventúru aj spätne k zvolenému dátumu.

Odporúča sa však inventúru vyhodnotiť čo najskôr po fyzickom spočítaní zásob.

Čím dlhší čas uplynie medzi počítaním a vyhodnotením inventúry, tým ťažšie je dohľadať prípadné rozdiely, pretože počas tohto obdobia prebiehajú ďalšie predaje, príjmy a výdaje.

Stav inventúry

Inventúra môže mať napríklad stav:

• Rozpracovaná
• Na kontrolu
• Hotová

Praktický príklad:

• personál vykoná inventúru,
• nastaví stav Na kontrolu,
• manažér ju následne skontroluje a uzavrie.

Poznámka

Odporúča sa ku každej inventúre doplniť poznámku.

Príklady:

• Týždenná inventúra baru
• Kontrola alkoholu
• Mesačná inventúra skladu
• Námatková kontrola

Typ vyhodnotenia inventúry

Pri čiastkových inventúrach je vhodné aktivovať možnosť:

Vyhodnotiť iba položky v inventúre

Výsledok:

• systém vyhodnotí len skontrolované položky,
• nebude porovnávať celý sklad.

Táto možnosť je ideálna pri pravidelných kontrolách vybraných produktov.

Pridávanie položiek do inventúry

Položky možno do inventúry pridávať viacerými spôsobmi.

Manuálne pridanie

Vyhľadáte konkrétnu kartu a zadáte skutočné množstvo.

Príklad:

• Coca-Cola plechovka
• Skutočný stav: 19 ks

Podľa umiestnenia v sklade

Ak máte na skladových kartách nastavené umiestnenie, môžete filtrovať produkty podľa lokality.

Príklady:

• Polica 1
• Polica 2
• Chladnička
• Suchý sklad
• Mraznička

Podľa kategórie

Do inventúry môžete jedným kliknutím pridať celú kategóriu produktov.

Príklady:

• Zatvorené fľaše
• Otvorené fľaše
• Sudy
• Vína
• Ingrediencie kuchyňa
• Ingrediencie bar
• Tovary

Výber konkrétnych kariet

Môžete si zvoliť iba vybrané produkty.

Príklad:

• sud piva 30 l,
• sud piva 50 l,
• sud cideru.

Takto je možné vykonávať rýchle čiastkové kontroly bez potreby inventarizácie celého skladu.

Odporúčaný spôsob vykonávania inventúry

Najefektívnejším riešením je vykonávať inventúru priamo cez mobil alebo tablet.

Postup:

1. Otvorte inventúru v zariadení.
2. Počas počítania okamžite zadávajte hodnoty.
3. Po dokončení inventúru vyhodnoťte.

Výhody:

• žiadne prepisovanie údajov,
• nižšie riziko chýb,
• úspora času.

Tlač inventúrneho hárku (regleta)

Ak inventúru nechcete vykonávať cez mobil alebo tablet, systém umožňuje vytlačiť inventúrny hárok.

Postup:

1. Vytvorte inventúru.
2. Pridajte požadované položky.
3. Uložte inventúru.
4. Kliknite na Viac → Regleta.
5. Vytlačte inventúrny hárok.

Na vytlačenom hárku môže personál zapisovať skutočné množstvá ručne a následne ich prepísať do systému.

Prispôsobenie reglety

Pred tlačou je možné nastaviť:

• zobrazované stĺpce,
• skladové ceny,
• skladové množstvá,
• poradie položiek.

Položky je možné zoradiť napríklad abecedne, čo uľahčuje orientáciu počas počítania.

Výhody pravidelných inventúr

• presnejšie skladové hospodárstvo,
• rýchlejšie odhalenie chýb,
• kontrola správnosti receptúr,
• nižšie riziko manka,
• lepšia evidencia zásob,
• jednoduchšie plánovanie nákupov.

Odporúčanie

Pre dosiahnutie čo najpresnejších výsledkov sa odporúča vykonávať inventúry pravidelne a zadávať údaje priamo do systému pomocou mobilu alebo tabletu. Čím kratší čas uplynie medzi fyzickým spočítaním zásob a vyhodnotením inventúry, tým jednoduchšie je identifikovať prípadné nezrovnalosti a udržať skladové hospodárstvo v poriadku.

Inventúra – rýchla

Vo webinári zobrazené v minutáži 57:34 – 1:16:50

Rýchla inventúra je určená na pravidelné kontroly vybraných skladových položiek bez potreby vytvárať kompletnú inventúru celého skladu.

Najčastejšie sa využíva na:

• alkohol a nápoje v bare,
• najhodnotnejšie skladové položky,
• pravidelné týždenné kontroly,
• rýchle overenie skladových stavov.

Výhodou je jednoduché zadávanie inventovaných množstiev priamo cez mobil alebo tablet a výrazne rýchlejšie spracovanie oproti klasickej inventúre.

Princíp fungovania

Rýchla inventúra pracuje s kartami, ktoré majú na svojej skladovej karte nastavenú možnosť:

• Rýchla inventúra – Bar
• Rýchla inventúra – Kuchyňa

Po otvorení rýchlej inventúry systém automaticky zobrazí iba tie položky, ktoré sú do danej inventúry zaradené.

Typy rýchlej inventúry

Systém umožňuje vytvoriť:

• Rýchlu inventúru Bar
• Rýchlu inventúru Kuchyňa
• Rýchlu inventúru podľa umiestnenia

Výber závisí od spôsobu evidencie zásob a organizácie skladu.

Inventúra alkoholu

Pri alkohole sa do inventúry zadávajú:

• celé fľaše,
• otvorené fľaše.

Celé fľaše

Zadáva sa počet kompletných neotvorených fliaš.

Príklad:

• Jack Daniel’s 0,7 l – 4 ks
• Becherovka 1 l – 2 ks

Otvorené fľaše

Pri otvorených fľašiach sa zadáva skutočný zostatok alkoholu.

Možnosti zadania:

• presne odmerané množstvo,
• orientačné množstvo podľa stavu fľaše.

Pri práci cez mobil alebo tablet je možné jednoducho upraviť hodnotu a zadať približný počet zostávajúcich dávok.

Inventúra sudov

Pri evidencii sudov možno pracovať dvoma spôsobmi:

Evidencia iba ako surovina

Do inventúry sa zadáva aktuálne množstvo piva v litroch.

Príklad:

• aktuálny stav: 76 l piva,
• jeden plný 50 l sud,
• druhý sud obsahuje približne 26 l.

Evidencia cez karty sudov

Ak sú sudy evidované podobne ako fľaše alkoholu, zadávajú sa:

• celé sudy,
• otvorené sudy.

Pri otvorenom sude sa zadáva zostávajúce množstvo.

Príklad:

• Otvorený sud = 30 l.

Inventúra ostatných skladových položiek

Pri bežných skladových kartách sa zadáva iba skutočný počet kusov alebo množstvo na sklade.

Príklad:

• Coca-Cola plechovka – 24 ks
• Red Bull – 12 ks
• Minerálna voda – 30 ks

Odporúčanie pri zadávaní inventúry

Inventúru je vhodné vykonávať priamo v mobile alebo tablete.

Výhody:

• okamžité zapisovanie hodnôt,
• žiadne prepisovanie z papiera,
• nižšie riziko chýb,
• rýchlejšie vyhodnotenie.

Ukladanie inventúry

Po zadaní množstiev je možné inventúru:

• uložiť,
• označiť ako Na kontrolu.

Na kontrolu

Tento stav sa využíva najmä vtedy, keď inventúru vykonáva personál a následne ju kontroluje manažér alebo majiteľ prevádzky.

Postup:

1. Personál zadá všetky hodnoty.
2. Inventúru označí ako Na kontrolu.
3. Manažér ju otvorí.
4. Skontroluje výsledky.
5. Inventúru vyhodnotí a uzavrie.

Odporúčanie pri veľkých inventúrach

Pri inventúrach s veľkým počtom položiek sa odporúča priebežne ukladať rozpracovanú inventúru.

Dôvody:

• výpadok internetu,
• zatvorenie prehliadača,
• neočakávané prerušenie práce,
• veľké množstvo dát na spracovanie.

Vyhodnotenie inventúry

Po dokončení zadávania sa inventúra vyhodnotí.

Systém porovná:

• skladový stav v systéme,
• inventovaný stav zadaný používateľom.

Rozdielové položky

V prehľade sa zobrazia všetky položky, pri ktorých vznikol rozdiel.

Systém zobrazuje:

• rozdiel v množstve,
• skladovú cenu rozdielu,
• predajnú hodnotu rozdielu.

Príklad

Skladový stav:

• 0 ks

Inventovaný stav:

• 29 ks

Rozdiel:

• +29 ks

Dôležitý krok – suroviny

Pri vyhodnotení inventúry je potrebné skontrolovať záložku Suroviny.

Následne treba:

1. označiť všetky suroviny,
2. kliknúť na Pridať.

Tým sa zabezpečí, že inventúra vyhodnotí aj:

• otvorené fľaše,
• rozpracované suroviny,
• narazené sudy.

Ak sa tento krok preskočí, inventúra síce prebehne, ale suroviny nebudú zahrnuté do korekcie skladu.

Úprava inventúry pred uzavretím

Kým inventúra nie je uzavretá, možno ju upravovať.

Príklady:

• nájdenie zabudnutej fľaše,
• doplnenie chýbajúceho množstva,
• oprava nesprávne zadanej hodnoty.

Po úprave stačí inventúru znovu vyhodnotiť.

Tlač a export inventúry

Inventúru možno:

• vytlačiť,
• exportovať,
• vytlačiť inventúrnu regletu,
• zobraziť históriu zmien.

História zmien

Manažér alebo majiteľ môže zobraziť všetky úpravy inventúry.

Zobrazuje sa:

• používateľ,
• dátum zmeny,
• vykonaná operácia.

Táto funkcia je užitočná pri kontrole práce personálu.

Uzavretie inventúry

Po kontrole všetkých rozdielov sa inventúra uzatvorí.

Pri uzatvorení systém:

• vykoná korekciu skladových stavov,
• vytvorí inventúrne príjmy a výdaje,
• uzamkne inventúru.

Po uzavretí už inventúru nie je možné upravovať.

Dôležité upozornenie

Uzavretú inventúru nie je možné odomknúť ani zo strany podpory.

Ak je potrebné vykonať opravu, rieši sa už iba cez:

• inventúrny príjem,
• inventúrny výdaj.

Automatické vytvorenie skladových dokladov

Po uzavretí inventúry systém automaticky vytvorí:

• Inventúrny príjem
• Inventúrny výdaj

Príklad prebytku

Systém eviduje:

• 0 ks

Inventúra zistí:

• 3 ks

Systém vytvorí inventúrny príjem 3 ks.

Príklad manka

Systém eviduje:

• 5 ks

Inventúra zistí:

• 3 ks

Systém vytvorí inventúrny výdaj 2 ks.

Oprava po uzavretí inventúry

Ak sa po uzavretí inventúry nájde chyba, používateľ s príslušným oprávnením môže:

1. otvoriť inventúrny príjem alebo výdaj,
2. doklad odomknúť,
3. upraviť množstvo,
4. doklad opätovne uzamknúť.

Samotná inventúra však zostáva uzavretá.

Ako hľadať príčinu rozdielov

Ak inventúra nevychádza správne, odporúča sa postupovať nasledovne:

1. Skontrolovať príjemky.
2. Skontrolovať dodacie listy a faktúry.
3. Skontrolovať receptúry.
4. Skontrolovať pohyby skladovej karty.
5. Overiť správnosť nastavených množstiev v receptúrach.

Časté príčiny rozdielov

• zabudnutá príjemka,
• nesprávne množstvo v receptúre,
• nesprávna merná jednotka,
• vyššia reálna spotreba surovín,
• nesprávne odpisovanie skladu.

Príklad nesprávnej receptúry

Namiesto:

0,007 kg kávy

je omylom zadané:

0,07 kg kávy

Výsledok:

Systém odpisuje desaťnásobné množstvo suroviny a inventúra vykazuje výrazné rozdiely.

Príklad z praxe

Receptúra obsahuje:

• 120 g hranoliek

Kuchár však bežne pripravuje porcie s hmotnosťou:

• 150 až 160 g.

Pri stovkách predaných porcií mesačne vzniká významný rozdiel medzi evidovanou a skutočnou spotrebou.

Kontrola pohybov skladovej karty

Pri hľadaní príčin rozdielov je vhodné využiť záložku Pohyby na skladovej karte.

Tu možno sledovať:

• príjmy,
• výdaje,
• inventúrne pohyby,
• predaje,
• spotrebu v receptúrach.

Pomocou filtrov možno jednoducho zistiť, kde a kedy vznikol problém.

Odporúčanie

Základom kvalitného skladového hospodárstva je pravidelné vykonávanie inventúr, správne evidovanie príjemiek a výdajok a priebežná kontrola skladových pohybov. Čím častejšie sa inventúry vykonávajú, tým jednoduchšie je identifikovať príčinu rozdielov a udržať skladové hospodárstvo pod kontrolou.