Video návody o funkcionalitách systému iKelp

 Poznejte propracované moduly systému iKelp POS Mobile pro podporu vašeho podnikání

Najnovější část:

|  |
|  |

 Textový souhrn webináru: Mobilní číšník

 Instalace a autorizace zařízení

Mobilní číšník (POS Mobile) je webová aplikace, kterou lze používat na běžném smartphonu nebo tabletu. Není potřeba speciální zařízení ani platební terminál. Aplikace funguje prostřednictvím webového prohlížeče a nevyžaduje párování se systémem.

Podporována jsou zařízení s operačním systémem Android i iOS. Na zařízeních Apple lze aplikaci používat prostřednictvím prohlížeče Safari.

 Instalace aplikace

 Instalace na Android

1. Otevřete prohlížeč Google Chrome.
2. Zadejte URL adresu vašeho systému.
3. Klikněte na nabídku prohlížeče (tři tečky).
4. Vyberte možnost Přidat na plochu nebo Instalovat aplikaci.
5. Po dokončení instalace se na ploše zařízení vytvoří ikona aplikace.
6. Přihlaste se pomocí svého uživatelského účtu.

Po instalaci se webová aplikace chová jako samostatná aplikace a je dostupná přímo z plochy zařízení.

 Instalace na iPhone a iPad

1. Otevřete prohlížeč Safari.
2. Zadejte URL adresu systému.
3. Vyberte možnost Přidat na plochu.
4. Po vytvoření ikony se přihlaste do systému.

 URL adresa systému

Každá provozovna má vlastní URL adresu systému. Ve většině případů obsahuje název provozovny, aby si ji personál mohl snadno zapamatovat.

Pokud URL adresa obsahuje automaticky vygenerovanou kombinaci znaků nebo čísel, je možné požádat technickou podporu nebo obchodního zástupce o její úpravu.

 Přihlášení do systému

Po otevření aplikace se uživatel přihlásí pomocí:

 emailové adresy,
 hesla.

Po úspěšném přihlášení zůstává uživatel přihlášen podle nastavení zařízení a systému.

 Autorizace zařízení

Pro zjednodušení přihlašování je možné zařízení autorizovat.

Po autorizaci se uživatelé nemusí přihlašovat pomocí emailové adresy a hesla. K přihlášení stačí zadat PIN kód přidělený uživateli.

 Výhody autorizace

 rychlejší přihlašování,
 jednodušší práce personálu,
 odpadá nutnost zadávat email a heslo,
 vhodné pro zařízení sdílená více zaměstnanci.

Každému uživateli lze vytvořit vlastní PIN kód.

 Výhody řešení POS Mobile

 funguje na běžných smartphonech a tabletech,
 nevyžaduje párování zařízení,
 jednoduchá instalace,
 podpora Android i iOS,
 okamžité používání po přihlášení,
 možnost autorizace pomocí PIN kódu,
 jednoduché nasazení bez speciálního hardwaru.

  

 Nastavení zařízení

Nastavení POS Mobile určují chování konkrétního zařízení, na kterém je aplikace používána.

 Důležité upozornění

Veškerá nastavení se vztahují pouze na aktuální zařízení. Změna nastavení na jednom zařízení neovlivní ostatní zařízení připojená k systému.

Nastavení jsou rozdělena do tří hlavních částí:

 POS Mobile
 Design
 Zařízení

 Přednastavené fiskální zařízení a platební terminál

Pokud se POS Mobile používá na zařízení typu „vše v jednom“, je možné nastavit:

 výchozí fiskální zařízení,
 výchozí platební terminál.

Díky tomu systém automaticky použije správné zařízení při tisku dokladů nebo zpracování plateb.

Pokud provozovna používá více zařízení, je možné zapnout možnost nezobrazovat ostatní zařízení, čímž se zjednoduší výběr během prodeje.

 Barové pracoviště

Barové pracoviště je určeno především pro pultový prodej.

Po aktivaci se uživateli po otevření aplikace nezobrazí seznam stolů, ale přímo nový prodejní doklad.

Tato funkce je vhodná zejména pro:

 bary,
 bufety,
 stánkový prodej,
 provozovny bez stolové obsluhy.

 Výchozí kategorie

Systém umožňuje nastavit výchozí kategorii produktů, která se automaticky otevře po vytvoření dokladu.

 Příklady využití

 Denní menu během obědů.
 Nápoje v barech.
 Snídaňové menu v hotelových provozovnách.

 Výhody

 rychlejší účtování,
 méně kliknutí při obsluze,
 efektivnější práce během špičky.

 Automatické uzamčení po uzavření dokladu

Po uzavření dokladu lze zařízení automaticky odhlásit.

Funkce je vhodná zejména pro zařízení, která používá více zaměstnanců.

 Výhody

 zabraňuje připsání tržby nesprávnému uživateli,
 zvyšuje bezpečnost systému,
 eliminuje chyby způsobené zapomenutým přihlášením.

Po uzamčení systém vyžaduje opětovné přihlášení pomocí PIN kódu.

 Vyhledávání produktů (PLU)

Vyhledávání umožňuje najít položky:

 podle názvu,
 podle PLU kódu.

Po aktivaci se v prodeji zobrazí vyhledávací pole, do kterého může obsluha zadávat název nebo část názvu produktu.

Funkce je vhodná zejména pro provozovny s velkým počtem produktů.

 Zobrazení položek po přidání

Po aktivaci této funkce se každá nově přidaná položka okamžitě zobrazí v detailu dokladu.

 Výhody

 okamžitá kontrola přidané položky,
 jednodušší kontrola objednávky,
 nižší riziko chybného účtování.

Používání této funkce je individuální a závisí na preferencích obsluhy.

 Výchozí zobrazení prodeje

Při otevření dokladu lze nastavit, zda se má zobrazit:

 seznam kategorií,
 aktuální objednávka.

Výběr závisí na způsobu práce konkrétní provozovny.

 Zobrazení pouze na šířku

Při používání tabletu lze aplikaci omezit pouze na horizontální zobrazení.

Tato možnost zajišťuje jednotné uživatelské rozhraní a lepší orientaci při práci.

 Offline zobrazení dokladů

Při výpadku internetového připojení není možné doklad okamžitě vyúčtovat.

Pokud je zapnuta funkce offline zobrazení dokladů, může obsluha:

 zobrazit otevřené stoly,
 prohlížet obsah dokladů,
 zkontrolovat objednávky zákazníků.

Tato funkce pomáhá personálu pokračovat v obsluze i během krátkodobého výpadku internetu.

 Zobrazení osob při otevření dokladu

Po otevření dokladu může systém automaticky zobrazit osoby u stolu.

Funkce se využívá zejména při:

 rozdělování účtů,
 účtování jednotlivým hostům,
 skupinových objednávkách.

Uživatel si může tuto možnost podle potřeby zapnout nebo vypnout.

 Doporučené nastavení pro většinu restaurací

Doporučuje se aktivovat:

 autorizaci zařízení pomocí PIN kódu,
 výchozí kategorii podle typu provozovny,
 automatické uzamčení po uzavření dokladu,
 vyhledávání produktů,
 offline zobrazení dokladů,
 zobrazení osob při otevření dokladu.

Takové nastavení zjednodušuje práci personálu a minimalizuje riziko chyb při obsluze hostů.

  

 Nastavení místností, stolů a designu

POS Mobile umožňuje vytvářet a spravovat místnosti a stoly podle skutečného uspořádání provozovny. Správné nastavení usnadňuje orientaci personálu, zrychluje obsluhu a poskytuje přehled o obsazenosti stolů.

 Místnosti

V systému lze vytvořit libovolný počet místností, například:

 Restaurace
 Terasa
 Salonek
 Místnost A
 Místnost B

Každá místnost představuje samostatnou část provozovny a může mít vlastní nastavení.

 Vytvoření nové místnosti

1. Otevřete nabídku Místnosti a stoly.
2. Klikněte na Přidat místnost.
3. Zadejte název místnosti.
4. Uložte nastavení.

 Fiskální zařízení podle místnosti

Pro každou místnost lze nastavit samostatné fiskální zařízení.

 Příklad

 Doklady vytvořené na terase se tisknou na pokladně umístěné na terase.
 Doklady vytvořené v restauraci se tisknou na pokladně umístěné v restauraci.

Tím se eliminuje riziko tisku dokladů na nesprávném zařízení.

 Stoly

Každá místnost může obsahovat neomezený počet stolů.

Názvy stolů mohou být například:

 R1
 R2
 R3
 U okna
 Terasa 1
 Terasa 2

 Vytvoření nového stolu

1. Otevřete požadovanou místnost.
2. Klikněte na Přidat stůl.
3. Zadejte název stolu.
4. Uložte nastavení.

 Hromadné nastavení stolů

Systém umožňuje použít nastavení na všechny stávající stoly v dané místnosti.

Pokud je aktivována možnost Přednastavit pro stoly v místnosti, nová nastavení se automaticky přenesou na všechny stávající stoly.

V opačném případě se budou aplikovat pouze na nově vytvořené stoly.

 Zobrazení obsazenosti stolů

Barvy stolů mohou označovat jejich aktuální stav.

 Prázdný stůl

Prázdné stoly mohou být zobrazeny:

 zesvětlené,
 zašedlé.

Způsob zobrazení lze nastavit pro každou místnost samostatně.

 Obsazený stůl

Po vytvoření dokladu se stůl automaticky zvýrazní zvolenou barvou.

Výsledkem je okamžitý přehled o:

 obsazených stolech,
 volných stolech,
 aktivních objednávkách.

 Sledování poslední aktivity u stolu

POS Mobile umožňuje zobrazovat čas od poslední aktivity u stolu.

Za aktivitu se považuje například:

 vytvoření objednávky,
 přidání položky,
 úprava dokladu,
 platba.

 Režimy zobrazení

 Upozornění

Čas se zobrazí až po překročení nastaveného limitu.

Příklad:

Pokud je limit nastaven na 15 minut, upozornění se zobrazí až po uplynutí 15 minut bez aktivity.

 Vždy zobrazit

Čas se zobrazuje nepřetržitě.

Barva indikátoru se mění podle doby neaktivity:

 zelená – čas nepřesáhl nastavený limit,
 červená – čas překročil nastavený limit.

 Využití upozornění v praxi

Funkce pomáhá obsluze identifikovat hosty, kteří delší dobu nebyli obslouženi.

Příklady využití:

 nabídka dalších nápojů,
 nabídka dezertů,
 kontrola spokojenosti hostů,
 připomenutí účtu hostům čekajícím na obsluhu.

Správné využívání této funkcionality může zvýšit kvalitu obsluhy i průměrnou hodnotu objednávky.

 Rozšířená nastavení místností

Místnosti podporují také další rozšířené funkcionality:

 bufetový režim,
 inteligentní stoly,
 QR objednávání,
 nastavení bonovacích tiskáren,
 automatický tisk bonů,
 další provozní režimy.

Těmto funkcionalitám jsou věnovány samostatné kapitoly.

 Zobrazení stolů v POS Mobile

Protože je POS Mobile určen pro mobilní zařízení s menší obrazovkou, stoly se zobrazují v přehledném seznamu.

 Výhody

 rychlé vyhledání stolu,
 jednodušší orientace na mobilním zařízení,
 vyšší přehlednost během obsluhy.

 Zobrazení stolů na počítači

Při používání systému na počítači lze využívat grafickou mapu stolů.

Mapa stolů umožňuje:

 vizuální rozmístění stolů,
 jednodušší plánování rajónů,
 rychlou orientaci ve větších provozovnách.

 Doporučené nastavení

Pro většinu restaurací se doporučuje:

 používat samostatné místnosti podle částí provozovny,
 barevně rozlišovat volné a obsazené stoly,
 aktivovat sledování poslední aktivity,
 nastavit upozornění po 10 až 15 minutách nečinnosti,
 přiřadit fiskální zařízení ke konkrétním místnostem.

Takové nastavení poskytuje personálu okamžitý přehled o stavu provozovny a pomáhá zefektivnit obsluhu hostů.

  

 Účtování a nastavení dokladů

POS Mobile umožňuje vytvářet, upravovat a vyúčtovávat doklady přímo u stolu. Obsluha může průběžně přidávat položky, upravovat objednávky, rozdělovat účty nebo zpracovávat platby bez nutnosti návratu k pokladně.

 Přidávání položek na doklad

Po otevření stolu může obsluha přidávat produkty z jednotlivých kategorií.

Ke každé položce je možné:

 přidávat přílohy,
 přidávat doplňky,
 využívat rychlé poznámky,
 zadávat vlastní poznámky.

Po uzavření objednávky se položky automaticky odešlou:

 do bonovací tiskárny,
 na Kitchen Display,
 nebo na jiné výstupní zařízení podle konfigurace provozovny.

 Rychlé poznámky

Rychlé poznámky představují předdefinované instrukce, které se zobrazují u konkrétní položky.

Příklady:

 bez polévky,
 zabalit,
 s ledem,
 bez ledu,
 rare,
 medium,
 well done.

Rychlé poznámky se automaticky přenášejí do kuchyně nebo na Kitchen Display.

 Vlastní poznámky k položkám

Kromě předdefinovaných poznámek může obsluha zadat také vlastní text.

Příklady:

 bez soli,
 extra sýr,
 bez cibule,
 připravit bez alergenů.

Poznámka se zobrazí u konkrétní položky a přenese se na kuchyňský výstup.

 Přílohy a doplňky

K položkám je možné přidávat:

 přílohy,
 omáčky,
 doplňky,
 volitelné ingredience.

 Příklad

Pizza Cardinale

 s cibulí,
 s feferonkami.

Systém eviduje každou kombinaci samostatně, takže kuchyně přesně ví, jak má být produkt připraven.

 Kontrola objednávky

Během účtování je možné zobrazit všechny aktuální položky na dokladu.

Obsluha si tak může:

 ověřit objednávku se zákazníkem,
 zkontrolovat správnost účtování,
 předejít reklamacím.

 Platba a vyúčtování

Doklad je možné vyúčtovat kliknutím na možnost Zaplatit.

Podporované způsoby úhrady:

 hotovost,
 platební karta,
 integrovaný platební terminál,
 další platební prostředky podle konfigurace systému.

 Platba v hotovosti

Při platbě v hotovosti systém automaticky vypočítá částku k vrácení podle přijaté částky.

Výhody:

 rychlejší účtování,
 minimalizace chyb při vracení hotovosti.

 Platba kartou

Při propojení s platebním terminálem se částka přenese automaticky.

Po úspěšné transakci:

1. terminál zpracuje platbu,
2. systém vytiskne doklad,
3. doklad se uzavře.

 Platba bez opětovného oslovení terminálu

V případě technického problému může nastat situace, že:

 platební transakce proběhla,
 zákazníkovi byly strženy peníze,
 pokladní doklad se nevytiskl.

V takovém případě může uživatel s oprávněním manažera nebo majitele vytisknout doklad bez opětovného oslovení terminálu.

 Upozornění

Tato funkce je určena pouze pro oprávněné uživatele.

Nesprávné použití může způsobit vytvoření dokladu bez skutečně provedené platby.

 Odložení rozpracovaného dokladu

Pokud není možné doklad okamžitě uzavřít, lze jej odložit jako rozpracovaný.

Příklady:

 problém s tiskárnou,
 výpadek zařízení.

Doklad zůstane uložen a je možné jej dokončit později.

 Rozdělení účtu

POS Mobile umožňuje rozúčtovat účet přímo u stolu.

Obsluha označí položky, které chce zákazník zaplatit, a následně vytvoří samostatnou platbu.

Příklady:

 každý host platí své položky,
 rozdělení účtu mezi více hostů,
 částečné úhrady.

 Zobrazení označených položek

U větších objednávek je možné zobrazit pouze vybrané položky.

To usnadňuje kontrolu účtu před jeho vyúčtováním.

 Práce s více doklady

Na jednom stole může existovat více samostatných dokladů.

Příklady využití:

 jídlo a alkohol odděleně,
 různé skupiny hostů,
 firemní akce,
 teambuildingy.

Každý doklad může mít vlastní název.

Příklady:

 Jídlo
 Nápoje
 Alkohol
 Firma
 Soukromá spotřeba

Díky tomu má obsluha okamžitý přehled o tom, kam má jednotlivé položky účtovat.

 Osamostatnění položek

Vybrané položky je možné přesunout do nového dokladu.

Příklad:

Skupina hostů se přesune k jinému stolu nebo chce samostatný účet.

Systém vytvoří nový doklad obsahující pouze označené položky.

 Přesun dokladu

Doklady je možné přesouvat:

 mezi stoly,
 mezi místnostmi,
 mezi jednotlivými částmi provozovny.

 Vyhledávání produktů

Produkty je možné vyhledávat:

 podle názvu,
 podle PLU kódu.

Fulltextové vyhledávání výrazně zrychluje práci v provozovnách s rozsáhlým sortimentem.

 Osoby na dokladu

Systém umožňuje účtovat položky jednotlivým osobám.

Příklady:

 host 1,
 host 2,
 host 3.

Výhody:

 jednodušší rozdělení účtu,
 lepší orientace u větších skupin.

Některé provozovny používají osoby také pro označení chodů:

 1. chod – polévky,
 2. chod – hlavní jídla,
 3. chod – dezerty.

Takovéto rozdělení se přenáší také na bonovací výstupy pro kuchyni.

 Předběžný účet

POS Mobile umožňuje vytisknout předběžný účet bez uzavření dokladu.

Vhodné pro:

 skupinové akce,
 oslavy,
 firemní akce,
 průběžnou kontrolu spotřeby.

 Doporučení

Předběžné účty doporučujeme tisknout přes bonovací tiskárnu.

Výhody:

 nevytváří zbytečné záznamy v chráněném datovém úložišti,
 šetří životnost fiskálního zařízení.

 Slevy

Uživatelé s příslušným oprávněním mohou zadávat:

 slevu na položku,
 slevu na celý doklad.

Příklady:

 10 % sleva na steak,
 20 % sleva na celý účet.

Při slevě na položku se sleva automaticky aplikuje také na související přílohy a doplňky.

 Kupóny a kampaně

Systém podporuje:

 slevové kupóny,
 věrnostní kampaně,
 automatické akce.

Příklady:

 2 + 1 zdarma,
 3 + 1 zdarma,
 zvýhodněné menu,
 individuální zákaznické slevy.

 Automatické kupóny

Při splnění podmínek kampaně může systém automaticky aplikovat slevu bez zásahu obsluhy.

 Zjednodušení dokladu

Funkce zjednodušení dokladu seskupí stejné položky do jednoho řádku.

Příklad:

Místo:

 Polévka
 Polévka
 Polévka

se zobrazí:

 Polévka × 3

Výsledkem je přehlednější doklad pro obsluhu i zákazníka.

 Kontakty a věrnostní systém

K dokladu je možné přiřadit zákaznický kontakt.

Využití:

 individuální slevy,
 věrnostní programy,
 evidence firemních zákazníků,
 evidence interních zaměstnaneckých benefitů.

Po přiřazení kontaktu může systém automaticky aplikovat nastavené slevy nebo výhody.

 Refundace

Refundaci je možné provést:

 z konkrétního dokladu,
 ručním vytvořením refundace.

 Doklad emailem

Pokud fiskální zařízení podporuje odesílání dokladů emailem, je možné zadat emailovou adresu zákazníka a odeslat mu doklad elektronicky.

Tato funkcionalita snižuje spotřebu papíru a zvyšuje komfort zákazníka.

 

 Řazení položek, navázané kategorie a rychlé poznámky

POS Mobile umožňuje přizpůsobit způsob zobrazování produktů v prodeji tak, aby byl co nejefektivnější pro konkrétní provozovnu.

Administrátor může:

 vytvářet navázané kategorie,
 nastavovat rychlé poznámky,
 měnit pořadí produktů v kategoriích,
 vytvářet předdefinované doplňky a přílohy.

 Navázané kategorie

Navázané kategorie umožňují automaticky zobrazovat související produkty po výběru hlavní položky.

 Příklad

Po výběru pizzy se automaticky zobrazí:

 přílohy,
 omáčky,
 nápoje,
 doplňkové ingredience.

Díky tomu může obsluha rychle doplnit objednávku bez nutnosti ručního vyhledávání dalších produktů.

 Nastavení navázané kategorie

1. Otevřete menu Karty a kategorie.
2. Vyberte požadovanou kategorii.
3. V části navázaných kategorií přidejte kategorii, kterou chcete zobrazovat jako doplněk.
4. Uložte nastavení.

 Důležité upozornění

Každá kategorie, která má fungovat jako doplňková kategorie, musí mít aktivované nastavení:

Kategorie příloh

Příklady doplňkových kategorií:

 Přílohy
 Omáčky
 Nápoje
 Doplňky k pizze
 Extra ingredience

Bez aktivace této možnosti se kategorie nebude při prodeji automaticky zobrazovat.

 Rychlé poznámky

Rychlé poznámky představují nejčastěji používané pokyny pro konkrétní položku.

Příklady:

 bez sýra,
 sýr navíc,
 bez cibule,
 extra pálivé,
 bez soli,
 rare,
 medium,
 well done.

Během prodeje stačí vybrat požadovanou poznámku bez nutnosti ručního psaní.

 Nastavení rychlých poznámek

1. Otevřete kartu produktu.
2. Přejděte do části Rozšířená nastavení.
3. Do pole pro rychlé poznámky zadejte jednotlivé možnosti oddělené čárkou.
4. Uložte kartu.

 Příklad

sýr navíc, bez sýra

Systém automaticky vytvoří dvě samostatné poznámky:

 sýr navíc
 bez sýra

 Výhody rychlých poznámek

 rychlejší zadávání objednávek,
 méně překlepů,
 jednotné pokyny pro kuchyni,
 vyšší přesnost přípravy jídel.

 Řazení položek v prodeji

Ve výchozím nastavení systém zobrazuje produkty podle názvu v abecedním pořadí.

Administrátor však může zvolit i jiné způsoby řazení.

 Možnosti řazení

 podle názvu,
 podle PLU kódu,
 podle kódu karty,
 vlastní pořadí.

 Vlastní pořadí položek

Vlastní pořadí umožňuje seřadit produkty podle potřeb provozovny.

 Příklad

V kategorii Pizza XL může být pořadí:

1. Cardinale
2. Margherita
3. Prosciutto
4. Quattro Formaggi
5. Al Tonno

Namísto abecedního řazení se zobrazí v pořadí, které určí provozovna.

 Nastavení vlastního pořadí

1. Otevřete kategorii produktů.
2. V části Řazení karet vyberte možnost Vlastní pořadí.
3. Otevřete nastavení pořadí.
4. Přesuňte produkty do požadovaného pořadí pomocí funkce drag & drop.
5. Uložte pořadí.
6. Uložte kategorii.

Po uložení se nové pořadí okamžitě projeví v prodeji.

 Kdy používat vlastní pořadí

Doporučuje se zejména pro:

 nejprodávanější produkty,
 denní menu,
 akční produkty,
 sezónní nabídky,
 kategorie s velkým počtem položek.

Nejprodávanější produkty mohou být umístěny na začátku seznamu, čímž se zrychlí práce obsluhy.

 Doporučené nastavení

Pro většinu gastronomických provozoven se doporučuje:

 využívat navázané kategorie pro přílohy a doplňky,
 vytvořit rychlé poznámky pro nejčastější požadavky hostů,
 nastavit vlastní pořadí nejprodávanějších produktů,
 seskupit produkty podle logiky obsluhy, nikoli podle abecedy.

Správně nastavené kategorie, přílohy a pořadí produktů dokážou výrazně urychlit zadávání objednávek a snížit počet chyb při obsluze hostů.

  

 Modul Více

Modul Více poskytuje rozšířené funkce pro správu stolů, dokladů a zákazníků. Umožňuje efektivně pracovat s více doklady, přesouvat účty, slučovat objednávky nebo spravovat rozpracované a archivované doklady.

 Přidání nového dokladu

Na jednom stole může existovat více samostatných dokladů.

 Příklady využití

 samostatný účet za jídlo,
 samostatný účet za alkohol,
 rozdělení účtu mezi skupiny hostů,
 firemní a soukromé výdaje u jednoho stolu.

Každý doklad může mít vlastní název pro jednodušší orientaci.

 Odstranění dokladu

Doklad je možné odstranit pouze v případě, že neobsahuje položky odeslané do kuchyně nebo na bonovací tiskárnu.

Pokud již byly položky odeslány:

1. nejprve je potřeba odstranit jednotlivé položky,
2. následně je možné odstranit celý doklad.

Tato ochrana zabraňuje situaci, kdy by byla objednávka odstraněna bez vědomí kuchyně.

 Obnovení cen a DPH

Pokud se během otevřeného dokladu změní:

 ceny produktů,
 sazby DPH,

je možné doklad aktualizovat pomocí funkce Obnovit.

Systém přepočítá všechny položky podle aktuálního nastavení.

 Přesun dokladu

Doklady je možné přesouvat:

 mezi stoly,
 mezi místnostmi,
 mezi jednotlivými částmi provozovny.

 Příklad

Hosté se přesunou z restaurace na terasu.

Obsluha:

1. otevře doklad,
2. zvolí možnost Přesun,
3. vybere novou místnost,
4. vybere nový stůl.

Všechny položky zůstanou zachovány.

 Informace o dokladu

U každého dokladu se zobrazuje:

 aktuální částka,
 počet položek,
 čas otevření dokladu,
 název stolu,
 číslo dokladu.

Obsluha má okamžitý přehled o stavu objednávky.

 Sloučení dokladů

Více dokladů je možné sloučit do jednoho.

 Příklad

Dvě skupiny hostů se rozhodnou zaplatit společně.

 Postup

1. zvolit funkci Sloučit doklady,
2. vybrat cílový doklad,
3. vybrat doklad, který se má připojit,
4. potvrdit sloučení.

Systém spojí všechny položky do jednoho dokladu.

Pro zachování přehlednosti zůstávají položky rozdělené podle osob nebo původních dokladů.

 Rychlá platba

Funkce Zaplatit okamžitě otevře obrazovku pro vyúčtování dokladu bez nutnosti dalších kroků.

 Funkce „Zákazník“

Funkce slouží k upozornění obsluhy na nového hosta.

 Využití v rajónech

Pokud má provozovna rozdělené rajóny mezi více číšníků, může jeden číšník upozornit kolegu, že u konkrétního stolu přibyl nový zákazník.

Výsledek:

 kolega obdrží notifikaci,
 může okamžitě reagovat,
 obsluha hostů se zrychlí.

 Zákazníci připojení přes QR kód

Pokud provozovna využívá:

 Inteligentní stoly,
 QR objednávání,

systém zobrazuje zařízení připojená ke konkrétnímu stolu.

Obsluha může:

 identifikovat připojené zákazníky,
 sledovat aktivitu zařízení,
 zablokovat konkrétní zařízení.

 Blokování zařízení

V případě zneužívání QR objednávání může obsluha zařízení zablokovat.

Příklady:

 opakované přivolávání obsluhy,
 nežádoucí objednávky,
 nevhodné používání systému.

 Výdej položek

Funkce je určena především pro provozovny využívající Kitchen Display.

Po předání jídla hostovi může obsluha označit položky jako vydané.

Výsledek:

 položky zmizí z kuchyňského displeje,
 kuchyně má aktuální přehled o stavu objednávek.

 Režim „K výdeji“

Funkce uzamkne doklad a připraví jej k vyúčtování.

Po aktivaci:

 není možné přidávat nové položky,
 doklad je připraven k platbě.

 Odemknutí dokladu

Pokud je potřeba pokračovat v účtování:

1. otevřete podrobnosti dokladu,
2. zrušte zámek,
3. pokračujte v přidávání položek.

 QR kód stolu

U každého stolu je možné zobrazit QR kód určený pro zákazníky.

Po naskenování QR kódu může host:

 prohlížet nabídku,
 vytvářet objednávky,
 přivolat obsluhu,
 využívat další funkce podle nastavení systému.

 Rozpracované doklady

Rozpracované doklady vznikají v situaci, kdy není možné okamžitě dokončit prodej.

Příklady:

 problém s tiskárnou,
 technická porucha zařízení.

Doklady zůstávají uloženy a je možné je později:

 otevřít,
 upravit,
 dokončit prodej.

 Vyúčtované doklady

V seznamu vyúčtovaných dokladů jsou dostupné všechny ukončené doklady vytvořené u daného stolu.

Využití:

 kontrola prodeje,
 vyhledání účtu,
 refundace dokladu,
 řešení reklamací.

 Archiv dokladů

Systém automaticky archivuje dlouhodobě otevřené doklady.

 Automatická archivace

Doklady bez aktivity déle než 35 dnů se automaticky přesunou do archivu.

Důvody:

 vyšší výkon systému,
 rychlejší načítání dat,
 přehlednější prostředí.

 Obnovení dokladu z archivu

Archivovaný doklad je možné:

1. vyhledat v archivu,
2. otevřít,
3. obnovit do aktivního stavu,
4. pokračovat v práci nebo jej vyúčtovat.

 Automatické odstranění

Pokud se s archivovaným dokladem dlouhodobě nepracuje, systém jej po uplynutí definované doby automaticky odstraní.

Před odstraněním může systém odeslat upozornění na email nastavený v systému.

 Filtr starých dokladů

Doklady otevřené déle než 40 dnů jsou ve výchozím nastavení skryté.

Výhody:

 vyšší přehlednost,
 rychlejší práce obsluhy,
 lepší výkon systému.

Uživatel je může kdykoli zobrazit pomocí filtru.

 Odemknutí stolu

Systém chrání doklady před současnou úpravou z více zařízení.

Pokud má stůl otevřený jiný uživatel, další uživatel jej standardně nemůže upravovat.

Uživatel s příslušným oprávněním může využít funkci Odemknout a převzít kontrolu nad dokladem.

 Výhody

 zabraňuje konfliktům při současné práci,
 předchází ztrátě údajů,
 zvyšuje bezpečnost účtování.

 Doporučené využití modulu Více

Modul Více doporučujeme používat zejména pro:

 správu více dokladů u jednoho stolu,
 přesun hostů mezi stoly,
 slučování účtů,
 práci s QR objednáváním,
 správu rozpracovaných dokladů,
 archivaci dlouhodobě otevřených účtů.

Správné využívání těchto funkcí výrazně zjednodušuje práci obsluhy a pomáhá udržovat pořádek v provozovně.

  

 Refundace dokladů a změna platidla

POS Mobile umožňuje jednoduše provádět refundace dokladů, měnit způsob úhrady a řešit situace, kdy zákazník po vytištění dokladu změní způsob platby.

 Refundace dokladu

Refundace slouží ke stornování již vyúčtovaného dokladu nebo jeho části.

 Nejčastější důvody refundace

 reklamace produktu,
 vrácení zboží,
 chybně zaúčtovaný produkt,
 nesprávně vytvořený doklad.

 Refundace ze seznamu dokladů

1. Otevřete nabídku Doklady.
2. Vyhledejte požadovaný doklad.
3. Klikněte na Více.
4. Zvolte možnost Refundace.
5. Potvrďte refundaci.

Systém automaticky předvyplní údaje z původního dokladu.

 Refundace z vyúčtovaných dokladů u stolu

Refundaci je možné provést také přímo od stolu.

1. Otevřete stůl.
2. Přejděte do sekce Vyúčtované doklady.
3. Vyberte požadovaný doklad.
4. Klikněte na Více → Refundace.
5. Potvrďte refundaci.

Tato možnost je vhodná zejména v případech, kdy obsluha ví, u kterého stolu byl doklad vytvořen.

 UID dokladu při refundaci

Pokud se refundace provádí přímo z původního dokladu:

 systém automaticky načte potřebné údaje,
 minimalizuje se riziko chyby,
 proces je výrazně rychlejší.

Z tohoto důvodu doporučujeme refundovat doklady vždy z původního vyúčtovaného dokladu.

 Refundace a platební terminál

Některé platební terminály podporují automatické storno platby.

Je však potřeba počítat s tím, že:

 ne všechny terminály tuto funkci podporují,
 některé banky mají storno z bezpečnostních důvodů zakázané,
 postup se může lišit podle poskytovatele terminálu.

V takových případech může být potřeba provést refundaci v hotovosti nebo podle interních pravidel provozovny.

 Změna platidla

Změna platidla slouží k opravě způsobu úhrady po vytištění dokladu.

 Typický scénář

Zákazník oznámí obsluze:

 
 
 „Zaplatím v hotovosti.“
 

Po vytištění dokladu však zjistí, že chce platit kartou.

V takovém případě není potřeba vytvářet nový doklad ani provádět refundaci.

Stačí použít funkci Změna platidla.

 Postup změny platidla

1. Otevřete vyúčtovaný doklad.
2. Klikněte na Více.
3. Vyberte možnost Upravit.
4. Zvolte Změna platidla.
5. Vyberte nový způsob úhrady.
6. Doklad znovu uzavřete.

Systém automaticky přepíše způsob úhrady.

 Podporované změny

Příklady:

 hotovost → platební karta,
 platební karta → hotovost,
 hotovost → terminál,
 terminál → hotovost.

Podpora konkrétních platidel závisí na konfiguraci provozovny.

 Důležitá omezení

Změna platidla nemusí být možná v případech, kdy:

 doklad obsahuje centové vyrovnání,
 byla použita specifická sleva,
 vznikly rozdíly v zaokrouhlování.

V takových situacích systém změnu neumožní.

Změna platidla:

 nemění fiskální doklad,
 nemění evidovanou tržbu.

Finanční správa eviduje celkovou výši tržby bez ohledu na způsob úhrady.

 Příklad

Denní tržba:

 3000 Kč kartou,
 2000 Kč v hotovosti.

Pro finanční správu představuje celkovou tržbu ve výši 500 Kč.

 Proč je změna platidla důležitá

Správně nastavené platidlo zajišťuje:

 správný stav hotovosti v pokladně,
 správné uzávěrky,
 správné vyhodnocení plateb kartou,
 eliminaci rozdílů při inventuře pokladny.

Pokud by se platidlo neopravilo, mohlo by dojít k:

 manku v hotovosti,
 nesprávnému zůstatku na terminálu,
 nepřesným uzávěrkám.

 Alternativní řešení při nemožnosti změny platidla

Pokud systém neumožní změnu platidla z důvodu zaokrouhlování nebo speciálních slev, doporučuje se následující postup:

1. Vytvořit kopii dokladu.
2. Vyúčtovat nový doklad správným způsobem platby.
3. Původní doklad refundovat.

Tím zůstane zachována správná evidence tržeb i způsobu úhrady.

 Doporučené postupy

Doporučujeme:

 refundovat doklady přímo z původního dokladu,
 používat změnu platidla místo ručních oprav,
 před refundací ověřit možnosti platebního terminálu,
 pravidelně kontrolovat uzávěrky a zůstatky platidel.

Správné používání refundací a změny platidla minimalizuje chyby v účtování a usnadňuje práci obsluhy i manažerů provozovny.

  

 Pokladní úkony, vklady, výběry a uživatelské uzávěrky

Sekce Pokladní úkony slouží ke správě hotovosti v pokladně, evidenci vkladů a výběrů, kontrole tržeb a provádění uživatelských uzávěrek.

Tato sekce poskytuje přehled o všech finančních operacích provedených od poslední uzávěrky.

 Přehled pokladních operací

V pokladních úkonech je možné sledovat:

 celkovou tržbu,
 hotovostní platby,
 platby kartou,
 vklady do pokladny,
 výběry z pokladny,
 refundace a storno operace,
 údaje podle jednotlivých uživatelů.

Údaje je možné filtrovat podle konkrétního uživatele nebo zobrazovat souhrnně za celou provozovnu.

 Vklad do pokladny

Vklad slouží k zaevidování počáteční hotovosti v pokladně.

 Nejčastěji se používá

 na začátku pracovní směny,
 při doplnění pokladní hotovosti během dne,
 při vložení drobných na vracení.

 Postup

1. Otevřete nabídku Pokladní úkony.
2. Klikněte na Vklad.
3. Zadejte částku.
4. Volitelně doplňte poznámku.
5. Potvrďte operaci.

 Příklad

Počáteční stav pokladny:

 1000 Kč v hotovosti.

Obsluha provede vklad ve výši 1000 Kč;, aby systém správně evidoval počáteční stav pokladny.

 Doporučení

U vyšších částek doporučujeme doplnit také poznámku s důvodem vkladu.

 Výběr z pokladny

Výběr slouží k zaevidování odchodu hotovosti z pokladny.

 Nejčastější využití

 úhrada faktur dodavatelům,
 odvod tržby,
 nákup materiálu,
 přesun hotovosti do trezoru.

 Postup

1. Otevřete nabídku Pokladní úkony.
2. Klikněte na Výběr.
3. Zadejte částku.
4. Doplňte důvod výběru.
5. Potvrďte operaci.

 Příklad

Výběr:

 500 Kč

Poznámka:

 Úhrada faktury dodavatele nápojů.

 Doporučení

Při každém výběru doporučujeme vyplnit důvod operace, aby byla evidence financí přehledná a snadno kontrolovatelná.

 Přehled tržeb

Systém zobrazuje přehled tržeb za období od poslední uživatelské uzávěrky.

Údaje jsou rozděleny podle:

 uživatelů,
 způsobu platby,
 vkladů,
 výběrů,
 refundací.

Díky tomu je možné jednoduše zkontrolovat finanční stav každé směny.

 Hotovost

Sloupec Hotovost zobrazuje:

 přijaté hotovostní platby,
 vklady,
 výběry,
 refundace.

Výsledná částka představuje očekávaný stav hotovosti v pokladně.

Při fyzické kontrole pokladny by hotovost měla odpovídat hodnotě uvedené v systému.

 Platby kartou

Systém samostatně eviduje také platby provedené:

 platebním terminálem,
 integrovanými platebními řešeními.

Výsledná částka by měla odpovídat údajům z platebního terminálu nebo bankovního systému.

 Uživatelské uzávěrky

POS Mobile umožňuje provádět uzávěrky:

 za konkrétního uživatele,
 za více uživatelů současně,
 za celou provozovnu.

Tato funkce se nejčastěji využívá při předávání směny nebo na konci pracovního dne.

 Co obsahuje uzávěrka

Uzávěrka zobrazuje:

 celkový obrat,
 hotovostní tržby,
 tržby kartou,
 vklady,
 výběry,
 refundace,
 stav pokladny.

Obsluha si může jednoduše ověřit, zda finanční stav odpovídá skutečné hotovosti.

 Vytištění předběžné uzávěrky

Před provedením uzávěrky je možné vytisknout přehled tržeb.

 Doporučení

Předběžnou uzávěrku doporučujeme tisknout na:

 bonovací tiskárnu,
 interní provozní tiskárnu.

Nedoporučuje se používat fiskální zařízení, protože se jedná pouze o interní provozní dokument.

 Provedení uživatelské uzávěrky

Postup:

1. Otevřete nabídku Pokladní úkony.
2. Zkontrolujte stav hotovosti a plateb.
3. Klikněte na Uživatelská uzávěrka.
4. Potvrďte provedení uzávěrky.

Po potvrzení systém uzávěrku zaeviduje.

V systému POS Mobile je uživatelská uzávěrka chápána jako:

 ukončení směny,
 uzavření evidence uživatele,
 výběr hotovosti z pokladny.

Po provedení uzávěrky se finanční operace v systému vynulují a začíná nové období.

 Začátek nového dne

Po provedení uzávěrky se doporučuje:

1. provést nový vklad,
2. zaevidovat počáteční hotovost,
3. zahájit novou směnu.

Tím je zajištěna správná evidence pokladní hotovosti.

 Historie uzávěrek

Všechny provedené uzávěrky zůstávají uloženy v systému.

Uživatel může:

 vyhledávat historické uzávěrky,
 filtrovat podle data,
 opakovaně vytisknout uzávěrku,
 kontrolovat starší finanční období.

Tato funkce je užitečná při:

 kontrole tržeb,
 interních auditech,
 účetních kontrolách,
 řešení reklamací nebo nesrovnalostí.

 Doporučené postupy

Pro správnou evidenci financí doporučujeme:

 každý den provést počáteční vklad,
 evidovat všechny výběry z pokladny,
 doplňovat důvody výběrů,
 pravidelně provádět uživatelské uzávěrky,
 porovnávat stav pokladny se systémem,
 archivovat vytištěné uzávěrky podle interních pravidel provozovny.

Správné používání pokladních úkonů zajišťuje přesnou evidenci hotovosti, jednodušší předávání směn a lepší kontrolu finančních toků v provozovně.