Online webinár: Skladové hospodárstvo Spoznajte prepracované moduly systému iKelp POS Mobile pre podporu vášho podnikania | | | | Pozrite si aj ďalšie časti: | | | | | | Textový súhrn webináru: Skladové hospodárstvo Príjemka klasické naskladnenie tovaru Vo webinári zobrazené v minutáži 1:18 – 17:15 Príjemka slúži na zaevidovanie prijatého tovaru alebo materiálu na sklad. Prostredníctvom príjemky sa aktualizujú skladové zásoby a evidujú nákupné ceny produktov. Prístup k vytváraniu príjemok majú používatelia s oprávnením pre skladové hospodárstvo, najčastejšie: majiteľ, manažér, poverený skladník, používateľ s oprávnením správy skladu. Kde nájdete príjemky Postup: 1. Kliknite na Menu 2. Otvorte Sklad 3. Zobrazí sa zoznam skladových dokladov V zozname môžete filtrovať jednotlivé typy dokladov: príjemky, výdajky, výrobu, inventúry, SBL doklady, ďalšie skladové operácie. Typy príjmov na sklad Systém umožňuje vytvárať viacero typov príjemok podľa spôsobu obstarania tovaru. Nákup tovaru faktúrou Najčastejší spôsob príjmu. Používa sa pri: faktúrach od dodávateľov, pravidelných závozoch, veľkoobchodných nákupoch. Nákup tovaru pokladničným dokladom Používa sa pri nákupe na: pokladničný blok, nákup v obchodných reťazcoch, jednorazové nákupy. Nákup tovaru dodacím listom Vhodné v prípade, ak: tovar príde na dodací list, faktúra bude doručená neskôr. Nákup tovaru zbernou faktúrou Používa sa pri pravidelných dodávkach, ktoré sa následne fakturujú jednou súhrnnou faktúrou. Inventúrny príjem Slúži na korekciu skladu. Použitie: nájdený tovar po inventúre, oprava skladových rozdielov, doplnenie chýbajúcich stavov. Výroba – príjem Používa sa pri príjme výrobkov vytvorených vlastnou výrobou. Príklady: vlastné polotovary, omáčky, pizza cesto, dezerty. Skladový príjem Používa sa najmä: pri prechode z iného systému, pri prvotnom založení skladu, ak nie je k dispozícii pôvodný nákupný doklad. Vytvorenie novej príjemky Pri vytváraní príjemky je potrebné vyplniť základné údaje dokladu. Dodávateľ Ak je dodávateľ už uložený v systéme, stačí ho vybrať zo zoznamu. Príklad: Metro LUNYS Bidfood Vytvorenie nového dodávateľa Ak dodávateľ v systéme neexistuje: 1. Zadajte názov dodávateľa. 2. Kliknite na Vytvoriť nový kontakt. Odporúča sa vyplniť: obchodný názov, IČO, DIČ, IČ DPH. Dodávateľ alkoholu Ak dodávateľ dodáva alkohol, je potrebné vyplniť: SBL číslo Bez správne vyplneného SBL čísla nebude možné vytvoriť SBL výkaz. Referenčné číslo dokladu Do poľa sa zadáva: číslo faktúry, číslo pokladničného dokladu, číslo dodacieho listu. Príklad: 20260098 Vďaka tomu možno príjemku jednoducho dohľadať pri kontrole alebo reklamácii. Dátumy na príjemke Dátum vystavenia Dátum uvedený na faktúre alebo dodacom liste. Dátum dodania Najdôležitejší dátum príjemky. Práve podľa tohto dátumu systém naskladňuje tovar. Dôležité upozornenie: Ak bol tovar dodaný včera, ale príjemku vytvárate dnes, nastavte správny dátum dodania. Nesprávne nastavený dátum môže spôsobiť: rozdiely pri inventúrach, nesprávne skladové stavy, problémy pri spätných kontrolách. Dátum splatnosti Vyplňuje sa podľa prijatej faktúry. Stav príjemky Stav slúži najmä na internú evidenciu. Najčastejšie používané stavy: Zapísaná Vybavená Pozor Stav „Pozor“ Vhodné pri: reklamácii tovaru, nesprávnej cene, nedodanom množstve, inom probléme s dodávkou. Do poznámky môžete uviesť dôvod. Príklad: Dodávateľ nedodal objednané množstvo. Uhradenosť Má informatívny charakter. Možno nastaviť: uhradená, neuhradená. Zamknutie dokladu Príjemku je možné uzamknúť. Po uzamknutí ju používateľ bez oprávnenia na odomykanie nebude môcť meniť. Výhody: ochrana pred neúmyselnými zmenami, vyššia kontrola nad skladom, bezpečnejšia evidencia. Pridávanie položiek do príjemky Po vytvorení hlavičky dokladu môžete pridávať produkty. Zadanie množstva Príklad: CocaCola 330 ml 26 ks Nákupná cena Možno zadať: Cena za kus Príklad: 0,60 € bez DPH Systém automaticky vypočíta celkovú hodnotu. Celková cena za položku Príklad: 17 € bez DPH Systém automaticky vypočíta cenu za jeden kus. DPH pri príjemke Platiteľ DPH Zadáva cenu bez DPH. Neplatiteľ DPH Zadáva cenu s DPH. DPH je možné pri konkrétnej položke upraviť manuálne. Zľavy na položkách Pri položke možno nastaviť zľavu. Príklad: 10 % zľava od dodávateľa Systém automaticky prepočíta výslednú cenu. Kontrola nákupnej ceny Pri každej položke systém zobrazuje: aktuálnu nákupnú cenu, predchádzajúcu nákupnú cenu, predajnú cenu, maržu, zisk. Vďaka tomu možno jednoducho sledovať vývoj nákupných cien a porovnávať ponuky dodávateľov. Príjem alkoholu Pri alkohole sa odporúča prijímať skladové karty typu: Fľaša Nie: Surovina Dôvodom je evidencia podľa SBL. Príklad: Správne: Jack Daniel's 1 l – fľaša Nesprávne: Jack Daniel's otvorená fľaša – surovina Vytvorenie novej skladovej karty počas príjmu Ak produkt ešte neexistuje: 1. Napíšte jeho názov. 2. Kliknite na Nová karta. 3. Vyplňte údaje. 4. Uložte kartu. Následne ju môžete okamžite zaradiť do príjemky bez nutnosti opustiť doklad. Kontrola celkovej sumy dokladu Pred uložením príjemky odporúčame skontrolovať: cenu bez DPH, cenu s DPH, počet položiek, množstvá. Ak vznikne rozdiel spôsobený zaokrúhľovaním, môžete využiť funkciu: Nástroje → Prepočet celkovej ceny dokladu Systém automaticky rozpočíta rozdiel medzi položky tak, aby sa čo najviac priblížil hodnote uvedenej na faktúre. Úprava existujúcej príjemky Príjemku je možné kedykoľvek otvoriť: Viac → Upraviť Možno meniť: množstvá, ceny, dátumy, poznámky. Systém následne automaticky prepočíta skladové stavy aj spätne. Nie je potrebné vytvárať opravné výdajky ani novú príjemku. Storno a vymazanie príjemky Vymazanie dokladu Vymazať možno iba posledný vytvorený skladový doklad. Po vymazaní doklad úplne zmizne. Storno dokladu Ak už boli vytvorené ďalšie doklady, príjemku nie je možné vymazať. Možno ju iba stornovať. Pri storne: doklad zostáva v evidencii, je označený ako stornovaný, neovplyvňuje skladové hospodárstvo. Dôležité: Stornovaný doklad nie je možné odstrániť ani technickou podporou. Slúži na zachovanie správnej nadväznosti skladových dokladov a číselných radov. Odporúčania pre prácu s príjemkami Vždy kontrolujte dátum dodania. Pri dodávateľoch alkoholu vyplňte SBL číslo. Pravidelne sledujte zmeny nákupných cien. Pri reklamáciách využívajte stav „Pozor“ a poznámky. Doklady po kontrole uzamykajte. Pred väčšími úpravami si skontrolujte správnosť množstiev a cien. Ak je potrebné opraviť staršiu príjemku, upravte ju priamo – nie je nutné vytvárať kompenzačné doklady. Príjemka – import elektronického dodacieho listu Vo webinári zobrazené v minutáži 17:17 – 28:38 Okrem manuálneho vytvárania príjemok umožňuje systém aj import elektronických dodacích listov a faktúr. Táto funkcionalita výrazne zrýchľuje naskladňovanie tovaru, najmä pri dodávkach s väčším počtom položiek. Import elektronických dokladov je vhodný najmä pre prevádzky, ktoré pravidelne prijímajú tovar od veľkoobchodov a dodávateľov poskytujúcich elektronické dodacie listy alebo faktúry. Dôležité: Modul importu elektronických dodacích listov nie je štandardne aktivovaný pre všetkých používateľov. Ak chcete túto funkcionalitu využívať, kontaktujte obchodné oddelenie spoločnosti iKelp na adrese obchod@ikelp.com. Podporovaní dodávatelia a formáty súborov Systém podporuje import elektronických dokladov od viacerých dodávateľov a fakturačných systémov. Import sa vykonáva prostredníctvom súborov vo formáte: CSV XML Ak váš dodávateľ nie je v zozname podporovaných integrácií, odporúča sa od neho vyžiadať elektronický dodací list alebo faktúru vo formáte CSV alebo XML vrátane popisu jednotlivých stĺpcov. Takýto súbor následne odošlite na technickú podporu, ktorá môže pripraviť novú integráciu pre konkrétneho dodávateľa. Postup importu elektronického dodacieho listu 1. Otvorte modul Sklad. 2. Vytvorte novú príjemku typu Nákup tovaru faktúrou. 3. Kliknite na možnosť Nahrať položky zo súboru. 4. Vyberte dodávateľa alebo fakturačný systém. 5. Zvoľte súbor z počítača. 6. Kliknite na Import. Po importe systém automaticky načíta údaje z dokladu. Najčastejšie sa automaticky vyplní: referenčné číslo dokladu, číslo faktúry, dátum vystavenia, dátum dodania, dátum splatnosti. Následne môžete doplniť interné informácie, napríklad: stav dokladu, uhradenosť, poznámku. Prvé párovanie položiek Pri prvých importoch je potrebné počítať s tým, že systém nemusí automaticky rozpoznať všetky produkty. Dôvodom je, že dodávateľ môže používať iné názvy produktov, ako máte vytvorené vo svojom systéme. Príklad Dodávateľ: Ruskov múka 1 kg hladká Vaša skladová karta: Múka hladká extra špeciál Systém nedokáže automaticky určiť, že ide o rovnaký produkt, preto je potrebné vykonať prvé spárovanie manuálne. Odporúčanie: Prvé importy bývajú časovo náročnejšie. Po vytvorení väzieb si systém párovanie zapamätá a pri ďalších dodávkach bude väčšinu položiek rozpoznávať automaticky. Ako rozpoznať nespárované položky Položky, ktoré systém nedokázal automaticky priradiť k existujúcej skladovej karte, sú označené žltým symbolom +. Pri takýchto položkách môžete: vytvoriť novú skladovú kartu, spárovať položku s existujúcou kartou. Spárovanie s existujúcou kartou 1. Otvorte detail položky. 2. Vyhľadajte správnu skladovú kartu. 3. Potvrďte prepojenie. Systém si väzbu uloží a pri ďalších importoch ju použije automaticky. Vytvorenie novej skladovej karty počas importu Ak produkt v databáze ešte neexistuje, môžete ho vytvoriť priamo počas importu. Postup: 1. Kliknite na žlté plus. 2. Zvoľte možnosť vytvorenia novej karty. 3. Vyplňte základné údaje. 4. Uložte kartu. Nová karta sa okamžite použije v importovanej príjemke. Práca s rôznymi mernými jednotkami Častou situáciou je rozdiel medzi mernou jednotkou dodávateľa a spôsobom evidencie suroviny vo vašom sklade. Príklad – čučoriedky Dodávateľ dodáva: 8 vaničiek po 125 g Vo faktúre je teda uvedené: 8 ks Vo vašom sklade však evidujete: Čučoriedky – kilogramy V takom prípade je potrebné vytvoriť pomocnú skladovú kartu a nastaviť výrobu. Postup 1. Vytvorte skladovú kartu typu Tovar. 2. Nastavte mernú jednotku na kusy. 3. Prejdite do sekcie Výroba. 4. Zadajte množstvo obsahu balenia. 5. Priraďte skladovú surovinu. 6. Aktivujte možnosť Automatická výroba suroviny pri príjme. Pri importe systém automaticky: prijme balenia na skladovú kartu, vykoná výdaj z tejto karty, prepočíta množstvo na surovinu, naskladní správne množstvo suroviny. Príklad prepočtu Dodávka: 8 ks × 125 g Výsledok: 1 kg čučoriedok na sklade surovín Príklad – cherry paradajky Dodávateľ dodáva: 1 balenie = 2,5 kg Vo vašom sklade evidujete paradajky ako surovinu v kilogramoch. Postup je rovnaký: 1. Vytvoríte pomocnú kartu typu Tovar. 2. Nastavíte mernú jednotku kus. 3. Vo výrobe zadáte objem 2,5 kg. 4. Prepojíte ju so surovinou Cherry paradajky. 5. Zapnete automatickú výrobu pri príjme. Po importe sa automaticky naskladní správne množstvo suroviny. Automatická výroba pri príjme Táto funkcionalita slúži na automatický prepočet balení dodávateľa na interné skladové suroviny. Po uložení príjemky systém automaticky vytvorí: príjem na skladovú kartu, výdaj zo skladovej karty, príjem na kartu suroviny. Vďaka tomu máte v sklade evidované presne tie suroviny, ktoré používate v receptúrach. Nie je potrebné vykonávať žiadne manuálne prepočty. Kontrola importovanej príjemky Pred uložením odporúčame skontrolovať: správnosť spárovania položiek, množstvá, nákupné ceny, DPH, dátumy dokladu. Po potvrdení systém vytvorí príjemku a vykoná všetky potrebné skladové operácie. Výhody elektronických dodacích listov výrazné zrýchlenie naskladňovania, eliminácia ručného prepisovania položiek, nižšie riziko chýb pri zadávaní cien a množstiev, automatické párovanie produktov pri ďalších dodávkach, podpora automatického prepočtu balení na suroviny, úspora času pri veľkých dodávkach. Odporúčanie: Po úvodnom nastavení a spárovaní produktov dokáže import elektronických dodacích listov spracovať aj desiatky položiek v priebehu niekoľkých minút. Pre prevádzky s pravidelnými dodávkami ide o jednu z najväčších úspor času pri práci so skladom.   Výdajka Vo webinári zobrazené v minutáži 28:40 – 38:35 Výdajky slúžia na evidenciu úbytku skladových zásob, ktoré nevznikli štandardným predajom cez pokladňu alebo automatickým odpisom receptúr. Pomocou výdajok môžete zo skladu vyradiť poškodený tovar, tovar po dátume spotreby, produkty použité na vlastnú spotrebu alebo presúvať zásoby medzi prevádzkami. Princíp práce s výdajkami je podobný ako pri príjemkách. Hlavný rozdiel spočíva v tom, že pri výdaji zadávate iba množstvo vyskladneného tovaru. Nákupnú cenu systém automaticky preberá zo skladových pohybov. Kedy používať výdajku Výdajku je vhodné vytvoriť najmä v prípadoch, keď skladové zásoby opúšťajú sklad iným spôsobom ako predajom. Najčastejšie situácie: tovar po dátume spotreby, poškodený alebo znehodnotený tovar, vlastná spotreba zamestnancov, sponzorské dary, bezplatné poskytnutie produktov, presun zásob medzi prevádzkami, opravy inventúrnych rozdielov. Typy výdajok SBL výdaj SBL výdaj vzniká spravidla automaticky systémom. Najčastejšie sa používa pri otvorení fliaš v rámci evidencie rozlievaného alkoholu a skladového hospodárstva baru. Inventúrny výdaj Inventúrny výdaj sa používa na opravu skladových stavov alebo evidenciu chýbajúcich zásob. Využitie: oprava inventúrnych rozdielov, vyradenie poškodeného tovaru, vyradenie tovaru po záruke, dodatočné opravy skladu po inventúre. Výdaj na spotrebu Tento typ výdaja slúži na evidenciu tovaru, ktorý bol spotrebovaný mimo bežného predaja. Príklady: vlastná spotreba zamestnancov, ochutnávky, reprezentačné účely, firemné akcie. Výroba výdaj Používa sa pri výrobných procesoch, keď sa zo skladu odpisujú suroviny určené na výrobu ďalších skladových položiek alebo polotovarov. Skladový výdaj Skladový výdaj sa najčastejšie využíva pri presune zásob medzi prevádzkami alebo skladmi. Vytvorenie inventúrneho výdaja Postup: 1. Otvorte modul Sklad. 2. Zvoľte možnosť Výdajka. 3. Vyberte typ Inventúrny výdaj. 4. Zadajte dátum výdaja. 5. Doplňte stav dokladu. 6. Vyplňte poznámku. 7. Pridajte vyskladňované položky. 8. Uložte doklad. Význam poznámok pri výdajkách Pri výdajkách sa odporúča vždy vyplniť poznámku s dôvodom vyskladnenia. Vďaka tomu je možné aj po niekoľkých mesiacoch jednoducho zistiť, prečo bol konkrétny výdaj vytvorený. Príklady poznámok: Tovar po dátume spotreby Poškodené balenie Sponzorský dar Vlastná spotreba Presun na prevádzku B Oprava inventúrneho rozdielu Správne vyplnené poznámky výrazne uľahčujú kontrolu skladového hospodárstva a audit skladových pohybov. Pridanie položiek do výdajky Po vytvorení výdajky pridáte produkty, ktoré chcete vyskladniť. Príklad Produkt: CocaCola 0,33 l plechovka Množstvo: 5 ks Pri výdajke sa zadáva iba množstvo. Nákupnú cenu nie je potrebné vypĺňať, pretože ju systém automaticky preberá zo skladových pohybov a príjemok. Presun tovaru medzi prevádzkami Ak používate viacero prevádzok s vlastnými skladmi, môžete pomocou výdajky jednoducho evidovať presun zásob. Príklad Prevádzka A: nadbytok surovín Prevádzka B: nedostatok surovín Na prevádzke A vytvoríte skladový výdaj a produkty vyskladníte. Následne môžete doklad exportovať a odoslať druhej prevádzke. Export výdajky Každú výdajku je možné exportovať do súboru vo formáte iKelp XML. Export obsahuje všetky položky a množstvá uvedené vo výdajke. Využitie: presun zásob medzi prevádzkami, zdieľanie skladových pohybov, zrýchlenie príjmu na druhom sklade. Import výdajky na druhej prevádzke Na cieľovej prevádzke nie je potrebné vytvárať príjemku manuálne. Postup: 1. Otvorte modul Príjemka. 2. Vyberte typ Skladový príjem. 3. Kliknite na Nahrať položky zo súboru. 4. Zvoľte formát iKelp XML. 5. Vyberte exportovaný súbor. 6. Spustite import. Systém automaticky vytvorí príjemku so všetkými položkami a množstvami z exportovanej výdajky. Tým sa eliminuje potreba manuálneho prepisovania údajov a výrazne sa znižuje riziko chýb. Tlač výdajky Výdajku je možné vytlačiť podobne ako príjemku. Tlačený doklad je vhodný najmä pri: presune tovaru medzi prevádzkami, odovzdávaní zásob inému subjektu, internej evidencii skladových pohybov, kontrolách skladu. Rozdiel medzi príjemkou a výdajkou | Príjemka | Výdajka | | | | | Naskladňuje tovar | Vyskladňuje tovar | | Zadáva sa množstvo aj cena | Zadáva sa iba množstvo | | Vytvára skladový príjem | Vytvára skladový úbytok | | Slúži na evidenciu nákupu | Slúži na evidenciu spotreby a presunov | Odporúčania pre prácu s výdajkami Pri každej výdajke vyplňte dôvod vyskladnenia. Pri poškodenom alebo expirovanom tovare používajte inventúrny výdaj. Pri presunoch medzi prevádzkami využívajte export a import XML súborov. Pravidelne kontrolujte históriu výdajok. Pri interných kontrolách archivujte vytlačené doklady. Správne používanie výdajok zabezpečuje presnú evidenciu skladových zásob, jednoduchšie inventúry a lepšiu kontrolu nad pohybom tovaru v celej prevádzke. Vytlačiť / Export / Filter Vo webinári zobrazené v minutáži 38:37 – 41:26 Modul skladového hospodárstva obsahuje nástroje na filtrovanie, tlač a export skladových dokladov. Vďaka nim môžete jednoducho vyhľadávať konkrétne príjemky alebo výdajky, kontrolovať stav dokladov, sledovať neuhradené faktúry a exportovať údaje do Excelu na ďalšie spracovanie. Tlač skladových dokladov Funkcia Vytlačiť umožňuje vytvoriť tlačený prehľad skladových dokladov podľa zvolených filtrov. Tlačiť je možné napríklad: všetky príjemky, všetky výdajky, doklady za konkrétne obdobie, doklady konkrétneho dodávateľa, neuhradené doklady, inventúrne príjmy alebo výdaje. Tlač je vhodná najmä pre: internú kontrolu skladu, archiváciu dokladov, účtovníctvo, manažérske reporty. Export skladových dokladov Pomocou funkcie Export môžete vyexportovať zobrazené skladové doklady do formátu CSV. CSV súbor je možné následne otvoriť v: Microsoft Excel, Google Sheets, LibreOffice Calc, ďalších tabuľkových programoch. Príklad exportu Ak potrebujete exportovať všetky príjemky za mesiac máj: 1. Nastavte obdobie na máj. 2. Vyfiltrujte príjmy. 3. Kliknite na Export. Výsledkom bude CSV súbor obsahujúci všetky príjmy za zvolené obdobie. Filter skladových dokladov Filter umožňuje rýchlo vyhľadávať konkrétne skladové doklady podľa rôznych kritérií. Filter otvoríte kliknutím na ikonu filtrov v hornej časti zoznamu dokladov. Filtrovanie podľa stavu dokladu Doklady je možné filtrovať podľa aktuálneho stavu. Najčastejšie stavy: Hotovo Rozpracované Pozor Praktické využitie Ak chcete skontrolovať všetky nedokončené príjemky: 1. Otvorte filter. 2. Vyberte stav Rozpracované. Systém zobrazí iba doklady, ktoré ešte neboli dokončené. Filtrovanie podľa obdobia Skladové doklady možno filtrovať podľa dátumu. Dostupné možnosti: Dnes Včera Posledných 7 dní Tento mesiac Minulý mesiac Vlastné obdobie od – do Filtrovanie podľa dátumu je užitočné najmä pri: mesačných uzávierkach, kontrole faktúr, inventúrach, exportoch pre účtovníctvo. Filtrovanie podľa dodávateľa Doklady môžete filtrovať podľa konkrétneho dodávateľa. Príklad Dodávateľ: METRO Po výbere dodávateľa systém zobrazí všetky skladové doklady naviazané na spoločnosť METRO. Táto funkcia je užitočná pri: kontrole faktúr dodávateľa, porovnávaní nákupov, riešení reklamácií. Zobrazenie skladových dokladov vytvorených predajom Pri každom predaji systém automaticky vytvára skladový výdaj. Štandardne sú tieto doklady skryté, aby nezahlcovali zoznam skladových pohybov. Ak potrebujete vidieť aj tieto doklady, aktivujte možnosť: Zobraziť predaje Následne sa zobrazia aj automaticky vytvorené skladové výdaje vzniknuté predajom cez pokladňu. Filtrovanie podľa typu dokladu Doklady je možné filtrovať podľa ich druhu. Najčastejšie typy: Dodávateľská faktúra Dodací list Pokladničný doklad Inventúrny príjem Inventúrny výdaj Skladový príjem Skladový výdaj Výdaj na spotrebu SBL príjem SBL výdaj Výroba príjem Výroba výdaj Vďaka tomu môžete rýchlo zobraziť iba konkrétny typ skladového pohybu. Filtrovanie podľa úhrady Systém umožňuje filtrovať doklady podľa stavu úhrady. Možnosti: Všetky doklady Uhradené Neuhradené Táto funkcia je užitočná najmä pri kontrole záväzkov voči dodávateľom. Filtrovanie SBL príjmov Ak využívate evidenciu alkoholu prostredníctvom SBL kariet, môžete si zobraziť iba: SBL príjmy SBL výdaje To umožňuje jednoduchšie sledovanie pohybov alkoholu a otvorených fliaš. Filtrovanie nenaviazaných dokladov Systém dokáže zobraziť aj skladové doklady, ktoré nie sú naviazané na ďalší súvisiaci doklad. Príklady: nevyúčtované dodacie listy, nenaviazané skladové pohyby, doklady čakajúce na ďalšie spracovanie. Táto kontrola pomáha odhaliť neuzatvorené procesy v skladovom hospodárstve. Najčastejšie využitie filtrov kontrola neuhradených faktúr, vyhľadanie dokladov konkrétneho dodávateľa, kontrola príjmov a výdajov za určité obdobie, sledovanie inventúrnych pohybov, kontrola SBL dokladov, príprava podkladov pre účtovníctvo, export údajov do Excelu. Odporúčanie Pri pravidelnej kontrole skladu odporúčame využívať kombináciu filtrov podľa: obdobia, dodávateľa, typu dokladu, stavu úhrady. Takto získate rýchly prehľad o všetkých skladových pohyboch a jednoduchšie odhalíte prípadné nezrovnalosti v evidencii skladu.   Rozbory Vo webinári zobrazené v minutáži 41:28 – 43:46 Modul Rozbory slúži na podrobnú analýzu pohybov skladových kariet. Umožňuje sledovať stav zásob, príjmy, výdaje a hodnotu skladu za vybrané obdobie. Rozbory sú určené najmä pre manažérov, vedúcich prevádzok a osoby zodpovedné za skladové hospodárstvo, ktoré potrebujú pravidelne kontrolovať pohyby zásob a hodnotu skladu. Kde nájdete rozbory Postup: 1. Otvorte modul Sklad. 2. Kliknite na Rozbory. 3. Vyberte požadovaný filter. 4. Zobrazte alebo exportujte výsledky. Čo zobrazujú skladové rozbory Rozbory pracujú so skladovými kartami typu: Surovina Tovar Fľaša Pri každej skladovej karte môžete sledovať kompletný prehľad pohybov za vybrané obdobie. Zobrazené údaje: počiatočný stav, príjmy na sklad, výdaje zo skladu, aktuálny zostatok, hodnota skladu v eurách. Filtrovanie rozborov Pred zobrazením údajov môžete nastaviť filtre podľa požadovaných kritérií. Obdobie Možnosti: aktuálny mesiac, predchádzajúci mesiac, vlastné obdobie od – do. Príklad: 01.05. – 31.05. 01.01. – 30.06. Kategória Možno filtrovať konkrétne kategórie skladových kariet. Príklady: Mäso Nápoje Ingrediencie kuchyňa Ingrediencie bar Tovary Zobraziť iba karty s pohybom Odporúčané nastavenie. Po aktivovaní tejto možnosti systém zobrazí iba skladové karty, na ktorých sa počas zvoleného obdobia uskutočnil pohyb. Výsledok: prehľad je kratší, ľahšie sa analyzujú zmeny skladu, odstránia sa neaktívne položky. Prehľad pohybov skladových kariet Pri každej skladovej karte systém zobrazuje: | Údaj | Význam | | | | | Počiatočný stav | Množstvo na začiatku obdobia | | Príjem | Množstvo prijaté na sklad | | Výdaj | Množstvo vydané zo skladu | | Zostatok | Aktuálny stav skladu | | Hodnota zostatku | Finančná hodnota zásob | Príklad Skladová karta: Čučoriedky Za vybrané obdobie môžete vidieť: koľko kilogramov bolo na sklade na začiatku mesiaca, koľko bolo prijatých príjemkami, koľko bolo odpísaných receptúrami alebo výdajkami, aký stav zostal na sklade ku koncu obdobia. Finančné rozbory skladu Okrem množstiev systém zobrazuje aj finančné hodnoty skladových pohybov. Zobrazené údaje: hodnota počiatočného stavu, hodnota príjmov, hodnota výdajov, hodnota zostatku. Vďaka tomu môžete sledovať nielen množstvo zásob, ale aj ich finančnú hodnotu. Rozbory sledujú iba skladové karty Dôležité je pochopiť, že skladové rozbory nezobrazujú pohyby receptúr. Zobrazujú iba pohyby skladových položiek, ktoré vstupujú do receptúr. Príklad Receptúra: BBQ Burger Ingrediencie: hovädzie mäso, žemľa, BBQ omáčka, cibuľa, uhorka. V rozboroch neuvidíte pohyb receptúry BBQ Burger. Uvidíte však pohyby jednotlivých skladových surovín: hovädzie mäso, žemľa, BBQ omáčka, cibuľa, uhorka. Práve tieto položky systém sleduje pri odpisoch zo skladu. Export rozborov do Excelu Výsledky rozborov je možné exportovať do formátu CSV. Export obsahuje viacero detailných stĺpcov s údajmi o pohyboch skladových kariet. CSV súbor môžete následne otvoriť v: Microsoft Excel, Google Sheets, LibreOffice Calc. Export je vhodný najmä pre: interné reporty, kontrolu nákladovosti, manažérske analýzy, porovnanie období, vlastné štatistiky. Tlač rozborov Rozbory je možné aj vytlačiť. Tlačené výstupy sa využívajú najmä pri: inventúrach, kontrolách skladu, poradách vedenia, archivácii údajov. Najčastejšie využitie skladových rozborov kontrola spotreby surovín, sledovanie vývoja zásob, kontrola finančnej hodnoty skladu, analýza pohybov za konkrétne obdobie, príprava podkladov pre inventúru, vyhľadávanie nezrovnalostí v skladových pohyboch. Odporúčanie Pravidelne kontrolujte skladové rozbory minimálne raz mesačne. Vďaka nim získate presný prehľad o tom, ako sa pohybujú zásoby, ktoré suroviny sa spotrebúvajú najviac a aká je aktuálna hodnota skladu. Pri riešení inventúrnych rozdielov patria skladové rozbory medzi najdôležitejšie nástroje na odhalenie chýb alebo nezrovnalostí v skladovej evidencii. Výkaz SBL Vo webinári zobrazené v minutáži 43:48 – 46:33 Výkaz SBL patrí medzi najdôležitejšie výstupy skladového hospodárstva pre prevádzky, ktoré pracujú s alkoholom evidovaným v režime spotrebiteľského balenia liehu (SBL). Výkaz poskytuje prehľad o pohyboch alkoholických nápojov na sklade a slúži ako podklad pri kontrolách zo strany finančnej alebo colnej správy. Kde nájdete výkaz SBL Postup: 1. Otvorte modul Sklad. 2. Kliknite na Výkaz SBL. Po otvorení systém automaticky zobrazí údaje za aktuálny mesiac. Čo obsahuje výkaz SBL Pri každej evidovanej položke systém zobrazuje: názov položky, počiatočný stav, príjem na sklad, výdaj zo skladu, aktuálny zostatok, hodnotu zostatku v eurách. Súčasťou výkazu je aj sumárny prehľad za celé sledované obdobie. Filtrovanie výkazu Výkaz je možné filtrovať podľa viacerých kritérií. Obdobie Môžete si zobraziť: aktuálny mesiac, predchádzajúce mesiace, vlastné obdobie od – do. Príklady: marec, apríl, 01.01. – 31.03. SBL dodávatelia Voliteľne môžete zobraziť aj informáciu o dodávateľoch, od ktorých bol alkohol nakúpený. Príklad: Brandy Karpatské dodávateľ: Metro Vďaka tomu je možné jednoducho dohľadať pôvod konkrétnych alkoholických produktov. Vytlačenie a export výkazu Výkaz SBL je možné: vytlačiť, exportovať do CSV, exportovať do XML. Tlačený alebo exportovaný výstup možno použiť pri: interných kontrolách, auditoch, kontrolách finančnej správy, kontrolách colnej správy. Výkaz SBL pri kontrolách Jednou z najväčších výhod správne nastaveného skladového hospodárstva je možnosť okamžite predložiť výkaz SBL pri kontrole. Ak kontrolný orgán požiada o preukázanie pohybov alkoholických nápojov, stačí: 1. Otvoriť modul Sklad. 2. Prejsť do Výkaz SBL. 3. Nastaviť požadované obdobie. 4. Zobraziť alebo vytlačiť výkaz. Kontrola tak okamžite vidí: prijaté množstvá alkoholu, spotrebované množstvá, aktuálne stavy na sklade, históriu pohybov. Podmienky správneho fungovania výkazu SBL Aby bol výkaz správny a úplný, je potrebné dôsledne evidovať všetky pohyby alkoholu v systéme. Príjem alkoholu Každá dodávka alkoholu musí byť zaevidovaná pomocou príjemky. Otváranie fliaš Pri otvorení novej fľaše musí obsluha alebo barman vykonať otvorenie aj v systéme. Vďaka tomu sa alkohol presunie zo skladovej karty typu Fľaša na rozlievaný tovar alebo surovinu podľa nastavenia prevádzky. Predaj alkoholu Pri predaji systém automaticky vytvára skladové výdaje a odpisuje spotrebované množstvá. Len pri správne nastavenej evidencii budú údaje vo výkaze SBL zodpovedať skutočnému stavu skladu. Výhody používania výkazu SBL okamžitý prehľad o pohyboch alkoholu, jednoduchá príprava na kontrolu, automatické spracovanie údajov, eliminácia manuálnych evidencií, presnejšie skladové hospodárstvo, nižšie riziko chýb pri kontrolách. Čo hrozí pri nevedení evidencie Ak skladové hospodárstvo nie je nastavené správne alebo sa alkohol neeviduje priebežne, je potrebné údaje dopĺňať manuálne. To znamená: prehľadávať príjemky, kontrolovať výdajky, hľadať predajné doklady, spracovávať údaje v Exceli. Takýto postup je časovo náročný a zvyšuje riziko chýb pri kontrolách. Odporúčanie Ak vo svojej prevádzke predávate alkohol, odporúča sa nastaviť skladové hospodárstvo vrátane kariet typu Fľaša, Surovina a Rozlievaný tovar a dôsledne evidovať všetky pohyby. Správne vedená evidencia vám umožní mať výkaz SBL k dispozícii na niekoľko kliknutí a výrazne zjednoduší komunikáciu s kontrolnými orgánmi. Automatický nákupný zoznam Vo webinári zobrazené v minutáži 46:35 – 48:53 Automatický nákupný zoznam pomáha sledovať zásoby produktov a upozorňuje na položky, ktoré je potrebné doobjednať. Systém ho vytvára automaticky na základe minimálnych skladových množstiev nastavených na jednotlivých skladových kartách. Vďaka tejto funkcii nie je potrebné pravidelne kontrolovať sklad manuálne ani vytvárať vlastné zoznamy chýbajúcich produktov. Ako funguje automatický nákupný zoznam Každá skladová karta môže obsahovať nastavenie: minimálne skladové množstvo, odporúčané objednávané množstvo. Ak aktuálny stav zásob klesne pod nastavené minimum, systém automaticky zaradí produkt do nákupného zoznamu. Nastavenie minimálneho skladového množstva Postup: 1. Otvorte požadovanú skladovú kartu. 2. Prejdite do sekcie Rozšírené nastavenia. 3. Vyplňte pole Minimálne skladové množstvo. 4. Vyplňte pole Objednávané množstvo. 5. Uložte zmeny. Príklad Produkt: Bon Aqua Minimálne skladové množstvo: 28 ks Objednávané množstvo: 16 ks Ak zásoba klesne pod 28 kusov, produkt sa automaticky zobrazí v nákupnom zozname. Zobrazenie nedostatkových položiek Produkty pod minimálnym množstvom sa zobrazujú na viacerých miestach systému: v automatickom nákupnom zozname, na nástenke medzi nedostatkovými položkami, v skladových prehľadoch. Manažér alebo zodpovedný pracovník tak okamžite vidí, ktoré produkty je potrebné objednať. Obsah nákupného zoznamu Pri každej položke systém zobrazuje: názov produktu, aktuálny skladový stav, minimálne skladové množstvo, odporúčané objednávané množstvo, skladovú cenu. Príklad | Produkt | Objednať | | | | | Bon Aqua | 16 ks | | CocaCola plechovka | 24 ks | | Red Bull | 10 ks | | Diplomático | 3 ks | Práca s nákupným zoznamom Nákupný zoznam je možné: zobraziť v systéme, vytlačiť, exportovať do súboru CSV. Prevádzkovatelia ho často využívajú: pri osobných nákupoch, pri objednávaní u dodávateľov, pri plánovaní zásob na ďalšie obdobie. Mnohí majitelia prevádzok si zoznam zobrazujú priamo v mobile a podľa neho realizujú objednávky. Automatická aktualizácia zoznamu Po prijatí nového tovaru na sklad systém automaticky prepočíta skladové stavy. Ak sa zásoba dostane nad minimálne množstvo, položka sa z nákupného zoznamu automaticky odstráni. Nie je potrebné vykonávať žiadne manuálne úpravy. Výhody automatického nákupného zoznamu automatická kontrola skladových zásob, rýchlejšie objednávanie tovaru, nižšie riziko vypredania produktov, úspora času pri kontrole skladu, prehľad o nedostatkových položkách na jednom mieste, jednoduchšie plánovanie nákupov. Odporúčanie Pre maximálne využitie tejto funkcie sa odporúča nastaviť minimálne skladové množstvo a objednávané množstvo na všetkých pravidelne používaných skladových kartách. Systém potom automaticky vytvorí prehľad produktov, ktoré je potrebné doobjednať, a výrazne zjednoduší správu zásob bez potreby manuálnych kontrol skladu. Inventúra – klasická Vo webinári zobrazené v minutáži 48:55 – 57:32 Inventúra patrí medzi najdôležitejšie procesy skladového hospodárstva. Jej cieľom je porovnať skutočný stav zásob so stavom evidovaným v systéme a odhaliť prípadné rozdiely, manká alebo prebytky. Pravidelné vykonávanie inventúr pomáha udržiavať poriadok v sklade, odhaľovať chyby v evidencii a zlepšovať kontrolu nad zásobami. Prečo vykonávať inventúry pravidelne Čím častejšie sa inventúra vykonáva, tým jednoduchšie je identifikovať príčinu prípadných rozdielov. Ak sa inventúra vykonáva iba raz za niekoľko mesiacov alebo raz ročne, môže byť veľmi náročné spätne dohľadať: nesprávne naskladnenie tovaru, chyby v receptúrach, nesprávne odpisovanie surovín, straty spôsobené poškodením alebo spotrebou, prípadné manká a prebytky. Odporúčaná frekvencia inventúr najhodnotnejšie položky (alkohol, drahé suroviny) – raz týždenne, čiastkové inventúry – raz za 1 až 2 týždne, kompletná inventúra skladu – minimálne raz mesačne. Typy inventúr v systéme Systém podporuje dva základné typy inventúr: klasická inventúra, rýchla inventúra. V tejto časti sa venujeme klasickej inventúre. Vytvorenie novej inventúry Postup: 1. Otvorte modul Sklad. 2. Prejdite do sekcie Inventúry. 3. Kliknite na Nová inventúra. Nastavenie inventúry Pri vytváraní inventúry môžete nastaviť: dátum inventúry, čas inventúry, stav inventúry, typ vyhodnotenia, poznámku. Dátum inventúry Systém umožňuje vytvoriť inventúru aj spätne k zvolenému dátumu. Odporúča sa však inventúru vyhodnotiť čo najskôr po fyzickom spočítaní zásob. Čím dlhší čas uplynie medzi počítaním a vyhodnotením inventúry, tým ťažšie je dohľadať prípadné rozdiely, pretože počas tohto obdobia prebiehajú ďalšie predaje, príjmy a výdaje. Stav inventúry Inventúra môže mať napríklad stav: Rozpracovaná Na kontrolu Hotová Praktický príklad: personál vykoná inventúru, nastaví stav Na kontrolu, manažér ju následne skontroluje a uzavrie. Poznámka Odporúča sa ku každej inventúre doplniť poznámku. Príklady: Týždenná inventúra baru Kontrola alkoholu Mesačná inventúra skladu Námatková kontrola Typ vyhodnotenia inventúry Pri čiastkových inventúrach je vhodné aktivovať možnosť: Vyhodnotiť iba položky v inventúre Výsledok: systém vyhodnotí len skontrolované položky, nebude porovnávať celý sklad. Táto možnosť je ideálna pri pravidelných kontrolách vybraných produktov. Pridávanie položiek do inventúry Položky možno do inventúry pridávať viacerými spôsobmi. Manuálne pridanie Vyhľadáte konkrétnu kartu a zadáte skutočné množstvo. Príklad: CocaCola plechovka Skutočný stav: 19 ks Podľa umiestnenia v sklade Ak máte na skladových kartách nastavené umiestnenie, môžete filtrovať produkty podľa lokality. Príklady: Polica 1 Polica 2 Chladnička Suchý sklad Mraznička Podľa kategórie Do inventúry môžete jedným kliknutím pridať celú kategóriu produktov. Príklady: Zatvorené fľaše Otvorené fľaše Sudy Vína Ingrediencie kuchyňa Ingrediencie bar Tovary Výber konkrétnych kariet Môžete si zvoliť iba vybrané produkty. Príklad: sud piva 30 l, sud piva 50 l, sud cideru. Takto je možné vykonávať rýchle čiastkové kontroly bez potreby inventarizácie celého skladu. Odporúčaný spôsob vykonávania inventúry Najefektívnejším riešením je vykonávať inventúru priamo cez mobil alebo tablet. Postup: 1. Otvorte inventúru v zariadení. 2. Počas počítania okamžite zadávajte hodnoty. 3. Po dokončení inventúru vyhodnoťte. Výhody: žiadne prepisovanie údajov, nižšie riziko chýb, úspora času. Tlač inventúrneho hárku (regleta) Ak inventúru nechcete vykonávať cez mobil alebo tablet, systém umožňuje vytlačiť inventúrny hárok. Postup: 1. Vytvorte inventúru. 2. Pridajte požadované položky. 3. Uložte inventúru. 4. Kliknite na Viac → Regleta. 5. Vytlačte inventúrny hárok. Na vytlačenom hárku môže personál zapisovať skutočné množstvá ručne a následne ich prepísať do systému. Prispôsobenie reglety Pred tlačou je možné nastaviť: zobrazované stĺpce, skladové ceny, skladové množstvá, poradie položiek. Položky je možné zoradiť napríklad abecedne, čo uľahčuje orientáciu počas počítania. Výhody pravidelných inventúr presnejšie skladové hospodárstvo, rýchlejšie odhalenie chýb, kontrola správnosti receptúr, nižšie riziko manka, lepšia evidencia zásob, jednoduchšie plánovanie nákupov. Odporúčanie Pre dosiahnutie čo najpresnejších výsledkov sa odporúča vykonávať inventúry pravidelne a zadávať údaje priamo do systému pomocou mobilu alebo tabletu. Čím kratší čas uplynie medzi fyzickým spočítaním zásob a vyhodnotením inventúry, tým jednoduchšie je identifikovať prípadné nezrovnalosti a udržať skladové hospodárstvo v poriadku. Inventúra – rýchla Vo webinári zobrazené v minutáži 57:34 – 1:16:50 Rýchla inventúra je určená na pravidelné kontroly vybraných skladových položiek bez potreby vytvárať kompletnú inventúru celého skladu. Najčastejšie sa využíva na: alkohol a nápoje v bare, najhodnotnejšie skladové položky, pravidelné týždenné kontroly, rýchle overenie skladových stavov. Výhodou je jednoduché zadávanie inventovaných množstiev priamo cez mobil alebo tablet a výrazne rýchlejšie spracovanie oproti klasickej inventúre. Princíp fungovania Rýchla inventúra pracuje s kartami, ktoré majú na svojej skladovej karte nastavenú možnosť: Rýchla inventúra – Bar Rýchla inventúra – Kuchyňa Po otvorení rýchlej inventúry systém automaticky zobrazí iba tie položky, ktoré sú do danej inventúry zaradené. Typy rýchlej inventúry Systém umožňuje vytvoriť: Rýchlu inventúru Bar Rýchlu inventúru Kuchyňa Rýchlu inventúru podľa umiestnenia Výber závisí od spôsobu evidencie zásob a organizácie skladu. Inventúra alkoholu Pri alkohole sa do inventúry zadávajú: celé fľaše, otvorené fľaše. Celé fľaše Zadáva sa počet kompletných neotvorených fliaš. Príklad: Jack Daniel’s 0,7 l – 4 ks Becherovka 1 l – 2 ks Otvorené fľaše Pri otvorených fľašiach sa zadáva skutočný zostatok alkoholu. Možnosti zadania: presne odmerané množstvo, orientačné množstvo podľa stavu fľaše. Pri práci cez mobil alebo tablet je možné jednoducho upraviť hodnotu a zadať približný počet zostávajúcich dávok. Inventúra sudov Pri evidencii sudov možno pracovať dvoma spôsobmi: Evidencia iba ako surovina Do inventúry sa zadáva aktuálne množstvo piva v litroch. Príklad: aktuálny stav: 76 l piva, jeden plný 50 l sud, druhý sud obsahuje približne 26 l. Evidencia cez karty sudov Ak sú sudy evidované podobne ako fľaše alkoholu, zadávajú sa: celé sudy, otvorené sudy. Pri otvorenom sude sa zadáva zostávajúce množstvo. Príklad: Otvorený sud = 30 l. Inventúra ostatných skladových položiek Pri bežných skladových kartách sa zadáva iba skutočný počet kusov alebo množstvo na sklade. Príklad: CocaCola plechovka – 24 ks Red Bull – 12 ks Minerálna voda – 30 ks Odporúčanie pri zadávaní inventúry Inventúru je vhodné vykonávať priamo v mobile alebo tablete. Výhody: okamžité zapisovanie hodnôt, žiadne prepisovanie z papiera, nižšie riziko chýb, rýchlejšie vyhodnotenie. Ukladanie inventúry Po zadaní množstiev je možné inventúru: uložiť, označiť ako Na kontrolu. Na kontrolu Tento stav sa využíva najmä vtedy, keď inventúru vykonáva personál a následne ju kontroluje manažér alebo majiteľ prevádzky. Postup: 1. Personál zadá všetky hodnoty. 2. Inventúru označí ako Na kontrolu. 3. Manažér ju otvorí. 4. Skontroluje výsledky. 5. Inventúru vyhodnotí a uzavrie. Odporúčanie pri veľkých inventúrach Pri inventúrach s veľkým počtom položiek sa odporúča priebežne ukladať rozpracovanú inventúru. Dôvody: výpadok internetu, zatvorenie prehliadača, neočakávané prerušenie práce, veľké množstvo dát na spracovanie. Vyhodnotenie inventúry Po dokončení zadávania sa inventúra vyhodnotí. Systém porovná: skladový stav v systéme, inventovaný stav zadaný používateľom. Rozdielové položky V prehľade sa zobrazia všetky položky, pri ktorých vznikol rozdiel. Systém zobrazuje: rozdiel v množstve, skladovú cenu rozdielu, predajnú hodnotu rozdielu. Príklad Skladový stav: 0 ks Inventovaný stav: 29 ks Rozdiel: +29 ks Dôležitý krok – suroviny Pri vyhodnotení inventúry je potrebné skontrolovať záložku Suroviny. Následne treba: 1. označiť všetky suroviny, 2. kliknúť na Pridať. Tým sa zabezpečí, že inventúra vyhodnotí aj: otvorené fľaše, rozpracované suroviny, narazené sudy. Ak sa tento krok preskočí, inventúra síce prebehne, ale suroviny nebudú zahrnuté do korekcie skladu. Úprava inventúry pred uzavretím Kým inventúra nie je uzavretá, možno ju upravovať. Príklady: nájdenie zabudnutej fľaše, doplnenie chýbajúceho množstva, oprava nesprávne zadanej hodnoty. Po úprave stačí inventúru znovu vyhodnotiť. Tlač a export inventúry Inventúru možno: vytlačiť, exportovať, vytlačiť inventúrnu regletu, zobraziť históriu zmien. História zmien Manažér alebo majiteľ môže zobraziť všetky úpravy inventúry. Zobrazuje sa: používateľ, dátum zmeny, vykonaná operácia. Táto funkcia je užitočná pri kontrole práce personálu. Uzavretie inventúry Po kontrole všetkých rozdielov sa inventúra uzatvorí. Pri uzatvorení systém: vykoná korekciu skladových stavov, vytvorí inventúrne príjmy a výdaje, uzamkne inventúru. Po uzavretí už inventúru nie je možné upravovať. Dôležité upozornenie Uzavretú inventúru nie je možné odomknúť ani zo strany podpory. Ak je potrebné vykonať opravu, rieši sa už iba cez: inventúrny príjem, inventúrny výdaj. Automatické vytvorenie skladových dokladov Po uzavretí inventúry systém automaticky vytvorí: Inventúrny príjem Inventúrny výdaj Príklad prebytku Systém eviduje: 0 ks Inventúra zistí: 3 ks Systém vytvorí inventúrny príjem 3 ks. Príklad manka Systém eviduje: 5 ks Inventúra zistí: 3 ks Systém vytvorí inventúrny výdaj 2 ks. Oprava po uzavretí inventúry Ak sa po uzavretí inventúry nájde chyba, používateľ s príslušným oprávnením môže: 1. otvoriť inventúrny príjem alebo výdaj, 2. doklad odomknúť, 3. upraviť množstvo, 4. doklad opätovne uzamknúť. Samotná inventúra však zostáva uzavretá. Ako hľadať príčinu rozdielov Ak inventúra nevychádza správne, odporúča sa postupovať nasledovne: 1. Skontrolovať príjemky. 2. Skontrolovať dodacie listy a faktúry. 3. Skontrolovať receptúry. 4. Skontrolovať pohyby skladovej karty. 5. Overiť správnosť nastavených množstiev v receptúrach. Časté príčiny rozdielov zabudnutá príjemka, nesprávne množstvo v receptúre, nesprávna merná jednotka, vyššia reálna spotreba surovín, nesprávne odpisovanie skladu. Príklad nesprávnej receptúry Namiesto: 0,007 kg kávy je omylom zadané: 0,07 kg kávy Výsledok: Systém odpisuje desaťnásobné množstvo suroviny a inventúra vykazuje výrazné rozdiely. Príklad z praxe Receptúra obsahuje: 120 g hranoliek Kuchár však bežne pripravuje porcie s hmotnosťou: 150 až 160 g. Pri stovkách predaných porcií mesačne vzniká významný rozdiel medzi evidovanou a skutočnou spotrebou. Kontrola pohybov skladovej karty Pri hľadaní príčin rozdielov je vhodné využiť záložku Pohyby na skladovej karte. Tu možno sledovať: príjmy, výdaje, inventúrne pohyby, predaje, spotrebu v receptúrach. Pomocou filtrov možno jednoducho zistiť, kde a kedy vznikol problém. Odporúčanie Základom kvalitného skladového hospodárstva je pravidelné vykonávanie inventúr, správne evidovanie príjemiek a výdajok a priebežná kontrola skladových pohybov. Čím častejšie sa inventúry vykonávajú, tým jednoduchšie je identifikovať príčinu rozdielov a udržať skladové hospodárstvo pod kontrolou.