Online webinár: Skladové karty 1.časť Spoznajte prepracované moduly systému iKelp POS Mobile pre podporu vášho podnikania | | | | Pozrite si aj ďalšie časti: | | | | | | Textový súhrn webináru: Skladové karty 1.časť Nastavenie, popis a typy skladových kariet Vo webinári zobrazené v minutáži 0:52 31:45 Skladové karty predstavujú základ skladového hospodárstva. Prostredníctvom nich evidujete všetky produkty, suroviny, fľaše, tovary a služby používané vo vašej prevádzke. Pred vytváraním skladových kariet je potrebné mať pripravenú štruktúru kategórií, do ktorých budú jednotlivé položky zaradené. Prístup k správe skladových kariet majú používatelia s oprávnením manažéra, majiteľa alebo iného používateľa s právom upravovať databázu produktov. Import skladových kariet z CSV Systém umožňuje hromadný import kariet pomocou CSV súboru. Táto funkcia je vhodná najmä: pri prechode z iného systému, pri zakladaní novej databázy produktov, pri hromadnom vytváraní väčšieho počtu položiek. Dôležité upozornenia Import CSV vytvára alebo aktualizuje: predajné karty, skladové karty. Import však nevytvára: receptúry, väzby medzi skladovými položkami, odpis surovín. Riziká pri importe Pri importe je potrebné dbať na správne nastavenie kódov kariet. Ak nový import použije kód existujúcej karty, systém môže existujúcu položku prepísať. Príklad: Karta č. 10 = Fanta V importovanom súbore je karta č. 10 = CocaCola Po importe môže dôjsť k prepísaniu existujúcej položky. Odporúčaný postup 1. Pripravte si testovací CSV súbor s približne 10 položkami. 2. Importujte len tento malý súbor. 3. Skontrolujte: názvy produktov, ceny, DPH, merné jednotky, kategórie. 4. Až následne importujte kompletnú databázu. Pri väčších importoch sa odporúča spolupráca s technickou podporou alebo implementačným partnerom. Nastavenia skladových kariet V nastaveniach systému je možné upravovať globálne parametre práce s kartami. PLU počítadlo Určuje, od akého čísla budú novovytvárané PLU kódy pokračovať. Používa sa najmä pri: migráciách systémov, špecifických interných číslovaniach. Percento ceny polovičnej porcie Predvolene je nastavené na: 70 % ceny plnej porcie Možno ho upraviť podľa potrieb prevádzky napríklad na: 50 %, 60 %, 80 %. Nastavenie DPH Systém umožňuje definovať: základnú sadzbu DPH, pravidlá pre automatickú zmenu DPH pri takeaway predaji, pravidlá pre donášku, pravidlá pre osobný odber. Príklad: | Na mieste | So sebou | | | | | 5 % | 19 % | | 5 % | 23 % | Kategórie Prečo začínať kategóriami Pri budovaní novej databázy produktov sa odporúča najskôr vytvoriť kategórie a až následne samotné karty. Príklad: Kategória: Nealkoholické nápoje Obsahuje: CocaCola Fanta Sprite Kofola Pri vytváraní karty ju následne jednoducho zaradíte do správnej kategórie. Vytvorenie novej kategórie Pri vytváraní kategórie zadávate: názov kategórie, farbu v POS systéme, spôsob zobrazovania, ďalšie nastavenia správania. Príklady kategórií: Burgre Pizza Dezerty Bagety Nápoje Skrátenie názvov položiek Funkcia Odoberať názov kategórie umožňuje zjednodušiť zobrazovanie kariet. Príklad: Namiesto: Bageta šunková Bageta syrová Zobrazí sa: Šunková Syrová Dlhé názvy Pri kategóriách s dlhšími názvami položiek možno aktivovať zobrazenie širších tlačidiel. Výhody: lepšia čitateľnosť, menej skracovania názvov, jednoduchšia orientácia obsluhy. Kategórie príloh Kategória môže byť označená ako: Kategória príloh Takáto kategória sa následne automaticky ponúkne pri predaji konkrétnej položky. Príklad: Kategória: Prídavky pizza Obsahuje: Syr navyše Šunka navyše Kukurica Olivy Po výbere pizze systém automaticky zobrazí tieto možnosti. Naviazané kategórie K jednej kategórii možno naviazať ďalšie kategórie. Príklad: Kategória: Menu Naviazaná kategória: Nealkoholické nápoje Výsledok: Po výbere menu systém automaticky ponúkne nápoje. Online predaj a QR objednávky Len celé množstvo Ak je funkcia aktivovaná: zákazník cez QR kód alebo donášku nemôže objednať polovičné porcie, obsluha ich však môže predávať. Kombinovanie položiek Kombinovať Príklad: CocaCola × 5 Nekombinovať Príklad: Menu 1 Menu 1 Menu 1 Menu 1 Menu 1 Každá položka zostáva samostatne. Radenie kariet Karty možno radiť podľa: názvu, PLU, kódu karty, vlastného poradia. Pri vlastnom poradí možno položky jednoducho presúvať systémom drag & drop. Dostupnosť kategórií Dostupnosť pre zákazníkov Kategória sa zobrazí: v QR menu, v online objednávkach, v donáške. Dostupnosť pre obsluhu Kategória sa zobrazí: v pokladni, v mobilnom čašníkovi. Sezónne kategórie Namiesto mazania kategórií sa odporúča vypnúť ich predaj. Príklady: Leto: Letné drinky Ľadové kávy Zima: Vianočný punč Horúca čokoláda Kategória zostáva uložená, ale v pokladni sa nezobrazuje. Bonovacie tlačiarne Pri kategóriách možno určiť, kam sa budú tlačiť objednávky: kuchyňa, bar, fiskálna tlačiareň, kuchynský displej. Dôležité upozornenie Pri zmene tlačového pracoviska je potrebné použiť možnosť: Zmeniť nastavenia kartám v kategórii Inak sa zmena neaplikuje na existujúce karty. Samostatná tlač položiek Každá položka môže byť vytlačená na samostatnom bone. Príklad: Menu 1 → samostatný bon Menu 2 → samostatný bon Menu 3 → samostatný bon Táto funkcionalita je vhodná najmä pre: bufety, bistrá, prevádzky s viacerými pracoviskami. Obrázky kategórií Ku kategóriám možno priradiť obrázky. Použitie: QR menu, online objednávky, donáškové systémy. Poradie kategórií Kategórie možno zoradiť pomocou drag & drop. Odporúčanie: Najpredávanejšie kategórie umiestnite na začiatok zoznamu. Hromadné úpravy kategórií Možno hromadne meniť: typ kariet, DPH, pravidlá takeaway DPH, ďalšie nastavenia celej kategórie. Strom kategórií Systém podporuje viacúrovňové členenie. Príklad: Alkohol Whisky Vodka Destiláty Rum Odporúčanie Nevytvárať príliš hlbokú štruktúru. Ideálne: hlavná kategória, maximálne jedna podkategória. Mazanie kategórií Pri zmazaní kategórie: karty sa nevymažú, zostanú v databáze, len stratia zaradenie. Obnovenie kategórie Vymazaná kategória sa dá obnoviť: 1. zobrazením neaktívnych kategórií, 2. aktiváciou kategórie, 3. uložením zmien. Špeciálne skladové kategórie V systéme sa štandardne nachádzajú kategórie: Fľaše Suroviny Tovary Odporúčané rozšírenie Fľaše Zatvorené fľaše Otvorené fľaše Vína Sudy Suroviny Kuchynské ingrediencie Barové ingrediencie Tovary Maloobchodný predaj Doplnkový sortiment Tieto úpravy zlepšujú prehľadnosť skladového hospodárstva bez ovplyvnenia jeho funkčnosti. Odporúčania pre správu kategórií Najskôr vytvorte kategórie, až potom skladové karty. Nepoužívajte príliš komplikovanú stromovú štruktúru. Pri hromadných zmenách nezabudnite aplikovať nastavenia na existujúce karty. Využívajte naviazané kategórie na zrýchlenie predaja. Sezónne kategórie nevymazávajte, iba deaktivujte. Pred importom väčšieho množstva kariet vždy vykonajte testovací import. Typ karty: Tovar Vo webinári zobrazené v minutáži 31:47 1:02:44 Karta typu Tovar patrí medzi najčastejšie používané typy skladových kariet. Ide o kartu, ktorá je zároveň predajnou aj skladovou kartou. Používa sa pre produkty, ktoré predávate zákazníkom a zároveň chcete evidovať ich skladové množstvo. Typickými príkladmi sú: balené nápoje, koláče, cukrovinky, cigarety, doplnkový predajný sortiment. Základné nastavenia karty Pri vytváraní novej karty typu Tovar sa zadávajú základné údaje. Názov produktu Názov sa zobrazuje: v pokladni, v mobilnom čašníkovi, v QR menu, v online objednávkach. Odporúča sa používať jednoznačné a zrozumiteľné názvy. PLU kód PLU kód systém generuje automaticky. Odporúčanie: PLU kódy manuálne neupravovať, pokiaľ na to nie je konkrétny dôvod, aby nevznikli duplicity alebo konflikty v databáze. Merná jednotka Pri karte typu Tovar sa najčastejšie používa: ks (kus) Výnimočne možno použiť: kg, g, l, ml. Tieto jednotky sa častejšie používajú pri kartách typu Surovina. Predajná cena Zadáva sa predajná cena vrátane DPH. Možno nastaviť: štandardnú cenu, cenu pre donášku, cenu pre online objednávky. Nastavenie DPH Pri vytvorení novej karty systém automaticky použije predvolenú sadzbu DPH nastavenú v systéme. Ak produkt podlieha inej sadzbe, je potrebné ju upraviť manuálne. | Typ produktu | DPH | | | | | Jedlá na mieste | 5 % | | Nápoje | 19 % | | Vybrané produkty | 23 % | Ak využívate modul Takeaway, odporúča sa zároveň nastaviť pravidlo automatickej zmeny DPH pri predaji so sebou. Polovičné porcie Pri karte možno povoliť predaj polovičných porcií. Využíva sa najmä pri: jedlách, dezertoch, vybraných produktoch predávaných na váhu. Po aktivovaní systém automaticky vypočíta cenu podľa nastaveného percenta polovičnej porcie. Zamknutá cena Funkcia zabraňuje zmene ceny pri predaji. Vhodné najmä pre produkty s pevne určenou cenou: cigarety, kolky, cenovo regulované produkty. Výhoda: Personál nemôže omylom ani úmyselne zmeniť predajnú cenu. Zákaz predaja Ak sa produkt už nepredáva, nie je potrebné ho mazať. Stačí aktivovať možnosť Zákaz predaja. Produkt: zostane v histórii, zostane v štatistikách, prestane sa zobrazovať v predaji. Vhodné pre: sezónne produkty, vyradený sortiment, dočasne nedostupné položky. Farebné označenie produktov Každá karta môže mať vlastnú farbu. Používa sa najmä pre: vína, alkohol, špeciálne kategórie. Príklady: biele víno → svetlá farba, červené víno → červená farba. Farebné rozlíšenie pomáha rýchlejšej orientácii obsluhy. Predaj zlomkového množstva Kedy používať Ak sa produkt predáva po častiach: na váhu, na litre, na metre, na kusy s desatinným množstvom. Príklady: syry, mäso, šaláty, ovocie, zelenina. Príklad Produkt: Syr Gouda Cena: 10 €/kg Predaj: 0,25 kg Systém automaticky vypočíta cenu: 2,50 € Množstvo v predaji Po aktivovaní tejto funkcie sa systém pri výbere produktu najskôr opýta na množstvo. Príklad: 1. Obsluha klikne na produkt. 2. Zadá množstvo 0,25 kg. 3. Systém automaticky vypočíta cenu. Táto funkcia výrazne zrýchľuje predaj produktov na váhu. EAN kódy EAN kód slúži na prepojenie produktu s čítačkou čiarových kódov. Použitie: maloobchod, bufety, predajne, kiosky. Po načítaní kódu sa produkt automaticky pridá do dokladu. Krajina pôvodu Voliteľný údaj určený najmä pre: online objednávky, QR menu, informačné účely. Príklad: Slovensko Česká republika Taliansko Čas prípravy Možno nastaviť predpokladaný čas prípravy produktu. Používa sa najmä pri: online objednávkach, donáške, QR objednávkach. Príklad: Pizza = 15 minút Rýchle poznámky Rýchle poznámky umožňujú pridávať často používané poznámky jedným kliknutím. Príklady Nápoje s ľadom, bez ľadu, s citrónom. Káva s cukrom, bez cukru. Steak rare, medium, well done. Jedlá zabaliť, bez prílohy, bez polievky. Výhoda: Obsluha nemusí text vypisovať manuálne. Popis produktu Popis sa zobrazuje zákazníkom: v QR menu, v online objednávkach, na donáške. Odporúča sa stručne opísať zloženie produktu. Alergény Ku každej karte možno priradiť alergény. Tieto informácie sa následne zobrazujú zákazníkom v online prostredí. Inventúry Produkt možno zaradiť do: rýchlej inventúry baru, rýchlej inventúry kuchyne. Výhoda: Pri inventúre sa produkty automaticky zobrazia v správnej skupine. Obsluha ich nemusí manuálne vyhľadávať. Bonovacie pracoviská Pri konkrétnej karte možno určiť: kuchyňu, bar, kuchynský displej, bonovaciu tlačiareň. Produkt sa následne automaticky posiela na správne pracovisko. Umiestnenie v sklade Každému produktu možno priradiť presné umiestnenie. Bar Polica 1 Polica 2 Chladnička Kuchyňa Suchý sklad Chladiaci box Mraznička Výhoda: Rýchlejšie inventúry a jednoduchšia orientácia v sklade. Minimálne skladové množstvo Možno nastaviť minimálnu zásobu produktu. Príklad: Bon Aqua minimálne množstvo: 25 ks Ak sklad klesne pod túto hodnotu: produkt sa zvýrazní, zobrazí sa v nákupnom zozname, zobrazí sa na nástenke nedostatkových položiek. Objednávané množstvo Určuje odporúčané množstvo pri ďalšej objednávke. Príklad: Minimálne množstvo: 25 ks Objednávané množstvo: 30 ks Po poklese pod minimum systém odporučí objednať 30 kusov. Kategórie Každá karta musí byť zaradená minimálne do jednej kategórie. Príklady: Nealko Alkohol Dezerty Burgre Pizza Jedna karta môže patriť do viacerých kategórií súčasne. Obrázky produktov Ku každej karte možno pridať obrázok. Použitie: POS pokladňa, QR menu, online objednávky, donáška. Odporúčanie: Ak nemáte profesionálne fotografie, môžete využiť AI generovanie obrázkov na vytvorenie reprezentatívnych vizualizácií produktov. Verejné zobrazenie produktu Možno nastaviť dostupnosť produktu pre: QR objednávanie, online objednávky, donášku. Dôležité: Táto funkcia nie je prepojená so skladovým množstvom. Varianty produktov Varianty umožňujú zobraziť zákazníkovi jeden produkt s viacerými možnosťami výberu. Príklady Víno Biele Červené Pizza Margherita Malá Stredná Veľká Džús Pomaranč Jablko Multivitamín Výhoda: Výrazne sa zníži počet položiek v online menu. Automatické preklady Systém dokáže pomocou AI automaticky prekladať: názvy produktov, popisy produktov. Preklady sa využívajú v QR menu a online objednávkach. Väzby a prídavky Ku karte možno priradiť: prílohy, doplnky, voliteľné ingrediencie. Príklady: Pizza syr navyše, šunka navyše. Burger slanina, extra mäso. Pohyby skladovej karty Sekcia Pohyby zobrazuje kompletnú históriu: príjmov, výdajov, predajov, inventúr. Využitie: kontrola inventúr, hľadanie nezrovnalostí, kontrola príjmov a výdajov. Ide o jeden z najdôležitejších nástrojov pri riešení problémov so skladom. Kopírovanie kariet Funkcia Otvoriť ako vytvorí kópiu existujúcej karty. Vhodné pri: podobných produktoch, nových príchutiach, nových veľkostiach produktov. Ušetrí čas pri nastavovaní. Vymazanie karty Ak karta obsahuje skladové pohyby, systém ju úplne neodstráni. Odporúčaný postup 1. Vykonať korekciu skladu na nulu. 2. Zakázať predaj. 3. Produkt archivovať. Tým sa zabráni ovplyvneniu skladových štatistík. Zdieľanie na web Každá karta môže byť prepojená s externým webom. Výhoda: Po zmene údajov v systéme sa zmena automaticky prejaví aj na webovej stránke. História zmien Pri každej karte je dostupná história úprav. Možno sledovať: kto vykonal zmenu, kedy bola vykonaná, čo bolo upravené. To výrazne zjednodušuje audit a riešenie problémov v prevádzke.