Správa rozpracovaných objednávek
V tomto článku vám představíme jednotlivé možnosti a stavy objednávek vytvořených přes funkci Rozvoz v části Prodej aplikace iKelp POS Mobile. V případě, že v aplikaci používáte rozvoz, jednotlivé objednávky a jejich stav si můžete prohlédnout v místnosti Rozvoz, v části Prodej.
Rozvoz
Stavy objednávek rozvozu
Nové ke schválení
Nová objednávka v rozvozu čekající na schválení
Objednávka přijatá od zákazníka, která čeká na schválení objednávky obsluhou. Obsluha má možnost objednávky schvalovat jednotlivě nebo může označit i více najednou. Následným potvrzením objednávky kliknutím na tlačítko Připravuje se, přejde objednávka do nového stavu. V tomto okamžiku se objednávka tiskne v kuchyni pro kuchaře. Stejně tak i zákazník ve sledování objednávky vidí změnu stavu jeho objednávky ze Zadaná na Připravujeme s informací o předběžném času doručení.
- Čas doručení schávelený zákazníkem - při schvalování objednávky se obsluze zobrazí čas, který zákazník odsouhlasil při vytvoření odsouhlasil. V případě, že je třeba tento čas změnit, obsluha musí tuto změnu potvrdit. (Nakolik dochází k omylům a proklikům při potvrzování objednávky čím byl měněn požadovaný čas připravení objednávky, je třeba tuto změnu speciálně potvrdit. I po změně se čas, který si původně v objednávce nastavil zákazník zobrazuje v přednastavených časech doručení, je tedy možné znovu tento čas vybrat a nastavit tak čas, který si původně vybral zákazník. Původní doba doručování se dále ukládá i do historie změn na objednávce. Je tedy možné i dodatečně zkontrolovat, jaký čas byl na objednávce původně nastaven.)
- Schválit objednávku? - po kliknutí na schválení objednávky se zobrazí zákazníkovi notifikace o přípravě. Obsluze se zároveň zobrazuje informace o čase, kolik zůstává času na přípravu, resp. doručení objednávky. Čas se nastaví automaticky na základě času zóny, ze které si zákazník objednal.
- Změna času přípravy / doručení objednávky - v případě potřeby je možné čas doručení objednávky změnit. Informace o následném předpokládaném čase pro přípravu objednávky se zobrazí zákazníkovi ve stavu objednávky. Čas doručení by měl vycházet z předpokladů vaší provozovny a aktuálních možností. V nastaveních rozvozu je možné nadefinovat pravidla pro automatické vyhodnocování času doručování objednávek při zvýšeném náporu, tím systém dokáže automaticky, bez zásahu obsluhy, informovat zákazníky o tom, že předpokládaná doba doručení se prodlouží. Více se dovíte v návodu Online objednávání na rozvoz - základní nastavení.
- Mezisoučet - vyúčtování objednávky. Při vyúčtování se tiskne bonovací lístek pro přípravu a zákazník dostane informaci o tom, že jeho objednávka je vyřízená a bude mu brzy doručená.
- Zruš - zrušit vytvořenou objednávku. Obsluha může zrušit objednávku, pokud nejsou např. vyplněny správné údaje. (Např. při podezření na fiktivní objednávku, kdy je zřejmé, že kontakt, případně adresa je vymyšlená). Zároveň dokáže na zařízení odeslat notifikaci s důvodem zrušení objednávky. (Např. V objednávce je uveden nesprávný tel. kontakt).
- Blokovat - zrušit vytvořenou objednávku a zablokovat zařízení, ze kterého byla vytvořená. Zákazník tak nebude mít možnost si z daného zařízení znovu objednat.
Kontrola
Objednávka, která byla otevřená, ale nebyla schválená ani zrušená, přechází do stavu na kontrolu. Je to informace pro obsluhu, že je potřeba tuto objednávku ještě prověřit. Možnosti objednávky ve stavu Na kontrolu jsou stejné, jako ve stavu Nové na schválení.
Připravuje se
Objednávky, které byly vytvořeny obsluhou a čekají na vyřízení, přípravu v kuchyni. Po kliknutí na tlačítko Zavřít po zadání kontaktních údajů a položek do objednávky se v části Připravuje se vytvoří nová objednávka.
Objednávky jsou v této části přehledně rozdělené do dvou skupin podle toho, jestli si zákazník při tvorbě objednávky vybral osobní převzetí nebo si objednal doručení - Rozvoz. Na objednávce se zobrazují kontaktní údaje zákazníka, které byly vyplněny při evidenci Rozvozu. Jednotlivé položky objednávky a pořadové číslo dokladu v rámci dne. Dále se na dokladu zobrazuje čas v minutách od jeho vytvoření a celková suma dokladu. Na každé objednávce jsou dvě záložky:
-
Záložka Více
- Otevřít - otevření objednávky k úpravě.
- Mezisoučet - kliknutím na tlačítko se zobrazí rozhraní pro ukončení objednávky, kde je možné vybrat platidla, případně účet rozdělit mezi osoby a objednávku vyúčtovat.
- Doklad - zrušení objednávky. Po kliknutí na tlačítko se zobrazí okno pro potvrzení zrušení objednávky.
- Vytisknout - vytisknout objednávku na zařízení. Na objednávce se vytisknou kontaktní údaje zákazníka s položkami a celkovou sumou. Následně po kliknutí na tlačítko Vytisknout se zobrazí seznam nakonfigurovaných zařízení v aplikaci, na kterých je možné daný výstup vytisknout.
- Nové na schválení - měna stavu objednávky do stavu Nové na schválení.
- Zavolat - v případě, že máte objednávky zobrazené v telefonu, můžete vyvolat funkci telefonování a automaticky volat na číslo zadané v objednávce. Není tak potřeba ho přepisovat a v případě nutnosti ověření objednávky můžete okamžitě kontaktovat zákazníka.
- Doručení za - dodatečná možnost nadefinování času pro doručování objednávky. Tato informace o změně se zobrazí také v notifikaci zákazníka.
-
Záložka Na rozvoz
- Po kliknutí se objednávka přepne do stavu Na rozvoz.
Hotové na výdej
Objednávky připraveny pro zákazníka čekající na dodání. (V případě, že má i kuchař možnost potvrdit objednávku po její přípravě, může objednávku překliknout do stavu, že je připravena a čeká na vydání pro zákazníka.)
Ve stavu Hotové na výdej se zobrazují již připravené objednávky pro Rozvoz, případně Osobní vyzvednutí. Jestli má i osoba zabezpečující rozvoz mobil, nebo tablet, může si tak hned kontrolovat kolik má připravených objednávek na rozvoz a kam. Rovněž je možné pro osobu zabezpečující rozvoz připravit bony, nebo přímo bločky k jednotlivým objednávkám s číslem objednávky, adresou doručení a rozpisem položek. V této části je možné objednávku vytisknout na některém zařízení ze seznamu, případně je možné vyúčtovat objednávky jednotlivě, nebo po označení je možné je vyúčtovat hromadně. Zobrazené objednávky je možné vyúčtovat jednotlivě, nebo zakliknutím fajfky u tlačítka Vyúčtovat se označí všechny doklady, které je tak následně možné hromadně vyúčtovat.
-
Záložka Více
- Otevřít - otevření objednávky na úpravu.
- Mezisoučet - kliknutím na tlačítko se zobrazí rozhraní pro ukončení objednávky, kde je možné vybrat platidla, případně účet rozdělit mezi osoby a objednávku vyúčtovat.
- -Doklad - zrušení objednávky. Po kliknutí na tlačítko se zobrazí okno pro potvrzení zrušení objednávky.
- Vytisknout - vytisknout objednávku na zařízení. Na objednávce se vytisknou kontaktní údaje zákazníka s položkami a celkovou sumou. Následně po kliknutí na tlačítko Vytisknout se zobrazí seznam nakonfigurovaných zařízení v aplikaci, na kterých je možné daný výstup vytisknout.
- Připravuje se - změna stavu objednávky do stavu Připravuje se.
- Zavolat - dodatečná možnost nadefinování času pro doručování objednávky. Tato informace o změně se zobrazí také v notifikaci zákazníka.
-
Záložka Vyúčtovat
- Po kliknutí na tlačítko Vyúčtovat se zobrazí rozhraní pro ukončení objednávky, kde je možné vybrat platidla, případně účet rozdělit mezi osoby a objednávku vyúčtovat.
Na rozvoz
Objednávky připravené pro zákazníka čekající na dodání. (V případě, že má i kuchař možnost potvrdit objednávku po její přípravě, může objednávku překliknout do stavu, že je připravená a čeká na vydání pro zákazníka.)
Ve stavu Na rozovoz sa zobrazují již připravené objednávky pro rozvozce na doručení. Pokud má osoba zajišťující rozvoz mobil nebo tablet, může si tak hned kontrolovat, kolik má připravených objednávek na rozvoz a kam. Stejně je možné pro osobu zajišťující rozvoz připravit bony nebo rovnou bločky k jednotlivým objednávkám s číslem objednávky, adresou doručení a rozpisem položek. V této části je možné objednávku vytisknout na některém zařízení ze seznamu, případně je možné vyúčtovat objednávky jednotlivě nebo zakliknutím fajfky u tlačítka Vyúčtovat. Označí se všechny doklady, které je tak následně možné hromadně vyúčtovat.
-
Záložka Více
- Otevřít - otevření objednávky na úpravu.
- Mezisoučet - kliknutím na tlačítko se zobrazí rozhraní pro ukončení objednávky, kde je možné vybrat platidla, případně účet rozdělit mezi osoby a objednávku vyúčtovat.
- Doklad - zrušení objednávky. Po kliknutí na tlačítko se zobrazí okno pro potvrzení zrušení objednávky.
- Vytisknout - vytisknout objednávku na zařízení. Na objednávce se vytisknou kontaktní údaje zákazníka s položkami a celkovou sumou. Následně po kliknutí na tlačítko Vytisknout se zobrazí seznam nakonfigurovaných zařízení v aplikaci, na kterých je možné daný výstup vytisknout.
- Vytisknout - v případě, že máte objednávky zobrazené v telefonu, můžete vyvolat funkci telefonování a automaticky volat na číslo zadané v objednávce. Není tak potřeba ho přepisovat a v případě nutnosti ověření objednávky můžete okamžitě kontaktovat zákazníka.
- Doručení za - dodatečná možnost nadefinování času pro doručování objednávky. Tato informace o změně se zobrazí také v notifikaci zákazníka.
-
Záložka Vyúčtovat
- Po kliknutí je možné vyúčtovat objednávku.
Čas doručení
- Čas doručení - čas doručení je daný automaticky podle nastavení. Je však možné ho i změnit, aby co nejvíc odrážel skutečný stav. Jiný stav doručení a vytížení rozvozu je v průběhu obědů, jiný např. mezi 14:00 a 17:00. Stejně tak večer je čas pro doručení jiný v průběhu pracovního týdne, než v pátek nebo v sobotu večer. Obsluha tak dokáže v průběhu provozu a vytíženosti tento stav upravovat a zákazník tak okamžitě dostane předběžnou informaci o tom, kdy bude jeho objednávka vyřízená.Doporučujeme však systém vyhodnocování ponechat na automatiku a v nastaveních rozvozu si nadefinovat příslušná pravidla pro vyhodnocování času zpoždění. Zároveň se v objednávce čas, který se zobrazí zákazníkovi při automatickém režimu, zobrazí i obsluze. Tento čas se dynamicky mění pro jednotlivé rozvozové zóny dle konkrétní objednávky zákazníka.
- Pozastavené - pomocí stavu online objednávání je možné nadefinovat, jestli je v danou chvíli služba aktivní nebo ne. Může se totiž stát, že se stane nějaká nepředvídatelná situace a víte, že nebude možné tyto objednávky vyřídit. (V kuchyni se např. pokazí pec na pizzu a děláte pouze rozvoz pizzy, případně se pokazí auto a rozvozce nemá k dispozici náhradní apod.) Takovým způsobem je možné volbu Online rozvozu okamžitě vypnout.
Zobrazení informací na objednávkách
- Zobrazení informací na dokladech - v případě správy velkého množství objednávek, si umí obsluha vypnout zobrazení detailu objednávek (položek a možností pro konkrétní objednávku.) Vidí tak pořadové číslo, čas do vyřízení objednávky a celkovou cenu. Následně umí objednávky zpracovávat po označení více hromadně.
Klávesnice
- Klávesnice - zobrazení klávesnice slouží pro rychlou správu objednávek. Pokud obsluha ví, kterou objednávku má připravenou, umí pomocí čísla jednoduše změnit její stav, nebo objednávku rovnou vyúčtovat. Tato rychlá správa objednávek je vhodná například. při použití v bufetu nebo provozu rychlého občerstvení v kombinaci s externím displejem na kterém zákazník vidí stav své objednávky. Další informace o správě objednávek pomocí klávesnice se dozvíte v návodu Bufet s výdejním okénkem, v části Rychlá správa objednávek. Odkaz na návod naleznete níže.
Související návody
by
Ing. Lukáš Krajčír